Auftragsbestätigung
Definition: Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen die Annahme eines Auftrags offiziell bestätigt. Sie bildet die vertragliche Grundlage zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, insbesondere bei Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen. Rechtlich gesehen ist sie eine Willenserklärung, die zum Zustandekommen eines Vertrags beiträgt. In der Regel gibt ein Kunde eine Bestellung auf (was rechtlich ein Angebot ist). Der Anbieter nimmt dieses Angebot anschließend mit der Auftragsbestätigung an, wodurch der Vertrag zustande kommt. Das kann schriftlich, per E-Mail oder systemgestützt über ERP-Systeme geschehen.
Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?
Eine Auftragsbestätigung schafft Rechtssicherheit. Sie dokumentiert die vereinbarten Konditionen wie Preise, Liefertermine und Leistungsumfang. Das schützt beide Seiten vor Missverständnissen oder späteren Streitigkeiten. Besonders bei komplexen Projekten oder individuellen Dienstleistungen ist sie ein zentrales Element der Vertragsdokumentation.
Typische Inhalte einer Auftragsbestätigung
Damit eine Auftragsbestätigung rechtlich wirksam ist, sollte sie bestimmte Informationen enthalten:
- Auftragsnummer: Eindeutige Zuordnung des Auftrags
- Datum: Zeitpunkt der Bestätigung
- Leistungsbeschreibung: Detaillierte Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen
- Preis und Konditionen: Festgelegte Beträge, Zahlungsbedingungen, Rabatte
- Lieferzeit: Geplante Leistungserbringung oder Versanddatum
- Adressdaten: Von Kunden und Anbieter
Unterschied zur Auftragsannahme
Oft wird die Auftragsbestätigung mit der Auftragsannahme gleichgesetzt. Formal ist die Auftragsannahme die rechtlich relevante Willenserklärung, durch die ein Vertrag entsteht. Die Auftragsbestätigung hingegen ist das schriftliche Dokument, das diese Annahme dokumentiert. In der Praxis fallen beide Schritte häufig zusammen.
Best Practices für Unternehmen
Für Unternehmen empfiehlt es sich, standardisierte Prozesse zur Erstellung von Auftragsbestätigungen zu etablieren. Folgende Maßnahmen erhöhen die Effizienz und Rechtssicherheit:
- Vorlagen nutzen: Einheitliches Layout und vollständige Inhalte sicherstellen
- Digitale Tools einsetzen: ERP-Systeme automatisieren die Erstellung und Archivierung
- Korrekturlesen: Fehlerfreie Angaben vermeiden Rückfragen
- Schnelle Reaktion: Zeitnahe Bestätigung stärkt das Vertrauen von Kunden
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FAQ
Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?
Ja, sie dokumentiert die Annahme eines Angebots und ist somit Bestandteil eines Vertrags, sofern alle wesentlichen Punkte wie Preis und Leistung enthalten sind.
Wann sollte eine Auftragsbestätigung versendet werden?
Idealerweise unmittelbar nach Auftragseingang, um Klarheit zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.
Kann eine Auftragsbestätigung mündlich erfolgen?
Rein rechtlich ja, aber aus Beweisgründen ist die schriftliche Form, etwa per E-Mail, deutlich empfehlenswerter.
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