Die Informationsflut im Büro meistern: 5 Soforthilfe-Tipps

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E-Mails, Nachrichten auf WhatsApp und Werbung auf Twitter, Facebook und im TV: Im Berufs- wie auch im Privatleben sind wir tagtäglich ganzen “Informationslawinen” ausgesetzt. Kein Wunder also, dass es bei dieser Datenflut schwerfällt, Wichtiges vom Unwichtigen zu unterscheiden und sich mit voller Aufmerksamkeit einer Aufgabe zu widmen – es lauern schlicht zu viele Ablenkungen rechts und links des Wegs. Die negative Folge: Aufmerksamkeitsstörungen. Diese äußern sich unter anderem durch unbeständiges, ineffizientes Arbeiten, Vergessen von Teilaufgaben und unvollständigen Arbeitsergebnissen und werden oft von psychischer Erschöpfung begleitet.

Bei einer Reizüberflutung werden Aufgaben, die nicht schnell erledigt werden, immer wieder unterbrochen und eine andere Sache in Angriff genommen (zumindest, bis die nächste E-Mail kommt). Konzentriertes Arbeiten wird zunehmend schwieriger. Ein Teufelskreis, denn während die Arbeitsleistung sinkt, wächst der Druck von außen.

Deshalb hier 5 hilfreiche Tipps, die eigene Aufmerksamkeit zu fördern und Ihre Effizienz zu stärken:

1. Bringen Sie gleich morgens eine wichtige Aufgabe voran

Ein echter Geheimtipp! Die meisten stürzen sich gleich morgens ins Tagesgeschäft und sind schnell frustriert, wenn zu den unerledigten Aufgaben des Vortages noch 50 neue E-Mails hinzukommen. Versuchen Sie folgende Alternative: Fangen Sie morgens mit einer wichtigen Aufgabe an, die Sie vielleicht am Abend zuvor schon definiert haben. Nehmen Sie sich 30 bis 60 Minuten Zeit und schaffen Sie sich ein Erfolgserlebnis. Und dann erst tauchen Sie in das tägliche Chaos hinein.

2. Schaffen Sie tagsüber Freiräume für eine „Stille Stunde“

Mehrere Studien haben es bewiesen: Informationen effizient und erfolgreich zu bearbeiten, gelingt besonders dann, wenn es „störungsfreie“ Arbeitszeiten gibt. Kein Telefon, keine E-Mails, kein Klopfen an der Tür. Richten Sie sich solche Zeiten ein- oder zweimal die Woche ein. Tragen Sie diese Termine „mit sich selbst“ in den Kalender ein, kommunizieren Sie diese Zeiten mit den Mitarbeitern und Kollegen. Sie werden staunen, was Sie in einer ungestörten Stunde alles schaffen!

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Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit Telefonaten, E-Mails oder im Internet? Ständig prasseln neue Informationen auf Sie herein. Sie sollten stets auf dem aktuellen Wissensstand sein, in Gesprächen, Meetings oder Präsentationen aus Bergen von Infos schnell das Wesentliche erkennen und auf den Punkt bringen. Einfache Lese- und Gedächtnistechniken helfen Ihnen, diese „Informationsflut“ erfolgreich zu meistern. Sie werden Texte schneller erfassen, Informationen besser behalten, dabei Zeit einsparen und sich im Umgang mit Informationen sicherer und entspannter fühlen. So punkten Sie im Business.


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3. Sortieren Sie Ihre Aufgaben situationsbedingt

Die typische „To-Do“ ist eher demotivierend, zu lang und oft unpassend für Ihre Arbeitssituation. Sinnvoll ist es, Aufgaben so zu sortieren, dass sie optimal in Ihre persönliche Situation passen. Da Sie Ihren Computer als Hilfs-Datenbank nutzen können, ist es sehr einfach, den verschiedenen Aufgaben bestimmte Eigenschaften zu geben. Sortierkriterien sind etwa: Zeit (30 Min., 60 Min. usw.), der Ort (im Büro, im Zug usw.), Ihre persönliche Energie (fit, mittel, müde), die Priorität (wichtig, eilig). So können Sie, wenn Sie beispielsweise 30 Minuten Zeit haben, etwas müde sind und im Zug sitzen, die für Sie gerade passende Aufgabe herausfiltern.

4. Achten Sie auf Ihre „Chronobiologie“

Jeder Mensch hat täglich Phasen, in denen er mehr oder weniger leistungsfähig ist. Legen Sie Ihre anspruchsvollen Aufgaben in die Zeiträume, wo Sie besonders wach und aufnahmefähig sind. Das Lesen schwieriger Texte benötigt beispielsweise einen Zeitraum, in dem Sie sehr wach und aufnahmefähig sind.

5. Rufen Sie E-Mails nur zu festen Zeiten ab

Selbstbestimmtes Arbeiten beginnt mit den E-Mails. Die Erwartungshaltung, dass eine E-Mail innerhalb von 10 Minuten beantwortet werden muss, macht Stress und ist unrealistisch. Trauen Sie sich, Ihre E-Mails nur einige Male am Tag abzurufen und stellen Sie alle Benachrichtigungen (blinken, Töne) ab. Nehmen Sie sich bewusst 30 Minuten Zeit, in der Sie möglichst viele E-Mails konsequent bearbeiten.

Fazit:
Das Thema der persönlichen Aufmerksamkeitsökonomie ist komplex und die fünf Tipps werden wahrscheinlich nicht immer die ganze Wucht Ihrer täglichen “Informationslawine” auffangen, doch sie sind ein guter Anfang. Denn oftmals reichen bereits kleine Erfolge hin zu einem gehirngerechteren Arbeiten. Diese Erfolgserlebnisse können wiederum eine gute Motivation sein, eigene Strategien für höhere Effizienz und Aufmerksamkeit in einem reizüberflutetem Umfeld zu entwickeln.

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Über den:die Autor:in

Helgo Bretschneider

Diplom-Kaufmann. Zertifizierter Trainer für Lese- und Gedächtnistechniken, mit dem Schwerpunkt Arbeitstechniken und  entspannter Umgang mit der täglichen Informationsflut. Helgo Bretschneider ist außerdem Fachbuchautor.

Zur Themenübersicht Persönliche und soziale Kompetenzen

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