Verjährung von Rechnungen

Was bedeutet Verjährung von Rechnungen?

Die Verjährung einer Rechnung beschreibt den Zeitpunkt, ab dem Schuldner:innen die Zahlung einer offenen Forderung verweigern dürfen. Die Forderung verschwindet dadurch nicht automatisch. Sie ist aber rechtlich kaum noch durchsetzbar, wenn sich Schuldner:innen auf die Verjährung berufen.

Für die meisten Rechnungen gilt nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Entscheidend ist dabei nicht nur das Datum der Rechnungsstellung. Wichtig ist, wann der Anspruch entstanden ist und wann das Unternehmen von den relevanten Umständen erfahren hat.

Verjährungsfrist einer Rechnung

Bei normalen Zahlungsansprüchen aus Lieferungen, Dienstleistungen oder Werkleistungen beträgt die Verjährungsfrist in der Regel drei Jahre. Die Frist beginnt meist am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2024 verjährt daher regelmäßig mit Ablauf des 31. Dezember 2027.

Es gibt Ausnahmen, etwa bei bestimmten titulierten Ansprüchen oder speziellen gesetzlichen Regeln. Für gewöhnliche Forderungen zwischen Unternehmen, Verbraucher:innen oder Selbstständigen bleibt die dreijährige Regel aber der wichtigste Ausgangspunkt.

Beginn der Frist bei einer Rechnung

Die Frist startet nicht zwingend am Tag, an dem die Rechnung geschrieben wird. Nach dem BGB beginnt die regelmäßige Verjährung grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gläubiger:innen die notwendigen Informationen kennen.

• Leistung erbracht: Der Anspruch entsteht meist, wenn die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde.
• Rechnung gestellt: Die Rechnungsstellung macht die Forderung für Schuldner:innen klar und konkret, ist aber nicht immer allein ausschlaggebend.
• Zahlung fällig: Die Fälligkeit ergibt sich aus Vertrag, Gesetz oder Zahlungsziel auf der Rechnung.

Mahnung, Zahlung und Mahnbescheid

Eine Mahnung erinnert Schuldner:innen an die offene Zahlung. Sie verhindert die Verjährung aber nicht automatisch. Auch mehrere Mahnungen verlängern die Verjährungsfrist nicht.

Anders wirkt ein gerichtlicher Mahnbescheid. Er kann die Verjährung hemmen, wenn er rechtzeitig beantragt und korrekt zugestellt wird. Auch eine Klage kann die Frist hemmen. Leisten Schuldner:innen eine Teilzahlung oder erkennen sie die Forderung ausdrücklich an, kann die Verjährung unter bestimmten Voraussetzungen neu beginnen.

Rechtliche Folgen der Verjährung einer Rechnung

Ist eine Rechnung verjährt, dürfen Schuldner:innen die Zahlung verweigern. Das Gericht prüft die Verjährung jedoch nicht immer von sich aus. Schuldner:innen müssen sich in der Regel darauf berufen. Zahlen sie freiwillig eine verjährte Rechnung, können sie das Geld meist nicht allein wegen der Verjährung zurückfordern.

Für Unternehmen ist deshalb ein sauberes Forderungsmanagement wichtig. Offene Rechnungen sollten früh geprüft, angemahnt und bei Bedarf rechtzeitig rechtlich verfolgt werden.

Praxisbeispiel zur Verjährung einer Rechnung

Ein Unternehmen erbringt im Mai 2023 eine Dienstleistung und stellt im Juni 2023 die Rechnung. Der Anspruch entsteht 2023. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt am 31. Dezember 2023 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Wird bis dahin kein wirksamer Mahnbescheid beantragt, keine Klage erhoben und kein Anerkenntnis erreicht, kann die Forderung verjährt sein.

FAQ

Verjährt eine Rechnung immer nach drei Jahren?

Die meisten Rechnungen verjähren nach drei Jahren. Es gibt aber Sonderfälle, etwa bei titulierten Ansprüchen oder speziellen gesetzlichen Fristen.

Stoppt eine Mahnung die Verjährung?

Nein. Eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht. Ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage kann dagegen wirksam sein.

Muss ich eine verjährte Rechnung bezahlen?

Du kannst die Zahlung verweigern, wenn die Forderung tatsächlich verjährt ist und du dich auf die Verjährung berufst.