Transportkosten managen!

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Fokus Transportkosten: Kosten und Risiken vorausschauend managen

Transportrisiken sind einerseits nicht vorhersehbare, zufällige und unerwartete Ereignisse, die den zu transportierenden Gütern Schäden zufügen können, z. B. Unfälle oder Diebstahl. Derartige Risiken sind im Normalfall versichert, was zumindest die Schadensfolgen begrenzt. Andere Transportrisiken sind mindestens ebenso bedeutend, lassen sich aber oft nicht versichern bzw. die Kosten hierfür wären zu hoch. Zu nennen sind insbesondere diejenigen Kosten, deren Umfang und Höhe durch Externe vorgegeben werden, etwa Infrastrukturabgaben oder auch die Entwicklung der Kraftstoffpreise. Dennoch gibt es Möglichkeiten, diese Kostenrisiken zu managen, sie zu begrenzen oder im besten Fall vollständig zu eliminieren.

Maut- und Infrastrukturausgaben richtig verhandeln

Bei Vertragsverhandlungen sollten Mautkosten und andere Infrastrukturausgaben möglichst separat von den eigentlichen Frachtkosten verhandelt werden. Hintergrund ist u. a., dass es auch relativ kurzfristig aufgrund politischer Entscheidungen zu Änderungen kommen kann, etwa der Ausweitung der Mautpflicht auf weitere Bundesstraßen oder Fahrzeuge von 7,5 bis 12 Tonnen. Ein weiterer Grund, der für eine separate Verhandlung spricht, ist, Kunden transparent aufzuzeigen, wo und in welcher Höhe Kosten entstehen, die man als Spediteur oder Logistikdienstleister nicht beeinflussen kann.

Praxis-Tipp
Eine separate Verhandlung mit gesondertem Ausweis von Maut- und Infrastrukturabgaben hat für beide Vertragsparteien auch den Vorteil, dass sofort erkennbar ist, wie sich der Preis für die eigentliche Transportleistung zusammensetzt und welche Kosten durch Dritte verursacht werden. Diskussionen über unangemessene Preisanhebungen können Logistikdienstleister so im Keim ersticken.

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Treibstoffkosten flexibel kalkulieren und anpassen

Auch die Kosten für Diesel und deren Entwicklung sind inzwischen nur noch schwer zu prognostizieren. Die Kosten können zum Teil sprunghaft steigen oder fallen. Wird mit festen Kosten gerechnet, kann es dazu kommen, dass bei kurzfristigen Schwankungen entweder der Spediteur draufzahlt, wenn die Kosten steigen. Bei sinkenden Kosten ist es der Kunde. Um für beide Seiten eine sinnvolle Lösung zu finden, sollten Kraftstoffkosten mit einem Koeffizienten kalkuliert und verhandelt werden, der sich an Marktpreisindizes orientiert. Die aktuelle Preisentwicklung beim Treibstoff kann z. B. vom Bundesverband Güterkraftverkehr, Logistik und Entsorgung (BGL) in Erfahrung gebracht werden. So haben beide Vertragsparteien die Möglichkeit, ihre Kalkulationen stabil zu gestalten und können Kosten und Auszahlungen verlässlich planen. In der Praxis hat sich eine monatliche Anpassung der Preise an die Kostenlage bewährt.

Praxis-Tipp
Auf den ersten Blick hat nur der Verkäufer bzw. der Spediteur etwas davon, wenn Kraftstoff-kosten mit einem Koeffizienten oder einem anderen flexiblen Indikator verhandelt werden. Aber auch der Käufer bzw. Kunde profitiert, da er ja mit niedrigeren Kosten kalkulieren kann, wenn die Treibstoffkosten sinken.

Frachtkosten regelmäßig neu verhandeln

Alle Marktteilnehmer sollten bestrebt sein, die Frachtkosten mindestens jährlich neu zu verhandeln. Die aktuellen Zahlen zeigen, dass die Frachtraten seit langem steigen. Der VR-Index beispielsweise ist seit 2007 von 100 % auf aktuell rund 120 % gestiegen. Und auch die Erwartungen für 2016 gehen dahin, dass die Frachtraten weiter steigen werden. Das aktuelle Transportmarktbarometer zeigt, dass es voraussichtlich in allen Bereichen, z. B. auf der Straße und der Schiene im Nah- und Fernverkehr, zu Preissteigerungen von bis zu 5 % kommen wird. Einige Marktteilnehmer gehen sogar davon aus, dass die Steigerungsraten höher ausfallen könnten. Hintergrund der Entwicklungen ist u. a., dass das Transportaufkommen immer weiter steigt. Zum anderen, dass in Unternehmen die Rationalisierungsmaßnahmen weitgehend ausgeschöpft sind.

Paketlösungen als Chance

Sicher werden Logistikanbieter auch künftig versuchen, die Produktivität zu verbessern, um einen Teil der internen und externen Kostensteigerungen aufzufangen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Grenzen hier häufig fast erreicht sind. Ein Ansatz, dennoch Verbesserungen für beide Seiten zu erzielen, kann darin bestehen, dass man versucht, die Effizienz der Prozesse zu steigern. Das kann z. B. dadurch gelingen, möglichst viele Transportleistungen mit und für einen bzw. wenige Kunden zu übernehmen. Durch die dann mögliche engere Zusammenarbeit lassen sich vor allem die operativen Prozesse besser aufeinander abstimmen, u. a. auch mit einer automatisierten Frachtkostenplanung und -kontrolle. Beispielsweise wird es so erheblich einfacher, die Beauftragung, Abrechnung und Kontrolle von Aufträgen aufeinander abzustimmen, die Auslastung des Laderaums und Fahrzeiten zu optimieren sowie Beschaffungs- und Lieferstrategien anzupassen. Zeit- und Arbeitsaufwand je Prozess lassen sich damit um bis zu 75 % reduzieren. In der Folge können die Kosten für Frachten oft über 5 bis 8 % reduziert werden, so ein Ergebnis der Studie der Aberdeen Group¹ .

Gemeinsame Kostenrechnungen für Logistiker und Kunden

Noch einen Schritt weiter können Unternehmen gehen, die ihre Zusammenarbeit über alle Prozesse gemeinsam gestalten, indem sie auch ihre Kostenrechnungen aufeinander abstimmen. Beispielsweise können Entwicklungskosten (z. B. für die Entwicklung besserer Trackingsysteme, Energieeffizienzsteigerung oder Verbesserungen der Intralogistik) und Verdienstmargen mit festen Aufschlägen versehen bei der Preisbildung berücksichtigt werden. Die Vorteile für beide Seiten: gut planbare, auf längere Sicht stabile Kosten bei transparenten Margen und Möglichkeiten, Verbesserungen zum Nutzen beider Parteien umzusetzen. Aufschläge und Margen sollten in Abständen von ca. einem Jahr überprüft und ggf. angepasst werden. Bei größeren Veränderungen während des Jahres, z. B. bei Kostensteigerungen durch Investitionen oder Personalanpassungen auch unterjährig.

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Über den Autor

verfügt über eine langjährige Erfahrung als Geschäftsführer in der Speditions- und
Logistikbranche. Außerdem ist er seit 2008 Mitglied des erweiterten Präsidiums im LBS (Landesverband Bayerische Spediteure).

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