Die digitale Lohnabrechnung gehört zu den sensibelsten Bereichen im Unternehmen. Hier laufen jeden Monat hochvertrauliche Daten zusammen. Gleichzeitig steigt der Druck: mehr Automatisierung, mehr Remote Work, mehr gesetzliche Anforderungen. Für Entgeltabrechner:innen bedeutet das: Datensicherheit ist kein Extra, sondern ein tägliches Muss. Dieser Leitfaden zeigt dir verständlich, praxisnah und Schritt für Schritt, worauf es heute wirklich ankommt – vom sicheren PDF über KI bis Zero Trust.
1. Datenschutz oder Datensicherheit – was ist der Unterschied?
Viele verwenden beide Begriffe synonym – dabei gibt es einen entscheidenden Unterschied:
- Datenschutz regelt, wer welche personenbezogenen Daten verarbeiten darf und auf welcher rechtlichen Grundlage (z. B. Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht).
- Datensicherheit umfasst alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff schützen.
Kurz gesagt: Datenschutz ist das Warum. Datensicherheit ist das Wie.
Für Entgeltabrechner:innen heißt das: Selbst wenn du Daten korrekt verarbeitest, musst du zusätzlich sicherstellen, dass sie technisch geschützt sind – auf dem Weg, bei Speicherung und im Zugriff.
Warum das wichtig ist:
Gehaltsdaten, Steuer-ID, Familienstand oder Krankenkasse gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Gelangen sie in falsche Hände, drohen Bußgelder, Reputationsschäden und Vertrauensverlust.
2. Warum ist Datensicherheit in der Lohnabrechnung so wichtig?
Die Lohnabrechnung ist einer der sensibelsten HR-Bereiche. Schon eine falsch adressierte E-Mail oder ein ungeschütztes PDF kann eine meldepflichtige Datenschutzverletzung sein.
Da Entgeltabrechner:innen täglich mit vertraulichen Daten arbeiten, entstehen Risiken oft aus kleinen Alltagsfehlern z. B. über alte Verteilerlisten, unverschlüsselte Dateien oder private Geräte im Homeoffice.
Typische Risiken im Payroll-Alltag sind zum Beispiel:
- Versand der Abrechnung an falsche Empfänger
- Speicherung auf unverschlüsselten Laufwerken oder USB-Sticks
- Nutzung privater Geräte ohne Schutz (BYOD)
- Phishing-Mails oder manipulierte Anhänge
- Ungesicherte WLAN-Verbindungen im Homeoffice
Diese Beispiele zeigen, wie schnell im Alltag etwas passieren kann und wie groß die Auswirkungen sein können, wenn sensible Daten ungeschützt sind. Damit genau das nicht passiert, verfolgt Datensicherheit klare Ziele, die den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung absichern.
2.1. Ziele der Datensicherheit
Damit so etwas nicht passiert, verfolgt Datensicherheit vier klare Ziele:
- Vertraulichkeit: Nur befugte Personen dürfen Daten einsehen.
- Integrität: Daten bleiben vollständig und unverändert.
- Verfügbarkeit: Daten stehen zuverlässig bereit, z. B. für Prüfungen.
- Nachhaltigkeit: Green-IT-Lösungen und sichere Cloudsysteme gewinnen an Bedeutung.
Merke:
Jede technische Vereinfachung (Cloud, KI, Automatisierung) muss immer auch ein Sicherheitskonzept enthalten.
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3. Gesetzlicher Rahmen: DSGVO, BDSG und neue EU-Vorgaben
Die DSGVO und das BDSG bilden das Fundament der Datensicherheit.
Sie verpflichten Unternehmen, personenbezogene Daten über ihren gesamten Lebensweg zu schützen – von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Löschung.
Für die Entgeltpraxis bedeutet das:
- Systeme (Software, Cloud, Portale) müssen DSGVO-konform sein.
- Zugriffe folgen dem „Need-to-know“-Prinzip.
- Änderungen, Abrufe und Löschungen müssen dokumentiert werden (Audit-Trail).
- Prozesse müssen prüfungssicher und nachvollziehbar sein.
Diese Grundpflichten gelten schon heute für alle Unternehmen. Doch die Anforderungen steigen weiter: Auf europäischer Ebene werden aktuell zusätzliche Sicherheits- und Transparenzstandards eingeführt, die auch die Entgeltabrechnung betreffen. Besonders Systeme mit digitalen Workflows, Cloud-Anbindungen oder KI-gestützten Funktionen müssen diese neuen Vorgaben erfüllen.
Das bedeutet: Entgeltabrechner:innen sollten wissen, welche Regelungen jetzt neu dazukommen – und was das für ihren Arbeitsalltag konkret bedeutet.
3.1. Neue EU-Vorgaben ab 2024/25:
- NIS2-Richtlinie: stärkt europaweit die IT-Sicherheit durch höhere Anforderungen an das IT-Sicherheitsmanagement.
- EU-KI-Verordnung (AI Act): schreibt vor, wie KI im HR-Bereich sicher eingesetzt werden darf. Die Entscheidungen müssen dabei nachvollziehbar sein.
- Hinweisgeberschutzgesetz: verlangt sichere Kommunikationswege im Unternehmen.
Wichtig:
Du musst nicht IT-Profi sein aber auch ohne IT-Hintergrund sollten Payroll-Mitarbeitende verstehen, welche Datenflüsse im System laufen und wer darauf zugreifen darf.
4. Datensicherheit in der Praxis: Worauf Entgeltabrechner:innen achten sollten
Datensicherheit klingt oft technisch – betrifft aber den Payroll-Alltag ganz konkret. Viele Sicherheitslücken entstehen nicht durch komplexe Hackerangriffe, sondern durch ganz einfache Routinen: ein ungeschütztes PDF, ein falscher Klick, eine Datei am falschen Speicherort.
Damit dir das nicht passiert, findest du hier die wichtigsten Bereiche, in denen Datensicherheit für Entgeltabrechner:innen praktisch umgesetzt werden muss. Vom richtigen Datei-Format über sicheren Versand bis hin zu Zugriffsrechten und Genehmigungen.
4.1 Format & Speicherung sicher gestalten
Die Lohnabrechnung wird standardmäßig im PDF/A-Format ausgegeben – unveränderbar und rechtssicher (§ 108 GewO). Damit daraus kein Sicherheitsrisiko wird gilt es folgendes zu beachten:
- PDF immer passwortschützen
- sichere Cloudspeicherung (EU-Server, ISO 27001)
- tägliche Backups einrichten
- Zero-Trust-Prinzip: Jeder Zugriff muss authentifiziert werden
Viele Lohnprogramme verschlüsseln bereits automatisch. Prüfe aber trotzdem, wo Daten gespeichert werden und wie lange, und wer darauf zugreifen kann.
4.2 Versand & Zugriff schützen
Der sicherste Weg zur digitalen Gehaltsabrechnung ist ein Mitarbeiterportal. Hier loggen sich Beschäftigte selbst ein per Passwort und idealerweise Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das verhindert, dass du versehentlich Daten ungeschützt versendest. Eine der häufigsten Fehlerquellen in HR.
Wenn du weiterhin den Versand per E-Mail bevorzugst, solltest du folgendes beachten:
- mindestens TLS, ideal Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- sichere Systeme wie S/MIME oder PGP
Tipp:
Für kleinere Unternehmen gibt es spezialisierte Anbieter, die den verschlüsselten Versand komplett übernehmen. Das ist oft sicherer und einfacher als die eigene E-Mail-Lösung.
4.3 Zustimmung der Mitarbeitenden
Digitale Lohnabrechnungen dürfen nur mit Einwilligung versendet werden. Diese sollte am besten im Onboarding schriftlich oder digital dokumentiert werden.
Wichtig:
Auch beim Versand an die private E-Mail-Adresse müssen alle Sicherheitsanforderungen erfüllt sein.
5. Datensicherheit und KI: Chancen und Risiken
KI unterstützt heute bei Plausibilitätsprüfungen, Fehlererkennung und automatisierten Analysen. Payroll profitiert davon – aber nur bei sicherem Einsatz.
Worauf du achten musst:
- KI nur mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten trainieren
- KI-Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein
- Tools müssen DSGVO-konform zertifiziert sein
- KI kann Datensicherheit erhöhen, indem sie ungewöhnliche Zugriffe erkennt
Beachte: KI ist eine Assistenz – nicht die finale Entscheidungsinstanz.
6. Neue Risiken: Cyberangriffe, Homeoffice & BYOD
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich massiv verändert und damit auch die Risiken. Homeoffice, mobile Geräte und vernetzte Tools machen die Entgeltabrechnung flexibler, aber auch anfälliger für Angriffe. Damit Payroll-Daten geschützt bleiben, müssen Sicherheitsregeln heute überall greifen. Im Büro, zu Hause und unterwegs.
Gefahren im Überblick:
- ungesicherte private Geräte
- öffentliches WLAN
- unverschlüsselte USB-Sticks
- sichtbare Dokumente im Homeoffice
- Phishing & Social Engineering
So schützt du dich:
- sensiblen Daten nie auf privaten Geräten speichern
- nur Unternehmensgeräte + VPN nutzen
- regelmäßige Passwortwechsel und MFA
- Sicherheitsbewusstsein im Team fördern
7. Datensicherung im Alltag: 5 Praxistipps
Datensicherheit steht und fällt mit dem täglichen Handling von sensiblen Daten. Auch kleine Routinen entscheiden darüber, ob Systeme stabil bleiben oder ob Sicherheitslücken entstehen. Diese fünf kompakten Praxistipps helfen dir, Risiken im Payroll-Alltag schnell und wirksam zu minimieren:
- Automatische Backups – täglich & extern
- Zugriffsrechte regelmäßig kontrollieren
- Updates sofort installieren
- Änderungen & Löschungen dokumentieren
- Awareness stärken: Phishing, USB, Screensharing
8. Datensicherheit in Deutschland: Verantwortung mit Zukunft
Deutschland gehört bei Datenschutz und Datensicherheit weltweit zur Spitze und die Anforderungen steigen weiter. Digitale HR-Systeme, Cloudlösungen und KI verändern, wie Entgeltabrechnung funktioniert. Wer heute die Zusammenhänge versteht, ist morgen nicht nur sicher, sondern auch fachlich einen Schritt voraus.
Zukünftige Entwicklungen:
- Zero-Trust-Security in HR-Systemen
- tiefere Verzahnung von HR & IT
- automatisierte, prüfungssichere Audit-Trails
- nachhaltige, sichere Cloud-Lösungen (Green Cloud)
9. Datensicherheit ist Teamsache
Datensicherheit in der Lohnabrechnung ist kein technisches Detail, sondern ein Bestandteil professioneller Entgeltarbeit. Sie sorgt dafür, dass Prozesse stabil laufen, Mitarbeitende geschützt sind und Prüfungen sicher bestanden werden.
Für Entgeltabrechner:innen bedeutet das: Wer Sicherheitsanforderungen kennt und im Alltag zuverlässig umsetzt, arbeitet nicht nur gesetzeskonform, sondern verschafft sich auch selbst mehr Sicherheit im täglichen Doing. Ein klarer Blick auf Datenflüsse, Zugriffsrechte und sichere Tools macht die Abrechnung effizienter – und verhindert viele typische Fehler, bevor sie entstehen.
Damit wird Datensicherheit zu einer Kompetenz, die sowohl das Unternehmen stärkt als auch die eigene fachliche Rolle. Wer hier gut aufgestellt ist, arbeitet ruhiger, souveräner und zukunftsfähiger.
10. 5-Minuten-Checkliste: Datensicherheit für Entgeltabrechner:innen
Zugriff sichern
- Hast du aktuelle Zugriffsrechte geprüft?
- MFA aktiv?
Dokumente schützen
- Sind alle PDF-Abrechnungen passwortgeschützt?
- Speicherung nur auf sicheren EU-Servern?
Versand prüfen
- Versand nur über Portal oder verschlüsselte E-Mail?
Geräte absichern
- VPN aktiv?
- Keine privaten Geräte für Firmendaten?
Prozesse dokumentieren
- Änderungen dokumentiert?
- Backups vollständig?
11. Do’s & Don’ts im Payroll-Alltag
Do’s
✔ sichere Passwörter + Passwortmanager
✔ 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren
✔ Daten nur in sicheren HR-Systemen speichern
✔ PDF/A & Passwortschutz nutzen
✔ regelmäßige Awareness-Schulungen
✔ immer die aktuellsten Updates installieren
Don’ts
✘ Lohnabrechnungen unverschlüsselt versenden
✘ private Geräte oder Speichersticks nutzen
✘ PDFs lokal auf dem Desktop speichern
✘ Daten per WhatsApp oder ungesicherte Tools teilen
✘ Auf „ungewöhnliche“ E-Mails unüberlegt reagieren
