8 einfache Word-Tipps, die Ihren Büroalltag erleichtern

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Microsoft Word gehört seit vielen Jahren zum Standard in Firmen weltweit, wenn es um zuverlässige Textverarbeitung geht. Die Software wurde von Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt, sodass Word inzwischen weit mehr als nur das Texteschreiben ermöglicht. Doch bei all der Fülle an Möglichkeiten verlieren wir häufig den Blick für die ganz einfachen Tricks, die uns beim Arbeiten mit Word viel Zeit sparen. Hier kommen deshalb unsere 8 genialen Word-Tipps für den Office-Alltag, die Sie unbedingt kennen sollten.

Tipp 1: Alles abspeichern

Wer täglich mit Word arbeitet, kennt das Problem: Es ist nicht nur eine Word-Datei geöffnet, sondern gleich zehn. Und an allen Dokumenten haben Sie gearbeitet, wollen nun Feierabend machen und die Daten sichern. Jetzt könnten Sie jedes Fenster einzeln schließen. Doch warum so zeitaufwändig?

Halten Sie einfach die Shift-Taste und klicken Sie auf das Menü „Datei”. Nun erscheint das Fenster mit „Alles Speichern“. Mit einem Klick haben Sie nun alle geöffneten Dateien auf einmal gespeichert. Um alle Dateien auf einmal zu schließen, halten Sie ebenfalls Shift gedrückt, klicken auf „Datei” und anschließend auf „Alles Schließen”.

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Tipp 2: Blindtext einfügen

Wer mit Agenturen zusammenarbeitet oder im Word-Dokument Platz für die Gestaltung lassen möchte, kann natürlich mit Return freie Flächen schaffen. Allerdings müssen Sie dann immer genau mitzählen, wie viele Absätze Sie gemacht haben und wissen dennoch nicht, wie viele Sätze in diesem Freifeld unterkommen. Erstellen Sie doch einfach einen Blindtext und das Problem ist gelöst!
Hierfür geben Sie direkt im Word Dokument z. B. Folgendes ein:

=rand(3,4)

Word setzt dann automatisch einen Blindtext an die vorgegebene Stelle. Die erste Zahl entspricht der Anzahl der Absätze, die zweite Ziffer steht für die Anzahl der Sätze pro Absatz.

Tipp 3: Die Position des Cursors markieren und dorthin zurückkehren

Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten ein mehrseitiges Dokument. Nun wollen Sie am Anfang eine Passage korrigieren und danach wieder an die Stelle zurückkehren, an der Sie zuvor gearbeitet haben. Gerade bei langen Dokumenten kann die Suche nach der richtigen Stelle müßig sein und ist häufig eine Fehlerquelle, weil unbearbeitete Passagen mitten im Text vergessen werden.

Word liefert eine einfache Lösung, denn das Tool speichert die letzten vier Cursor-Positionen. Um diese abzurufen, drücken Sie Shift und F5.

Tipp 4: Passwortgeschützte Word-Dokumente als RTF wiederherstellen

Sehr praktisch ist der Passwortschutz bei Word. Damit lassen sich Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen. Nun kann es jedoch sein, dass Sie eine solche Datei nachträglich noch einmal ändern wollen, aber das Passwort vergessen haben. Öffnen Sie in diesem Fall das Dokument und speichern Sie es als RTF-Datei ab. Der Passwortschutz ist dann aufgehoben. Die RTF-Datei wiederum können Sie erneut als Word-DOCX abspeichern und wie gewohnt verwenden.

Tipp 5: Rahmenlinie erstellen

Um einzelne Elemente in einem Dokument übersichtlich zu trennen, ohne eine Tabelle zu verwenden, bieten sich Rahmenlinien an. Diese lassen sich ganz einfach einfügen:
Tippen Sie drei Minuszeichen hintereinander und danach auf Enter, wird eine dünne Rahmenlinie im Dokument eingefügt. Drei Tiefstriche und Enter ergeben eine fette Rahmenlinie.

Tipp 6: Werden Sie zum Markiermagier

  • Vertikal markieren: Haben Sie schon einmal versucht, nur in vertikaler Richtung zu markieren, um Textteile auszuschneiden oder zu kopieren? Was mit der Maus schier unmöglich ist, ist mit einem simplen Trick supereinfach: Drücken Sie die ALT-Taste während des Markierens. Schon können Sie vertikale Bereiche auswählen. Das bietet sich an, wenn Sie z. B. eine Spalte in einem Tabulator-getrennten Text löschen wollen.
  • Absätze markieren: Um einen Absatz ganz schnell zu markieren, klicken Sie mit dem Cursor direkt vor den gewünschten Absatz, scrollen zum Ende, drücken Shift und klicken die linke Maustaste. Alternativ können Sie mit dem Cursor auch in einen Absatz drei Mal hintereinander klicken, um schnell einen kompletten Absatz zu markieren.

Tipp 7: Pfeile einfügen

Mit Pfeilen lassen sich Protokolle sinnvoll gliedern oder Aufzählungen optimieren. Dieser Trick fügt die Sonderzeichen pfeilschnell ein:
–> Daraus macht Word automatisch ein →
-> und Return ergibt eine Aufzählung mit dickem Pfeil
–> und Return ergibt eine Aufzählung mit dünnem Pfeil

Wichtig: Hierbei handelt es sich um die Standard-Autovervollständigen-Einstellungen in Word. Diese sollten Sie natürlich nicht verändern.

Tipp 8: Schriftgröße fix ändern

Sie möchten ohne langes Klicken die Schriftgröße verändern? Mit STRG+< wird der markierte Text kleiner, mit STRG+> vergrößern Sie die Schrift. Das Schöne daran: Die Vergrößerung/Verkleinerung wird innerhalb des markierten Bereichs auf alle Schriftarten und vorhandenen Schriftgrößen übertragen.

Fazit: Word hat noch viele weitere Tricks in petto

In der Regel nutzen wir nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die Microsoft Word bereithält, um unseren Büroalltag zu erleichtern. Mit diesen 8 Word-Tipps können Sie schon jetzt viel Zeit sparen.

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Über den Autor

Frank Schlicht

Produktmanager für persönliche und soziale Kompetenzen bei der Haufe Akademie.

Zur Themenübersicht Persönliche und soziale Kompetenzen

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