Agile Meetingformate – so werden Ihre Meetings effizienter

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Die digitale Transformation stellt gerade ältere Organisationen mit eingefahrenen Strukturen vor große Herausforderungen, denn oftmals setzt sie einen grundlegenden Wandel und ein verändertes Mindset im gesamten Unternehmen voraus. Um niemanden zu überfordern und alle mitzunehmen, gilt es, lieber kleine Schritte zu gehen, als direkt große Sprünge zu machen. Eine gute Gelegenheit die Prinzipien der Agilität im kleinen Rahmen zu testen und anzuwenden sind Online-Meetings. Denn Hand aufs Herz: Wie effizient sind Ihre Remote-Meetings? Wir alle kennen und fürchten diese scheinbar unendlichen Calls über Zoom oder Teams, bei denen man von Pontius zu Pilatus kommt und am Ende der Frust über die vergeudete Zeit größer ist als der Erkenntnisgewinn. Deshalb möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen, auf was es bei agilen Remote-Meetings ankommt, sodass Sie in Zukunft Ihre Video-Calls straffer und effektiver gestalten können.

Der erste Schritt auf dem Weg zu agileren Online-Meetings lautet zunächst ihre Grundprinzipien zu kennen und diese dann konsequent umzusetzen. Zwar existieren inzwischen verschiedene agile Meetingformate von „Daily“ bis „Lean Coffee“, doch sie alle basieren auf denselben vier Prinzipien, die sowohl für Präsenz- als auch für Online-Meetings gelten:

Die vier Grundprinzipien agiler Meetings

1. Prinzip: Timeboxing

Eine sehr strenge Deadline ist die Grundlage agiler (Online-)Meetings. Das bedeutet, dass sie pünktlich starten und enden. Zudem wird pro Thema ein fixer Zeitrahmen festgesetzt.

2. Prinzip: Teamwork

Agilität funktioniert nur bei gelebtem Teamwork. Deshalb muss der Moderierende sicherstellen, dass Relevantes vergemeinschaftet und geteilt wird. Das Streben nach einem gemeinsamen Zielverständnis im Team ist existentiell.

3. Prinzip: Fokussierung

Damit alle Beteiligten stets fokussiert bleiben, ist es enorm wichtig, dass der Moderierende immer wieder die Aufmerksamkeit auf den aktuellen Agendapunkt zurückführt. So können Seitthemen keinen Raum einnehmen.

4. Prinzip: Umsetzen von Machbarem

Statt Perfektes ausarbeiten zu wollen und sich im Klein-Klein zu verlieren, sollte das Augenmerk darauf liegen, Machbares zu verabschieden – verproben von kleinen, machbaren Schritten lautet die Devise.

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Moderationstools für agile Formate

Meetings oder Projektbesprechungen produzieren oftmals frustrierte Teilnehmer und kaum verwertbare Erkenntnisse. Man dreht sich im Kreis, kommuniziert herum und verfehlt das eigentliche Ziel. In Zeiten agiler Unternehmenswelten mit SCRUM, Kanban und Lean-Methodik geht es jedoch um Flexibilität unter Zeit- und Erfolgsdruck bei komplexen, meist interdisziplinären Fragestellungen. Das sprengt die Moderationen im klassisch-konservativen Format. Nachhaltige und tragfähige Lösungen können aber nur dann entstehen, wenn verschiedene Perspektiven und Expertisen integriert und genutzt werden. Dafür braucht es ein Toolset für das Moderieren im agilen Kontext und agile Moderationsformate!


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Wer hat an der Uhr gedreht? Zeit und Nerven sparen durch Timeboxing

Traditionelle Meetings können im schlimmsten Fall folgendermaßen ablaufen: Sie beginnen nicht pünktlich, drehen sich dann ewig im Kreis, ohne auf den Punkt zu kommen und dauern deshalb länger als eigentlich nötig. Um all diesen schlechten „Angewohnheiten“ entgegenzuwirken, arbeiten agile Meetings bevorzugt mit kurzen Formaten und einem festen Zeitrahmen. Dies gilt nicht nur für die Dauer des gesamten Meetings – jeder Aufgabe und jedem Thema der Besprechung sollte im Vorfeld eine bestimmte Zeitspanne zugeordnet werden. Aus diesem Grund ist die Erstellung einer Meeting-Agenda nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Das enge Timeboxing fordert die Teilnehmer:innen zum fokussierten Arbeiten und effektivem Austausch auf und hält alle Beteiligten in der Aufmerksamkeit – gerade online ein wichtiger Faktor. Ausufernden Diskussionen oder sinnlosen Debatten wird erst gar kein Raum geboten. Für das konsequente Timekeeping ist der Moderierende zuständig, der vor jedem Meeting klar benannt werden sollte.

Erfolgsfaktor Teamcommitment – Gemeinsam das Ziel im Blick

Agile Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass nicht die Interessen der einzelnen Teilnehmer:innen im Vordergrund stehen. Stattdessen sollte der Fokus stets auf der von jedem einzelnen empfundenen Verantwortung bezüglich des Team- und somit auch des Unternehmenserfolgs liegen. Um dies zu unterstützen, ist es wichtig, dass der Moderierende darauf achtet, dass die Teilnehmenden in ihren Beiträgen und Verantwortlichkeiten aktiv von sich im Sinne von „ich tue“ sprechen, statt sich passiv hinter einem „man sollte mal“ zu verstecken.

Zudem sollten gleich zu Beginn der Besprechung Grund und Ziel(e) genannt werden, um allen Beteiligten nochmals das „Warum“ des Meetings zu vergegenwärtigen. Auch dies fällt in den Aufgabenbereich des Moderierenden, ebenso die konkrete Zuordnung aller anstehenden Aufgaben an die zuständigen Personen zum Abschluss der Besprechung sowie die Anfertigung eines Protokolls, in dem die Aufgaben und Zuständigkeiten noch einmal schriftlich festgehalten werden. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Zusammensetzung der Meetingteilnehmer:innen: Erwiesenermaßen führt Dynamik und rascher Wechsel in der Gruppenkonstellation methodisch zu einem breiteren Wissensshare und schnellen, konsensorientierten Entscheidungen. Die Arbeitsgruppen zwischendurch immer mal wieder „durchzumischen“ kann frischen Wind grade in regelmäßige Besprechungen bringen. Außerdem sollten Sie sich die Frage stellen, ob es immer dieselben Gesichter sein müssen, oder ob es nicht vielleicht sinnvoll ist, auch mal Mitarbeitende aus ganz andren Bereichen zu den Meetings einzuladen. Dies kann manchmal neue, ungeahnte Denkanstöße und geben und neue Blickwinkel eröffnen.

Agilität beginnt im Kopf – „GEMO“ und „Done is better than perfect“

Agile Formate fokussieren auf das, was umsetzbar ist, statt perfekte Ergebnisse und Lösungen zu erarbeiten, die nicht auf die Straße gebracht werden, weil sie sich überholen. Agile Unternehmenskulturen haben das Prinzip des schnellen Ergebnisses verankert, das den Kunden zeitnah zufriedenstellt. Gleiches gilt für agile Remote-Meetings.

Das „GEMO“-Prinzip

Grundvoraussetzung für die Umsetzung dieser agilen Haltung und Vorgehensweise ist, dass alle Beteiligten den Mut haben, Entscheidungen nach dem sogenannten „GEMO“-Prinzip zu treffen: Wird ein Ergebnis als „good enough to move on“ bewertet, ist es ineffizient, in weitere Optimierungsmaßnahmen zu investieren.
Basis hierfür ist, dass alle Mitarbeiter das Wertesystem des Unternehmens verinnerlicht haben und dass sie wissen, nach welchem Maßstab sie den Reifegrad eines Ergebnisses beurteilen.

„Done is better than perfect“

Agile Formate sind mehr als nur schneller oder hipperes methodisches Agieren. Sie nutzen Iterative Schleifen und verfolgen den Ansatz „Done is better than perfect“ – verfügen also über ein anderes Mindset. Der Kern des „Done is better than perfect“-Prinzips ist das frühzeitige Prototyping mit Test. Das bedeutet, dass der Kunde bereits einen noch nicht perfekt ausgearbeiteten Prototyp oder Entwurf zur ersten Einschätzung bekommt. Dies hat den Vorteil, das eventuelle Fehlentwicklungen oder Missinterpretationen frühzeitig erkannt werden und neue Anforderungen eingearbeitet werden können, was den Entwicklungsprozess erheblich beschleunigt.

Zugleich steigert diese Vorgehensweise die Kundenzufriedenheit. Damit das „Done is better than perfect“-Prinzip wirklich funktionieren kann, bedarf es allerdings eines neuen Mindsets aller Beteiligten: Oft tun sich Unternehmen schwer Befindlichkeiten bezüglich Kritik und Fehlern zu überwinden. Ein frühes Feedback zu einem Prototyp, beziehungsweise (noch) nicht perfekten Entwurf wird eingeholt, um zeitnah zu erkennen, ob man sich auf einem guten Weg befindet oder eventuell noch einmal komplett neu starten muss, ob Informationen fehlen oder die Fragestellung überarbeitet werden muss. Diese sogenannte „Iterative Schleife“ muss geübt werden – sowohl auf Seite des Feedback-Gebers als auch beim Feedback-Nehmer. Das Ziel ist eine möglichst kurze Feedbackschleife, damit der Prozess möglichst schnell angepasst werden kann. Agile Formate bieten also idealerweiseeine Three in One – Lösung, die aus folgenden Schritten besteht:

  1.  Kreatives entwickeln
  2.  vergemeinschaften/sharen
  3. auswählen/entscheiden

Fazit:
Konsequent umgesetzt haben agile (Online)-Meetings das Potenzial, zähe Schritte im Moderationsprozess zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Das spart Zeit und Nerven bei allen Beteiligten und verspricht schnellere und zugleich zufriedenstellende Ergebnisse.

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Über den:die Autor:in

Tanja Frei

M.A. Sozialwissenschaft/Systemische Beratung, Psychologiestudium, Pharmazietechnik. Trainer, Coach, Moderator (Präsenz/virtuell/agil), zert. Wirtschafts-Mediatorin, OE-Berater, NLP-Master. Professional SCRUM Master, Assessor AC für Executives. Eigene Vertriebs-/Führungserfahrung in der Industrie. Außerdem ist Tanja Frei Fachautorin.

Zur Themenübersicht Persönliche und soziale Kompetenzen

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