Zukunftsfähigkeit – dahinter steckt vor allem die Notwendigkeit, Veränderungen umzusetzen, die Anpassungsfähigkeit zu steigern und der Wunsch, Neues zu gestalten.
Veränderungsfähigkeit ist eine notwendige Voraussetzung für die erfolgreiche Zukunftsgestaltung im Unternehmen. Aber wie können Veränderungen erfolgreich umgesetzt bzw. Neues entwickelt und etabliert werden? – und zwar nicht inhaltlich, sondern prozessual.
Hemmnisse für Veränderung – Projektmanagement als Antwort
Einen ersten Anhaltspunkt über mögliche Hürden bei der Umsetzung von Veränderungen liefert u. a. eine Studie von Hays1. Befragt wurden Führungskräfte und Verantwortliche aus IT, Research & Development sowie Finance & Accounting.
Frage: Welche Faktoren behindern die Umsetzung von Maßnahmen am meisten?
Dies sind die 3 Top-Antworten:
72 % Silo- und Konkurrenzdenken der Fachbereiche
65 % Kerngeschäft nimmt zu viel Zeit in Anspruch
55 % Geringe Akzeptanz der Änderungsmaßnahmen bei den Mitarbeitenden
Diese Antworten spiegeln die IST-Situation vieler Unternehmen wider. Doch wie kann man diese Hemmnisse umgehen, vielleicht sogar teilweise außer Kraft setzen? Hier findet sich ebenfalls in der Studie ein möglicher Hinweis:
62 % der Befragten sehen eine Steigerung der Projektarbeit in den letzten 2 bis 3 Jahren. Könnte Projektmanagement also die Antwort sein? Betrachtet man die Kernmerkmale von Projektmanagement, bestätigt sich diese These.
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Kernmerkmale von Projektmanagement
Laut dem PMBOK® von PMI® ist ein Projekt „ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.”
Daraus ergeben sich u. a. diese Kernmerkmale für Projekte:
- Projekte schaffen neue Lösungen.
Es geht darum, sich mit Neuem zu beschäftigen. Nur so können Innovationen entwickelt oder alte Prozesse und Muster durchbrochen werden. - Projekte sind zeitlich begrenzt.
Durch einen definierten Anfang und ein festgelegtes Ende lässt sich Aufwand und Zeit, in der das Tagesgeschäft hinten anstehen muss, gut überblicken. - Projekte beschäftigen sich mit komplexen Herausforderungen.
Anforderungen an Unternehmen werden immer komplexer, durch Projekte lassen sich diese gezielt angehen. - Projekte arbeiten interdisziplinär und bereichsübergreifend mit eigener Projektorganisation.
Das Silo- und Konkurrenzdenken ist somit außen vor. Ein temporäres Team kann neben den klassischen Strukturen gebildet werden.
Verknüpfung von Personal- und Organisationsentwicklung als Schlüssel zum Erfolg
Um Veränderungs- und damit Zukunftsfähigkeit zu sichern, ist das Etablieren von Projektmanagement Know-how im Unternehmen, über alle Unternehmensbereiche und Hierarchieebenen hinweg, ein großer Hebel (s. Abb. 1).
Die unternehmensweite Etablierung von Projektmanagement-Grundwissen ist dabei wie ein Katalysator für die Projektarbeit: Projektumsetzer:innen müssen nicht mehr das „allgemeine Wie (funktioniert Projektmanagement)”, sondern nur noch das „konkrete Wie und Was (passiert im Projekt)” vermitteln. Die Projektmanagement-Kompetenz einer Organisation benötigt jedoch mehr als „nur” Personalentwicklung.
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Das Projektmanagement
Know-how ist nur die „Spitze“. Darunter braucht es eine mehrschichtige Basis, die durch gezielte Organisationsentwicklung entsteht (s. Abb. 2):
Projektmanagement-Kultur u. a.:
• Fehlerkultur
• Offene, transparente Kommunikation
• Offenheit für interdisziplinäre Zusammenarbeit
Definiertes (unternehmensspezifisches) Projektmanagementvorgehen u. a.:
• Klassisches, agiles und/oder hybrides Vorgehen
• Festgelegte Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege
• Priorisierung von Projekten
Projektmanagement-Werkzeuge u. a.:
• Vorlagen (Projektplan, Backlog etc.)
• Softwareunterstützung
• Reporting und Controlling
• Lessons-Learned-Workshops
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Zukunftsfähigkeit durch Projektmanagement- Kompetenz
Projektmanagement-Kompetenz kann im Unternehmen entsprechend durch ein Ineinandergreifen von Organisations- und Personalentwicklung verankert werden (s. Abb. 2). Die Organisationsentwicklung kann dabei orientiert an etablierten Projektmanagementstandards (PMI®, GPM, PRINCE2®, SCRUM etc.) erfolgen, sollte aber in jedem Fall individuelle Gegebenheiten und Ziele des Unternehmens berücksichtigen. Für die Personalentwicklung empfehlen sich aufeinander abgestimmte Qualifizierungs- und Entwicklungsprogramme für die unterschiedlichen Zielgruppen, in denen sowohl etabliertes Projektmanagement-Know-how als auch die unternehmensspezifischen Aspekte des Projektmanagements vermittelt und eingeübt werden.
Dies alles trägt nicht nur dazu bei, dass Neues und Veränderungen erfolgreicher etabliert werden, sondern auch dazu, dass sich die gesamte Organisation im Sinne „neuer Zusammenarbeitsformen”, Generation Y, Digitalisierung und anderer Trends zukunftsfähig aufstellt.
1 Vgl. Pierre Audoin Consultants und Hays; Von starren Prozessen zu agilen Strukturen; 2015; Seite 11- 13; https://www. hays.de/documents/10192/118775/Hays-Studie-Von+starre n+Prozessen+zu+agilen+Projekten-2015.pdf
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