Buchhaltung

Was bedeutet Buchhaltung?

Mit Buchhaltung wird der Bereich eines Unternehmens bezeichnet, in dem sämtliche geschäftsrelevanten Vorgänge erfasst, dokumentiert und ausgewertet werden. Als geschäftsrelevant gelten alle Vorgänge, die sich auf die Vermögenslage des Unternehmens auswirken, wie zum Beispiel das Bezahlen von Rechnungen, Einnahmen aus Verkäufen, Lohnzahlungen oder die Aufnahme von Krediten. Jeder geschäftliche Vorgang sollte mit einem Beleg nachgewiesen werden können. Es gilt die Regel „Keine Buchung ohne Beleg“.

Die Buchhaltung ist im betrieblichen Rechnungswesen verankert und dafür verantwortlich, den finanziellen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln. Zu den grundlegenden Buchhaltungsaufgaben zählen die möglichst lückenlose Dokumentation von geschäftlichen Vorgängen sowie Wertveränderungen während des Geschäftsjahres eines Unternehmens.

Als Buchhaltung bezeichnet man außerdem die Abteilung innerhalb eines Unternehmens, die für die Buchführung und deren Verwaltung zuständig ist. Eine ordentliche Buchführung bietet Kontrolle über die Finanzen und Abläufe im Unternehmen.

Buchhaltung und Buchführung – was ist der Unterschied?

Die beiden Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ werden häufig synonym verwendet. Streng genommen gibt es aber einen kleinen Unterschied.

Mit „Buchhaltung“ ist in der Regel die Methode gemeint oder die Abteilung, welche diese Tätigkeit durchführt.
Unter „Buchführung“ versteht man dagegen eher die konkrete Tätigkeit, also die systematische Erfassung geschäftsrelevanter Vorgänge anhand entsprechender Dokumente/Belege.

Wer ist buchführungspflichtig?

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB). Dort heißt es: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Grundsätzlich sind alle Unternehmen – unabhängig von der Betriebsgröße – buchführungspflichtig. Das Finanzamt verlangt, dass der Gewinn des Unternehmens korrekt ermittelt wird.

Für Unternehmen ohne Handelsregistereintrag genügt in der Regel eine einfache Buchführung, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden die die betrieblichen Ausgaben und Einnahmen einzeln erfasst und gegenübergestellt.

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur sogenannten doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehören:

• Personengesellschaften, zum Beispiel die GmbH & Co. KG, OHG oder KG
• Kapitalgesellschaften, zum Beispiel die GmbH oder die AG
• Eingetragene Einzelunternehmen, sofern sie bestimmte Gewinn- oder Umsatzgrenzen überschreiten

Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer („eingetragene Kaufleute“) sind nur dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro oder einen Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro erzielen. Wird diese Grenze nicht überschritten, sind Einzelunternehmen von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. In diesem Fall reicht die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB)

Die GoB sowie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bilden die wichtigsten rechtlichen Grundlagen der Buchführung.

Die GoB sind zum Teil im HGB geregelt und zum Teil aus der kaufmännischen Praxis entstanden. Ihre Regelungen z.B. zur Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit oder Vollständigkeit der Buchungen sowie das Belegprinzip sind bei der doppelten Buchführung zwingend zu beachten.

Die GoBD gelten seit 2014 und regeln die Anforderungen, wie Bücher und steuerrelevante Daten aufbereitet, gespeichert und den Finanzbehörden zugänglich gemacht werden müssen. Sie spielen u.a. auch bei der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025 eine große Rolle.

Die doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung werden alle geschäftsrelevanten Vorgänge auf mindestens zwei Konten gebucht. Aufwendungen bzw. Ausgaben sind im Soll zu buchen, Erträge bzw. Einnahmen werden auf der Haben-Seite verbucht. Daraus können am Geschäftsjahresende eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz zu erstellt werden. Aus der GuV und der Bilanz setzt sich schließlich der Jahresabschluss des Unternehmens zusammen. Dieser gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg und die Vermögenslage des Unternehmens.

Bilanz eines Unternehmens
Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, erstellen am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz. Die Bilanz wird unterteilt in Aktiva und Passiva. Als Aktiva werden die Vermögenswerte bezeichnet, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Die Passiva zeigen auf, mit welchen Mitteln das Vermögen im Unternehmen finanziert wurde.

Wer ist für die Buchhaltung zuständig?

Während sich in Kleinbetrieben oft eine bestimmte (Einzel-)Person um die Buchhaltung kümmert, gibt es in größeren Firmen in der Regel eine eigene Abteilung dafür. Häufig ist die Buchhaltung in Großunternehmen in einzelne Teilbereiche bzw. in unterschiedliche Abteilungen aufgegliedert.

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, erfasst die betrieblichen Aufwendungen und Erträge und ist zuständig  für die Feststellung des Gewinns. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird jeder Geschäftsvorgang gebucht, sachlich und zeitlich erfasst sowie dokumentiert, sodass sich daraus eine GuV und eine Bilanz erstellen lassen. Das Ergebnis der Finanzbuchhaltung ist der Jahresabschluss, der Rückschlüsse auf die finanzielle Lage des Unternehmens zulässt.

Die Finanzbuchhaltung kann weiter unterteilt  werden – in die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung.

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens. Sie ist für die Erfassung und Verwaltung der Eingangsrechnungen verantwortlich. Die Mitarbeiter, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also mit der Abwicklung von finanziellen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern.

Die Debitorenbuchhaltung hingegen befasst sich mit den Forderungen des Unternehmens gegenüber Kunden, den sogenannten Außenständen. Hier werden also die Ausgangsrechnungen erfasst und verwaltet. Auch das sogenannte Forderungsmanagement gehört zur Debitorenbuchhaltung. Das Forderungsmanagement überwacht die Außenstände und kümmert sich darum, dass Kunden ihre offenen Rechnungen auch tatsächlich bezahlen.

Lohnbuchhaltung

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden die Lohnabrechnungen für die Beschäftigten erstellt, die Personalstammdaten verwaltet und die erforderlichen Meldungen an die Sozialversicherung/Krankenkassen vorgenommen. Darüber hinaus ist die Lohnbuchhaltung für das Führen der Jahreskonten sowie für das Erstellen von DTA-Dateien und Buchungsbelegen verantwortlich.

Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden die Vermögensgegenstände des Unternehmens, die eine gewisse Nutzungsdauer haben, erfasst und verwaltet. Hierzu gehören Sachanlagen, wie z.B. Maschinen, Fahrzeuge oder Gebäude/Grundstücke. Ebenso Bestandteil des Anlagevermögens sind Finanzanlagen wie Wertpapiere oder Unternehmensanteile sowie „Immaterielle Vermögensgegenstände“ wie Patente und Lizenzen. In der Anlagenbuchhaltung werden auch eventuelle Abschreibungen ermittelt.

Aufbewahrungsfrist beachten:
Unternehmen sind dazu verpflichtet, Rechnungen und Kostenbelege über eine bestimmte Zeitspanne hinweg aufzubewahren. Bislang galt die Regelung, dass Buchungsbelege mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) wurde diese Frist nun auf 8 Jahre verkürzt. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für die Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen ist.

Verschiedene Konten

Eine Buchführung besteht aus mehreren Konten, die jeweils einem bestimmten Aspekt im Unternehmen zugeordnet sind. Die Konten erfassen fortlaufend alle Bewegungen, die sich aus den geschäftlichen Vorgängen ergeben. Die Buchführungskonten bilden die Grundlage für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz.

Bei der Ermittlung des Gewinns durch Bilanzierung unterscheidet man verschiedene Kontenarten:

• Bestandskonten: Hier werden die Salden der Vermögens- und Kapitalbestände des Unternehmens erfasst.
• Erfolgskonten: Auf diesen Konten werden die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens verbucht.
• Gewinn- und Verlustkonten: Hier werden die Erfolgskonten abgeschlossen, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.
• Steuerkonten: Diese Konten dienen dazu, die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen oder die Vorsteuer aus erhaltenen Leistungen zu erfassen.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Kontenarten in der Buchführung, wie Privatkonten, Kapitalkonten und Eröffnungsbilanzkonten.

Was bedeutet Inventur?

Das Inventar eines Unternehmens gibt Aufschluss über die Vermögenswerte und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens und bildet somit die Basis für die Buchhaltung. Um einen Überblick über das gesamte Inventar zu bekommen, wird die sogenannte Inventur durchgeführt. Auf Grundlage der Inventur kann eine Bilanz erstellt werden.

Unterstützung durch Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltung muss so geführt werden, dass das Finanzamt jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen kann. Sie sollte lückenlos und übersichtlich sein. Um dies zu gewährleisten, verwenden Unternehmen in aller Regel eine Buchhaltungssoftware. Der Vorteil ist, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann automatisch vom Programm durch vorliegende Stammdaten ergänzt werden. Gesetzesänderungen und weitere rechtliche Neuerungen, die für die Buchhaltung relevant sind, werden von der Software in der Regel durch ein entsprechendes Update berücksichtigt.

FAQ zur Buchhaltung

Warum ist Buchhaltung für jedes Unternehmen unverzichtbar?

Buchhaltung stellt sicher, dass alle geschäftsrelevanten Vorgänge dokumentiert und ausgewertet werden. Sie bildet die Grundlage für die Gewinnermittlung, Steuererklärungen und unternehmerische Entscheidungen. Ohne ordentliche Buchhaltung fehlen Transparenz und Kontrolle über die Finanzen.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Buchhaltung bezeichnet meist die Abteilung oder Methode, die sich mit der Erfassung und Verwaltung der Geschäftsvorfälle befasst. Buchführung hingegen ist die eigentliche Tätigkeit – also das systematische Erfassen und Dokumentieren von Geschäftsvorgängen.

Wer ist in Deutschland buchführungspflichtig?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen Bücher führen. Kleinere Unternehmen ohne Handelsregistereintrag können jedoch eine vereinfachte Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) nutzen. Kapitalgesellschaften und eingetragene Kaufleute sind meist zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Was versteht man unter den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?

Die GoB sind gesetzliche und praktische Regeln, die Richtigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung gewährleisten. Ergänzend gelten die GoBD, die insbesondere Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen regeln.

Welche Aufgaben übernimmt die Finanzbuchhaltung konkret?

Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Aufwendungen und Erträge, erstellt Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen und bildet damit die Basis für den Jahresabschluss. Sie zeigt die finanzielle Lage eines Unternehmens und ist Grundlage für Steuer- und Investitionsentscheidungen.

 

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