Rechnung

Rechnungen zählen zu den wichtigsten Dokumenten im Geschäftsverkehr. Welche Dokumente gelten als Rechnung? Welche Angaben sind in der Rechnung Pflicht? Ist die E-Rechnung bereits verpflichtend? Welche Zahlungsfristen gelten und wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Definition: Was gilt als „Rechnung“?

Gemäß § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) gilt als Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine „sonstige“ Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder in Papierform verschickt wird.

Hinweis: Eine Rechnung muss nicht unbedingt als solche bezeichnet sein. Wichtig ist, dass sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt. Als Rechnungen können zum Beispiel auch Verträge, Kassenbons oder Quittungen anerkannt werden.

Jeder Unternehmer, der seinem Kunden eine Leistung erbringt, darf diese Leistung – zum Beispiel die Lieferung einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung – in Rechnung stellen.

Welche Frist gilt für die Rechnungsstellung?

Ist der Empfänger der Leistung Unternehmer, muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden. Bei Leistungen an Privatpersonen gibt es grundsätzlich keine Frist zur Rechnungsstellung – es sei denn, es handelt sich um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dann muss die Rechnungsstellung auch innerhalb von 6 Monaten erfolgen.

Eine kürzere Frist gilt bei Rechnungen ins EU-Ausland: Für innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen, die ein Unternehmen einem anderen EU-Mitgliedsstaat erbringt, muss die Rechnung bis spätestens zum 15. des Folgemonats nach Erbringung der Leistung erstellt werden.

Pflichtangaben in Rechnungen

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG sind folgende Angaben in Rechnungen verpflichtend:

• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum)
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie gegebenenfalls eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
• in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Abs. 2 Satz 5 die Angabe „Gutschrift”.

Wichtig: Wenn Pflichtangaben fehlen, kann dies dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger versagt wird bzw. dass eine Haftungssteuer beim Rechnungssteller erhoben wird.

Bezüglich der Rechnungsnummer ist Folgendes zu beachten: Die jeweilige Rechnungsnummer muss einmalig sein. Nicht zwingend ist dagegen eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern.

Bei Kleinbetragsrechnungen reicht die Angabe des Bruttobetrags und des Steuersatzes aus.

Für den Hinweis auf eine Steuerbefreiung – bei umsatzsteuerfreien Leistungen – genügt ein allgemeiner Hinweis, wie zum Beispiel „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“ oder „steuerfreie Vermietung“. Die gesetzliche Regelung, auf der die Steuerbefreiung beruht, muss nicht zwingend benannt werden.

Was beim Leistungsdatum zu beachten ist

Als Leistungszeitpunkt gilt bei normalen Lieferungen der Zeitpunkt des Beginns der Beförderung oder Versendung der Ware an einen Dritten, bei nicht bewegten Lieferungen  der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht und bei sonstigen Leistungen der Zeitpunkt, an dem die sonstige Leistung vollendet ist.

Grundsätzlich ist die Angabe des Monats der Leistung ausreichend. Es darf auch auf den Lieferschein mit dort enthaltenem Lieferdatum verwiesen werden. Sind Leistungsdatum und Rechnungsdatum gleich, reicht auch der Hinweis „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Fehlt in der Rechnung das Leistungsdatum oder ist es erkennbar falsch, sollte der Leistungsempfänger unverzüglich eine Rechnungsberichtigung verlangen. Ansonsten ist sein Vorsteuerabzug gefährdet.

Pflicht zur E-Rechnung

Seit dem 01.01.2025 gibt es bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Es gelten jedoch folgende Übergangsfristen:

• Umsätze, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 getätigt werden, können weiterhin mit einer „sonstigen“ Rechnung abgerechnet werden. Diese 2-jährige Übergangsregelung darf also von Unternehmen genutzt werden, die ab dem 01.01.2025 eigentlich zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet wären.
• Für Betriebe mit einem Vorjahresgesamtumsatz von nicht mehr als 000 EUR wird die Übergangsregelung bis Ende 2027 verlängert.

Zu beachten ist: Ab 2025 gilt eine Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das Erfordernis eines strukturierten elektronischen Formats wird erfüllt, wenn die Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Norm EN 16931) entspricht. Zudem wird verlangt, dass der Leistungsempfänger in seinem Unternehmen die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.

Das Verschicken einer PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen nicht und gilt somit nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung:

• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, sowie Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, dürfen weiterhin als „sonstige“ Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
• Wenn mindestens einer der beteiligten Unternehmen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig ist, besteht ebenfalls keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Dann kann die auszustellende Rechnung – mit Zustimmung des Empfängers – als „sonstige“ Rechnung ausgestellt werden.

Als „sonstige“ Rechnungen gelten ab dem 01.01.2025 alle Rechnungen, die in einem nicht strukturierten elektronischen Format oder in Papierform verschickt werden.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zum 01.01.2025 von 10 Jahre auf 8 Jahre verkürzt. Diese Neuregelung soll dem Bürokratieabbau dienen.

Die verkürzte 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle Rechnungen, bei denen am 01.01.2025 die bisherige 10-Jahresfrist noch nicht abgelaufen war. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde.

Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung wird im Laufe des Jahres 2025 ausgestellt. Somit beginnt die 8-jährige Aufbewahrungsfrist am 31.12.2025 und endet am 31.12.2033. Die Rechnung darf dann ab dem 01.01.2034 gelöscht bzw. entsorgt werden.

Zu beachten ist: Für Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken (sogenannte Handwerkerrechnungen) gilt eine Aufbewahrungsfrist von nur 2 Jahren. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR.

FAQ

Was gilt rechtlich als „Rechnung“?

Jedes Dokument, das über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet – es muss nicht „Rechnung“ heißen. Auch Verträge, Kassenbons oder Quittungen können reichen, wenn der Abrechnungscharakter klar ist.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Bei Leistungen an Unternehmer: innerhalb von 6 Monaten. Bei Privatpersonen grundsätzlich keine Frist – außer bei grundstücksbezogenen Leistungen (ebenfalls 6 Monate). Bei EU-B2B: spätestens bis zum 15. des Folgemonats.

Was zählt ab 2025 als E-Rechnung und was nicht?

E-Rechnung nur im strukturierten elektronischen Format mit elektronischer Verarbeitung (z. B. nach EN 16931). Eine PDF per E-Mail ist ausdrücklich keine E-Rechnung. Für B2B im Inland gilt ab 01.01.2025 die Pflicht, mit Übergangsfristen (bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027 bei ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz) und Ausnahmen (z. B. ≤ 250 €).

Zum Glossar «