Microsoft Outlook ist ein leistungsstarkes E-Mail-Tool, mit dem sich auch Termine perfekt verwalten lassen. Bei dem immens hohen Funktionsumfang kann man schnell den Blick auf das Wesentliche verlieren. Deshalb zeigen wir Ihnen hier 8 Outlook-Tipps, mit welchen Sie Ihre E-Mail- und Terminverwaltung ganz einfach noch effizienter gestalten können.
Tipp 1: Automatisierung mit QuickSteps
Wer viele Mails täglich liest, bearbeitet und schreibt, führt vielfach immer dieselben Schritte durch. Mit QuickSteps lassen sich solche Routinen bündeln und per Schnellzugriff mit nur einem Klick abrufen. Eine solche Routine wäre z. B. E-Mail lesen und gleichzeitig in einem bestimmten Ordner archivieren oder an eine bestimmte Person weiterleiten.
Tipp 2: Farbige Kategorien anlegen
Ein großes Plus von Microsoft Outlook besteht im Anlegen von Ordnern und der Möglichkeit, Verknüpfungen zu anderen Elementen oder Funktionen zu definieren. Durch die farblich unterschiedliche Darstellung behalten Sie auch bei vollem Terminkalender und vollem Postfach jederzeit den Überblick. Die Farben können Sie selbst für die einzelnen Elemente festlegen und sich so eine eigene Ordnung anlegen.
Tipp 3: OneNote mit Outlook kombinieren
OneNote ist ein praktisches Microsoft-Tool, um schnell Notizen oder ein Protokoll bei einem Meeting zu erstellen. OneNote kann sogar Handschrift in Maschinenschrift umwandeln. Das Praktische daran: Durch die Verknüpfung von OneNote und Outlook lassen sich Notizen oder wichtige Mitschriften direkt per Mail an die gewünschten Empfänger:innen versenden.
Tipp 4: Eigene Suchordner erstellen
Bei umfangreicher Mail-Korrespondenz mit vielen verschiedenen Personen kann im Alltagsgeschäft schnell die eine oder andere Mail in der täglichen Flut untergehen. Ebenso kann es auch mühsam sein, eine bestimmte Mail aus der Masse herauszusuchen. Wenn Sie regelmäßig Mails von bestimmten Empfänger:innen suchen wollen, können Sie mit Outlook individuelle Suchordner anlegen, die alle gesendeten und empfangenen Mails dieser Person sammeln und auflisten.
Der Suchordner kann direkt mit einem Klick unter den Mailordnern erstellt werden.
Falls Sie den Suchordner nicht mehr benötigen, löschen Sie ihn einfach. Die Mails im ursprünglichen Postfach werden dadurch nicht gelöscht.
Tipp 5: Praktische Vorlagen anlegen
Wenn Sie z. B. an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen Standard-Mails schreiben wie eine Auftragsbestätigung, können Sie dafür Vorlagen in Outlook anlegen. Den Text erstellen Sie in Word und nutzen Steuerungselemente für die Felder, die später individuell ausgefüllt werden. Die Vorlagen werden in Outlook als *.oft-Datei gespeichert und können beim Schreiben von Mails direkt aufgerufen werden.
Tipp 6: Verzögerten E-Mail-Versand einrichten
Sie haben sicherlich auch schon einmal eine Mail versandt und just in dem Moment, als die Mail gerade weg war, festgestellt, dass der Text Fehler enthält. Ein Klassiker sind auch Mails, bei welchen der Anhang vergessen wurde.
Um mögliche Fehler noch vor dem Mailversand zu korrigieren, bietet sich eine Verzögerung beim Mailversand an. Mit Outlook lassen sich dafür Regeln festlegen. Im Menüpunkt „Regeln und Benachrichtigungen verwalten” können Sie unter „Neue Regel” z. B. anlegen, dass Mails erst nach zwei Minuten verschickt werden.
Tipp 7: Mehrere Nachrichten an nur einen Empfänger weiterleiten
Stellen Sie sich vor, Sie müssen mehrere Mails von verschiedenen Empfängern an Ihre:n Vorgesetzte:n schicken. Sie können jetzt natürlich über Outlook jede Mail einzeln versenden. Doch in der Praxis raubt das sehr viel Zeit. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit, mit Outlook mehrere Mails an eine Mail als Element anzuhängen.
Wählen Sie dazu die wichtigste Mail aus, die Sie weiterleiten wollen. Klicken Sie dann im Menü auf „Einfügen“. Nun wählen Sie die Nachrichten aus dem Posteingang aus, die angefügt werden sollen. Auswählen lässt sich dabei, ob die Mails nur als Text oder komplette Nachricht angehängt werden. Der:Die Empfänger:in öffnet die Mails dann ganz einfach als einzelnen Anhang.
Das Anhängen funktioniert übrigens auch mit Kalendereinträgen oder Aufgaben, also mit allen Outlook-Elementen.
Tipp 8: Alle Fenster in Outlook auf einmal schließen
Nach einem langen Arbeitstag mit vielen Mails, Aufgaben und Terminen ist es nicht selten, dass in Outlook sehr viele Fenster geöffnet sind. Nun können Sie gleich das ganze Mailprogramm schließen, doch das ist nicht immer sinnvoll. Im Bereich „Ansicht“ finden Sie stattdessen den Menüpunkt „Alle Elemente schließen“. Mit einem Klick darauf werden alle offenen Fenster in Outlook geschlossen. Ganz praktisch: Sie werden bei ungesicherten Elementen gefragt, ob Sie diese speichern wollen. So geht auch wirklich nichts verloren.
