Virtuelle Teams erfolgreich managen – 7 Faktoren

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Wer virtuelle Teams erfolgreich managen möchte, muss mehr tun, als Besprechungen über Tools wie Lync und Co. zu organisieren. Worauf es ankommt, damit virtuelle Teams erfolgreich zusammenarbeiten und die gesetzten Business-Ziele erreicht werden, zeigt unser Experte Steffen Liebener.

Virtuelle Teams managen: Alles eine Frage der Technik?

Die Technik wird oft überbewertet beim Führen von virtuellen Teams. Ja, man braucht Internet, Tools für Web- oder Telefonkonferenzen, einen sicheren Weg für den Datenaustausch – um nur einige zu nennen. Auch ein Tool zum Tracking von Aktivitäten kann nützlich sein aber all das hilft nicht, wenn diese Technik die Zusammenarbeit überlagert. Für mich ist Fußball spielen ein gutes Beispiel an dieser Stelle. Natürlich braucht die Mannschaft ein Spielfeld, Trikots, einen Ball und auch sehr gute, passende Schuhe helfen. Wenn aber das Zwischenmenschliche nicht stimmt, kein Teamgedanke da ist, Regeln nicht eingehalten werden, der Manager keine Vision hat und Impulse gibt dann wird auch das beste Equipment das Team nicht zum Sieg führen.

Virtuelle Teams managen – wie funktioniert das eigentlich?

Nach meiner Erfahrung scheitert gerade der Mittelstand bei der virtuellen Führung an den zwischenmenschlichen Aspekten. Die Führungskräfte aus dem Mittelstand haben oft noch nicht ausreichend verstanden, dass virtuelles Führen nicht führen via Lync und Mail ist und sich darin erfüllt, regelmäßig Telefonkonferenzen einzuberufen. Hier leidet dann oft die Motivation des Teams, Deadlines werden nicht eingehalten oder der Manager bekommt nur wenig Rückmeldung von seinem Team.

Virtuelle Teams managen heißt: Anders führen!

Wer erfolgreich virtuell führen will, muss anders führen: Ich erlebe es immer wieder, dass diese fünf Aspekte essentiell sind: die detaillierte Analyse der Ausgangslage, ein gezieltes Einsetzen der Technik, klare Regeln für Kommunikation und Feedback, die von allen eingehalten werden, das Pflegen der zwischenmenschlichen Beziehungen und vor allem eine deutlich größere Portion Achtsamkeit der Führungskraft als sie bei Präsenzteams von Nöten wäre.

Virtuelle Teams managen bedeutet: Saubere Grundlagen schaffen!

Hier möchte ich betonen, dass der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit vor dem ersten Teammeeting gelegt werden muss. Nach meiner Erfahrung ist es daher wichtig die Ausgangslage zu analysieren: Was sind die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter? Kennen Sie die Mitarbeiter persönlich? Kennt sich das Team? Kennen alle das Ziel? Was gibt es für Tools und Technik an den Standorten des Teams? Das sind nur einige der Themen, die vorab zu klären sind.

„Der Fisch stinkt vom Kopf her – dieses Motto gilt besonders für virtuelles Führen. Wer es zu Beginn versäumt, die richtigen Grundlagen beim virtuellen Team zu legen, den holt das früher oder später ein.“

Virtuelle Teams managen heißt: Inspirieren können!

Wenn man sich nicht regelmäßig während der Zusammenarbeit sieht, entwickelt jedes Teammitglied innere Bilder, von der Vision, von dem Ziel, von den anderen – fast so wie beim Lesen eines guten Buches. Ein guter virtueller Manager ist wie ein guter Autor, er sorgt dafür, dass lebendige Bilder und Visionen entstehen. Im Gegensatz zu einem Autor ist sein Ziel jedoch, dass diese Bilder und Visionen bei jedem Teammitglied möglichst identisch sind.

Virtuelle Teams managen: So fördern Sie die Zusammenarbeit!

Ich höre es in meinen Trainings zum Führen von virtuellen Teams immer wieder: mit den zwischenmenschlichen Aspekten steht und fällt jede Zusammenarbeit. Sicherlich kennen Sie diese Analyse wie sich unsere Kommunikation zusammensetzt: 55 Prozent Körpersprache, 38 Prozent Stimme und Ton und nur 7 Prozent Worte. Nun vergegenwärtigen Sie sich dieses für virtuelle Teams und es wird klar, dass hier Worte und der Ton besonders gut genutzt werden müssen, um eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.

Tipps:

In virtuellen Teams zu arbeiten und virtuelle Teams zu führen erfordert einen  besonders achtsamen und bewussten Umgang miteinander. Diese Methoden helfen, um Teams virtuell gut zu managen:

  • Wiederholen des Gesagten für einen Abgleich.
  • Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist.
  • Vermeiden Sie Interpretationen.

Virtuelle Teams managen heißt auch: Stellen Sie den Menschen in den Fokus

Bei virtuellen Teams fehlt oft der informelle persönliche Austausch. Hier empfehle ich den virtuellen Kaffeeklatsch einzuführen. Kleine Geplänkel am Anfang einer Telekonferenz sind oft steif und daher nicht geeignet. Versuchen Sie es zu einer Gewohnheit werden zu lassen, direkt nach einer Konferenz immer einen anderen Teilnehmer persönlich anzurufen und den Austausch zu suchen. Fragen Sie nach persönlichen Dingen, seiner Meinung zu dem Telefonat, was ihn gerade besonders beschäftigt, um neben dem sachlich-funktionalen Austausch die Beziehungsebene zu stärken.

Fazit: Je mehr Fokus die virtuelle Führungskraft auf die Vorbereitung legt, umso schneller findet sich das Team zusammen und umso erfolgreicher kann es geführt werden. Gerade in mittelständischen Unternehmen ist es wichtig von Anfang an gut zusammenzuarbeiten um den Wettbewerbsvorteil zu sichern. Wer glaubt, sich das Führen eines virtuellen Teams im Learning-by-doing Verfahren aneignen zu können, irrt. Virtuelle Teams zu managen, lässt sich lernen – zum Beispiel in unseren Seminaren. Viel Erfolg bei der Anwendung und Umsetzung der geeigneten Methoden.

Unsere Empfehlung:

Besser arbeiten in virtuellen Projektteams
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Über den Autor

Steffen Liebener

Trainer der Haufe Akademie, Diplom-Kaufmann, Projektmanager (PMP)®, systemischer Coach und Supervisor. Schwerpunkte: Projektmanagement, virtuelle Projektarbeit, Stakeholdermanagement, Change Management, Organisationsentwicklung, Führungskräfte-Coaching, Selbstmanagement, Teamentwicklung, systemische Aufstellungen.

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