Werkstudenten und Werkstudentinnen beschäftigen

Jung, dynamisch und motiviert: Werkstudierende sind eine Bereicherung für jedes Team und aufgrund geringer Lohnnebenkosten eine kostengünstige Beschäftigungsform. Aber Vorsicht: Für die sozialversicherungsrechtliche Sonderstellung von Werkstudierenden gelten klare Regeln – und der Studentenstatus allein reicht für eine korrekte Entgeltabrechnung nicht aus. Wir zeigen dir, was es mit dem Werkstudentenprivileg auf sich hat und wie du Werkstudentinnen und Werkstudenten richtig abrechnest, ohne Nachzahlungen zu riskieren.

Was ist ein Werkstudent?

Werkstudenten bzw. Werkstudentinnen sind immatrikulierte Studierende, die neben ihrem Studium in einem Angestelltenverhältnis arbeiten. In der Vorlesungszeit arbeiten sie maximal 20 Stunden pro Woche; in den Semesterferien gelten besondere Regeln. Für Arbeitgeber ist diese Beschäftigungsform wegen der günstigen sozialversicherungsrechtlichen Behandlung besonders attraktiv.

Voraussetzungen für Werkstudierende

• Die Person ist als ordentliche:r Studierende:r an einer Fachschule oder Hochschule immatrikuliert.
• Während der Vorlesungszeit dürfen Studierende maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten. Für diese Beschäftigungsform ist maßgeblich, dass das Studium im Vordergrund steht.
• Wer bereits länger als 25 Semester studiert und alle erforderlichen Leistungsnachweise erbracht hat, gilt nicht mehr als Werkstudent (auch bei bestehender Immatrikulation).

Unterschied: Werkstudent, Minijobber, Praktikant

Du möchtest eine:n Werkstudent:in, Minijobber:in oder Praktikant:in einstellen, weißt aber noch nicht genau, worin sich diese Beschäftigungsformen unterscheiden? Die folgende Tabelle bietet dir einen schnellen Überblick:

Was ist das Werkstudentenprivileg?

Das Werkstudentenprivileg regelt, dass ordentliche Studierende bei einer Beschäftigung während ihres Studiums von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit sind. Ihr Versicherungsschutz erfolgt in der Regel über die studentische Krankenversicherung oder die Familienversicherung. Lediglich in der Rentenversicherung besteht für Werkstudierende eine Beitragspflicht.

Die Höhe des Arbeitsentgelts spielt für die Versicherungsfreiheit keine Rolle, solange es über der Geringfügigkeitsgrenze liegt. Wichtig ist nur, dass die 20-Wochenstunden-Grenze in der Vorlesungszeit nicht überschritten wird. Diese Bedingung stellt sicher, dass die Werkstudierenden ihr Studium als Haupttätigkeit verfolgen und der Werkstudentenjob nur eine Nebentätigkeit darstellt.

In den Semesterferien dürfen Werkstudierende mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Das Werkstudentenprivileg bleibt jedoch nur bestehen, wenn die Studierenden höchstens 26 Wochen im Jahr über diese Grenze kommen. Wird diese Grenze überschritten, gilt der: die Studierende als reguläre:r Arbeitnehmer:in mit voller Sozialversicherungspflicht.

Sozialversicherung: welche Beiträge fallen an?

Arbeitgeber zahlen für Werkstudenten keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung – das Arbeitsentgelt ist in diesen Zweigen komplett beitragsfrei. Eine Ausnahme bildet die gesetzliche Rentenversicherung. Hier beträgt der Arbeitgeberanteil 9,3 Prozent.

Was kostet ein Werkstudent?

Die Kosten für Werkstudierende setzen sich aus Bruttogehalt und Rentenversicherungsbeitrag zusammen:

• Das Bruttogehalt ist frei verhandelbar, muss aber mindestens dem gesetzlichen Mindestlohn entsprechen – seit 2026 beträgt dieser 13,90 Euro pro Stunde. Nehmen wir an, du beschäftigst einen Werkstudenten zum Mindestlohn für 15 Stunden pro Woche: Das monatliche Bruttogehalt liegt in diesem Fall bei 834 Euro (15 * 13,90 *4).
• Der Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung beträgt 9,3 Prozent des Bruttogehalts. In unserem Beispiel ergeben sich Beitragskosten in Höhe von: 834 Euro * 9,3 Prozent = 77,56 Euro

Die Gesamtkosten für unsere Beispielrechnung liegen demnach bei: 911,56 Euro pro Monat.

Welche Steuern musst du für Werkstudierende abführen und wie hoch ist der Steuerfreibetrag?

Werkstudierende sind grundsätzlich steuerpflichtig. Lohnsteuer fällt aber nur an, wenn die Jahreseinkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit den Steuerfreibetrag von 12.348 Euro (2026) übersteigen. Ist das der Fall, musst du Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Anteil einbehalten und ans Finanzamt abführen.

Info: Steuerklasse als Werkstudent

Werkstudierende gehören meist der Steuerklasse 1 an. Das ändert sich erst, wenn der:die Werkstudent:in heiratet oder Kinder hat. Hat der:die Werkstudierende mehr als einen Job, fällt er:sie in Steuerklasse 6.

Das musst du bei der Entgeltabrechnung beachten

Diese Informationen brauchen Entgeltabrechner

Auch wenn keine Lohnsteuer anfällt, müssen Werkstudierende über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) angemeldet werden. Dafür müssen Werkstudierende zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses folgende Angaben machen:

• Steueridentifikationsnummer,
• Geburtsdatum und
• Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.

Achtung: Nachweis Studierendenstatus

Werkstudenten müssen zu jedem Semesterbeginn eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung vorlegen. Arbeitgeber können – und sollten – diese mindestens einmal pro Semester anfordern und dokumentieren, dass die Voraussetzungen des Werkstudentenprivilegs zum Zeitpunkt der Beschäftigung erfüllt sind.

Diese Meldevorschriften müssen Arbeitgeber beachten

Für Werkstudierende gelten die üblichen Meldevorschriften. Arbeitgeber müssen sie bei der zuständigen Krankenkasse an- und abmelden sowie Jahres- und Unterbrechungsmeldungen erstellen. Da Werkstudierende in der Regel nur rentenversicherungspflichtig sind, erfolgt die Anmeldung unter Personengruppe 106 und Beitragsgruppenschlüssel 0-1-0-0.

Was gilt im Urlaubssemester?

Legt ein:e Werkstudent:in ein Urlaubssemester ein, muss er:sie den Arbeitgeber unverzüglich informieren. Wird das Arbeitsverhältnis trotzdem fortgeführt, entfällt das Werkstudentenprivileg – auch wenn die Immatrikulation weiterhin besteht. Es gelten die allgemeinen versicherungsrechtlichen Regelungen für Arbeitnehmer:innen: Kranken-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung werden wieder beitragspflichtig.

Was passiert, wenn der Werkstudentenstatus endet bzw. bei Exmatrikulation?

Der Werkstudentenstatus endet mit Ablauf des Monats, in dem der:die Studierende das offizielle schriftliche Ergebnis seiner Prüfungsleistung erhält. Das kann z. B. in Form einer Ausstellung bzw. Übermittlung eines vorläufigen Zeugnisses oder der Information über die Abholmöglichkeit des Zeugnisses erfolgen. Es kommt also nicht auf den Tag an, an dem das endgültige Zeugnis überreicht wird.

Mit Ende des Werkstudentenstatus wechseln Studierende zur vollen Sozialversicherungspflicht und werden als reguläre Arbeitnehmer:innen eingestuft.

Was gilt bei mehreren Jobs?

Haben Werkstudierende mehr als einen Job, werden alle wöchentlichen Arbeitsstunden zusammengerechnet, um die Versicherungsfreiheit zu prüfen. Das Werkstudentenprivileg gilt nur, wenn die Gesamtarbeitszeit über alle Beschäftigungen regelmäßig nicht mehr als 20 Stunden pro Woche beträgt.

Abrechnungsschritte in der Praxis

Für die Lohnabrechnung eines Werkstudenten gehst du wie folgt vor: