Vorsteuer und Vorsteuerabzug

Grundsätzlich gilt, dass die Umsatzsteuer, die auf Waren oder Dienstleistungen erhoben wird, vom privaten Endverbraucher zu tragen ist. Wenn jedoch einem Unternehmen von einem anderen Unternehmen im Zusammenhang mit einer Lieferung oder Leistung eine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird, kann das Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die sogenannte Vorsteuer erstattet bekommen. Durch den Vorsteuerabzug haben Unternehmen die Möglichkeit, die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen.

Definition: Was ist die Vorsteuer?

Mit Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen an ihre Lieferanten oder Dienstleister zahlen. Unter der Voraussetzung, dass das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann sich das Unternehmen die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Dadurch gleichen sie die an den Lieferanten oder Dienstleister gezahlte Umsatzsteuer und die vom Finanzamt erstattete Vorsteuer im Endeffekt wieder aus. In der Buchhaltung werden diese Beträge auf den sogenannten Vorsteuerkonten erfasst.

Für die Vorsteuer gelten die Steuersätze, die auch für die Umsatzsteuer gelten:

• Regelsteuersatz von 19 Prozent
• Ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent

Was bedeutet Vorsteuerabzug?

Vorsteuerabzug bedeutet, dass Unternehmen die eingenommen Umsatzsteuer mit der an Lieferanten bzw. Dienstleister gezahlten Vorsteuer verrechnen können. Eine Erstattung der Vorsteuer durch das Finanzamt ist aber nur möglich, wenn ein „Vorsteuerüberhang“ besteht – das heißt, wenn das Unternehmen mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hat. Der Vorsteuerabzug erfolgt über die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Gesetzlich geregelt ist der Vorsteuerabzug in den §§ 15, 15a Umsatzsteuergesetz (UStG).

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, sind grundsätzlich auch vorsteuerabzugsberechtigt. Mit anderen Worten: Wer selbst Waren oder Dienstleistungen verkauft und infolgedessen Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, kann auch gezahlte Vorsteuer geltend machen. Der Umsatzsteuersatz ergibt sich aus der jeweiligen Eingangsrechnung.

Kleinunternehmer sind aufgrund einer speziellen Regelung nicht umsatzsteuerpflichtig. Das heißt: Kleinunternehmer weisen in der Regel in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer aus. Somit sind sie auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Allerdings haben Kleinunternehmer die Möglichkeit, eine sogenannte Regelbesteuerung zu beantragen. Regelbesteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer in den Ausgangsrechnungen ausgewiesen wird. In diesem Fall besteht dann auch die Berechtigung, den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Neben Kleinunternehmern sind folgende Personen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt:

• Privatpersonen
• Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Ärzte.

In welchen Fällen kann die Vorsteuer abgezogen werden?

• Wenn Umsatzsteuer für Lieferungen oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen erhalten bzw. in Anspruch genommen hat, angefallen ist
• Für Leistungen im Sinne von § 13b Abs. 1 UStG, wodurch Umsatzsteuer beim Leistungsempfänger angefallen ist (Reverse-Charge-Verfahren)
• Umsatzsteuerzahlungen, die in Folge von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften entstanden sind
• Wenn Einfuhrumsatzsteuer für Waren aus dem Ausland fällig wurde.
• Umsatzsteuer, die im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Erwerbs von Gegenständen für das Unternehmen angefallen ist, sofern der innergemeinschaftliche Erwerb vom Inland aus in Auftrag gegeben wurde.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug kann entweder über die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder im Rahmen der Umsatzsteuererklärung erfolgen. Beim Vorsteuerabzug wird ein Saldo gebildet: Bei höherer Umsatzsteuer ergibt sich die Umsatzsteuer-Zahllast und bei höherer Vorsteuer ein Vorsteuerüberhang. Für Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, gibt es gemäß §§ 59–61a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ein besonderes Verfahren zur Vergütung der Vorsteuerbeträge, die sogenannte Vorsteuervergütung.

Die Vorsteuer darf erst dann abgezogen werden, wenn die Leistung bereits erfolgt ist und wenn der vorsteuerabzugsberechtige Unternehmer eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten hat. Entscheidend ist dabei nicht der Zeitpunkt der Bezahlung, sondern der jeweilige Besteuerungszeitraum.

Dazu folgendes Beispiel: Wurde im Mai 2026 ein Ware geliefert und ebenfalls im Mai die Rechnung gestellt, dann liegen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug im Monat Mai vor, auch wenn die Rechnung erst im Juni bezahlt wird. Die Vorsteuer ist somit in diesem Beispiel im Voranmeldungszeitraum Mai abziehbar.

Nachweis für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind vom Arbeitgeber zu dokumentieren bzw. durch Belege nachzuweisen.

Für die von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auf eine Warenlieferung oder Dienstleistung gilt die vom Lieferanten oder Dienstleister ausgestellte Rechnung als Nachweis. Für die sogenannte Einfuhrumsatzsteuer gilt ein zollamtlicher Beleg, z. B. der Abgabenbescheid, als Nachweis oder ein vom zuständigen Zollamt bescheinigter Ersatzbeleg.

Reise- und Übernachtungskosten

Auch für Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise anfallen, ist ein Vorsteuerabzug möglich. Die Vorsteuerbeträge, die sich auf Dienstreisen ergeben, sind grundsätzlich abziehbar, soweit es sich um Verpflegungskosten, Übernachtungskosten oder um Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals handelt.

Welche Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit der Vorsteuer zu beachten sind

Unternehmer haben im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug bestimmte Aufzeichnungspflichten. Folgendes muss vom Unternehmer dokumentiert werden:

• Die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die für das eigene Unternehmen ausgeführt wurden, sowie die dafür anfallende Steuer
• Die Entgelte und Vorsteuerbeträge aus Vorauszahlungen – im Rahmen der Mindest-Ist-Versteuerung
• Die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen sowie die Einfuhrumsatzsteuer
• Die Bemessungsgrundlagen aus innergemeinschaftlichen Erwerben sowie die Erwerbssteuer
• Beim Reverse-Charge-Verfahren muss der Leistungsempfänger die Angaben dokumentieren, die ansonsten der Leistungserbringer machen muss

In den Fällen, in denen eine nur teilweise Vorsteuerabzugsberechtigung besteht, müssen die Vorsteuerbeträge aus den Aufzeichnungen eindeutig und leicht nachprüfbar zu erkennen sein, die den zum Vorsteuerabzug berechtigenden Umsätzen ganz oder teilweise zuzurechnen sind.

Vorsteuerabzug bei Unternehmensgründungen

Grundsätzlich fallen Existenzgründer unter die Kleinunternehmerregelung – vorausgesetzt, dass die Gründung die erste unternehmerische Tätigkeit der jeweiligen Person ist. Aufgrund der Anfangsinvestitionen, die bei Existenzgründungen in der Regel notwendig sind, kann es sich jedoch lohnen, die Regelbesteuerung zu beantragen, um auch die Vorsteuer geltend machen zu können. Dann kann ein Vorsteuerabzug für die Kosten erfolgen, die im Zusammenhang mit der Unternehmensgründung anfallen – wie zum Beispiel für den Kauf von Büromaterial und Hardware oder für Honorare, die an Unternehmensberater gezahlt werden.

FAQ für Vorsteuer

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, kann es diese mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.

Wann bekommt man die Vorsteuer vom Finanzamt zurück?

Eine Erstattung erfolgt, wenn die gezahlte Vorsteuer höher ist als die eingenommene Umsatzsteuer. Dieser sogenannte Vorsteuerüberhang wird über die Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt.

Kann man die Vorsteuer auch vor der Bezahlung einer Rechnung abziehen?

Ja. Entscheidend ist nicht der Zeitpunkt der Bezahlung. Die Vorsteuer kann abgezogen werden, wenn die Leistung erfolgt ist und eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt.