GoBD
Definition: GoBD
Die GoBD stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und gelten für alle Unternehmen, die steuerrelevante Daten erfassen, speichern oder verarbeiten. Die GoBD definieren die Anforderungen an die digitale Buchführung und stellen sicher, dass diese für die Finanzbehörden nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar ist.
Anforderungen der GoBD an Unternehmen
Unternehmen müssen zahlreiche Vorgaben einhalten, um den GoBD zu entsprechen. Dabei geht es vor allem um die Art und Weise, wie Geschäftsvorfälle dokumentiert und archiviert werden. Folgende Anforderungen sind zentral:
- Unveränderbarkeit: Elektronische Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht manipuliert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Prozesse und Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Aufbewahrung: Steuerrelevante Daten und Unterlagen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
- Datenzugriff: Die Finanzbehörden müssen bei einer Prüfung elektronisch auf die Daten zugreifen können.
- Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen genau beschreiben, wie sie Daten erfassen, verarbeiten und speichern.
Verfahrensdokumentation als zentrale Grundlage
Eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation ist für die GoBD-Konformität unerlässlich. Sie beschreibt die eingesetzten Systeme, Abläufe und Verantwortlichkeiten bei der Datenverarbeitung. Ohne diese Dokumentation können Unternehmen bei einer Betriebsprüfung erhebliche Nachteile erleiden, da die Ordnungsmäßigkeit der Prozesse nicht nachgewiesen werden kann.
Typische Missverständnisse im Umgang mit den GoBD
Oft wird angenommen, dass die GoBD nur große Unternehmen betreffen oder ausschließlich für digital geführte Buchhaltungen gelten. Tatsächlich sind alle Unternehmen betroffen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Auch Papierbelege, die digitalisiert werden, unterliegen den GoBD-Anforderungen. Ein weiteres Missverständnis: Die GoBD sind keine Option, sondern eine verbindliche Vorgabe der Finanzverwaltung.
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FAQ
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen, die steuerrelevante Daten elektronisch verarbeiten oder speichern.
Wie kann die Unveränderbarkeit von Daten sichergestellt werden?
Durch den Einsatz von revisionssicheren Systemen, die Änderungen protokollieren und Originaldaten schützen, kann die Unveränderbarkeit gewährleistet werden.
Muss eine Verfahrensdokumentation immer vorliegen?
Ja, die Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Sie muss jederzeit aktuell und vollständig vorliegen, um den Anforderungen der GoBD zu genügen.
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