Fakturierung
Definition von Fakturierung
Die Fakturierung bezeichnet den Prozess der Erstellung und Übermittlung einer Rechnung für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Rechnungsstellung und erfüllt sowohl kaufmännische als auch steuerrechtliche Anforderungen. Ziel ist es, Kund:innen über den zu zahlenden Betrag zu informieren und gleichzeitig die Grundlage für die Buchhaltung und steuerliche Abrechnung zu schaffen.
Ablauf der Fakturierung
Die Fakturierung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Dabei durchläuft sie mehrere Schritte:
- Leistungserbringung: Eine Ware wird geliefert oder eine Dienstleistung erbracht.
- Rechnungsentwurf: Die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Umsatzsteuer, Pflichtangaben laut UStG werden erfasst.
- Rechnungsversand: Die Faktura wird dem Kunden übermittelt – digital oder in Papierform.
- Dokumentation: Die Rechnung wird intern archiviert und in der Buchhaltung verbucht.
Besonders im Rahmen der Kleinunternehmer-Regelung gelten spezielle Vorgaben, etwa der Verzicht auf Ausweis der Umsatzsteuer.
Vorfakturierung und Nachfakturierung
Die Fakturierung kann zeitlich variieren:
- Vorfakturierung: Die Rechnung wird vor der Leistungserbringung gestellt. Häufig bei Vorauszahlungen oder projektbasierten Dienstleistungen.
- Nachfakturierung: Die Rechnung erfolgt nachträglich, wenn der Leistungsumfang erst im Nachhinein genau bestimmt werden kann.
Beide Varianten sind zulässig, sofern sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen und transparent dokumentiert werden.
Rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben
Jede Faktura muss bestimmte Elemente enthalten, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Diese sind im UStG geregelt. Zu den Pflichtangaben zählen unter anderem:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung und -zeitraum
- Nettobetrag, Umsatzsteuer (sofern nicht befreit), Bruttobetrag
Fehlende oder fehlerhafte Angaben können zu Problemen bei der Vorsteuerabzugsfähigkeit führen oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Fakturierung und Rechnungsstellung?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Fakturierung beschreibt jedoch den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung, während Rechnungsstellung meist nur den Akt des Ausstellens meint.
Wie lange muss eine Faktura aufbewahrt werden?
Unternehmen müssen Rechnungen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren, um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.
Darf eine Rechnung per E-Mail verschickt werden?
Ja, eine Faktura kann elektronisch übermittelt werden. Sie muss jedoch alle Pflichtangaben enthalten und in einem lesbaren Format (z. B. PDF) vorliegen.
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