Ersetzendes Scannen

Definition: Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen bezeichnet das rechtssichere Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Ziel, das Originaldokument nach dem Scanprozess vernichten zu dürfen. Dabei muss die digitale Kopie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sodass sie als gleichwertiger Beleg anerkannt wird. Das Verfahren ist insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen relevant, etwa für die Archivierung von Rechnungen, Belegen oder Verträgen.

Die Umsetzung basiert auf der Einhaltung technischer Regeln und Richtlinien wie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, ist eine Vernichtung der Papierdokumente zulässig.

Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element des ersetzenden Scannens. Sie beschreibt detailliert, wie der gesamte Scanprozess abläuft – von der Annahme der Dokumente über die Digitalisierung bis zur Aufbewahrung der digitalen Versionen.

Diese Dokumentation ist erforderlich, um bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Wirtschaftsprüfer die Rechtssicherheit der digitalen Archivierung nachzuweisen. Sie muss jederzeit aktuell, vollständig und nachvollziehbar sein. Enthalten sein sollten unter anderem:

• Verantwortlichkeiten: Wer ist für den Prozess zuständig?
• Scanprozess: Welche Hardware und Software wird verwendet?
• Qualitätskontrollen: Wie wird die Lesbarkeit geprüft?
• Aufbewahrung: Wie und wo werden die digitalen Dokumente gespeichert?

Rechtliche Anforderungen und Richtlinien

Für das ersetzende Scannen gelten klare rechtliche Vorgaben. Maßgeblich sind dabei:

• GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
• TR-RESISCAN: Technische Richtlinie des BSI zur Umsetzung sicherer Scanprozesse
• DSGVO: Datenschutzrechtliche Vorschriften bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Nur wenn die Richtlinien eingehalten werden, gilt die digitale Kopie als rechtssicher und ersetzt das Originaldokument vollständig.

Typische Anwendungsbereiche für ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen kommt vor allem dort zum Einsatz, wo große Mengen an Papierdokumenten verwaltet werden müssen. Typische Einsatzgebiete sind:

• Finanzbuchhaltung: Digitalisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Personalwesen: Scannen von Arbeitsverträgen und Bewerbungsunterlagen
• Vertragsmanagement: Archivierung von Verträgen und Vereinbarungen
• Öffentliche Verwaltung: Digitalisierung von Akten und Anträgen

FAQ

Welche Vorteile bietet ersetzendes Scannen?

Es spart Lagerkosten, reduziert Suchzeiten, ermöglicht schnellen Zugriff auf Dokumente und erleichtert die digitale Zusammenarbeit.

Was ist TR-RESISCAN?

TR-RESISCAN ist eine technische Richtlinie des BSI, die Anforderungen an einen sicheren Scanprozess definiert. Sie dient als Grundlage für die rechtssichere Umsetzung.

Dürfen Originale nach dem Scannen vernichtet werden?

Ja, aber nur wenn der Scanprozess dokumentiert ist, den rechtlichen Anforderungen entspricht und die digitale Kopie vollständig und unveränderbar archiviert wird.

Ist ersetzendes Scannen für alle Dokumente erlaubt?

Nein. Manche Dokumente wie notarielle Urkunden oder Testamente dürfen nicht ersetzend gescannt und vernichtet werden. Eine rechtliche Prüfung ist im Einzelfall nötig.

Zum Glossar «