Geht es um Prozessoptimierung prägen häufig Workshops den Alltag von Prozessmanager:innen. Denn um übergreifende Prozesse zu optimieren, hilft es, mit beteiligten Stakeholdern gemeinsam nach Schwachstellen zu suchen, versteckte Potentiale aufzudecken und erarbeitete Lösungen festzuhalten. Was in Präsenz einstweilen herausfordernd sein kann, wird remote nicht etwa leichter. Wie auch virtuelle Prozessworkshops ein Erfolg werden, erfahren Sie hier.
8 Tipps für erfolgreiche virtuelle Prozessworkshops
1. Wenn die Beziehung stimmt, stimmt auch die Zusammenarbeit
Persönliche Beziehungen sind Voraussetzung und Garant für eine gute Zusammenarbeit. Deswegen ist es elementar, Nähe im eTeam herzustellen. Schaffen Sie im Workshop also ausreichend Raum für Beziehungsarbeit, für Teambildung und Breakouts. Gehen Sie mit Humor an die Sache ran, das lockert die Atmosphäre und befeuert die Kreativität. Dieser Invest zahlt sich aus.
2. Erwartungsmanagement offensiv angehen
Die Erwartungshaltung und innere Haltung der Beteiligten haben eine enorme Auswirkung auf den Erfolg eines jeden Workshops. Meist wird ein Großteil hiervon subtil transportiert und nicht offen geäußert. Remote Begegnung schränkt jedoch unsere Kommunikationskanäle, wie Gestik, Mimik, physische Präsenz, Stimmklang etc. stark ein. Daher zu verstehen was die Teilnehmenden Unterschwelliges in den Workshop mitbringen. Wesentlich für den Erfolg: Positives betonen, Gemeinsamkeiten herausstellen und die Erwartungen und Ziele aller transparent machen – und so die wechselseitigen Annahmen reduzieren.
3. Online ist es …. immer etwas langsamer
Um der Komplexität digitaler Prozessmanagementworkshops gerecht zu werden, helfen ein paar praktische Dinge: arbeiten Sie immer mit einem Drehbuch – das wird dann zwar nicht „1:1“ umgesetzt, ist aber eine Orientierung für alle. Planen Sie ausreichend Zeit ein und planen Sie in kürzeren Zyklen. Arbeitszyklen von ca. 45 Minuten sind hilfreich, da das Online-Arbeiten ermüdet und Ablenkungen nicht nur im Homeoffice zahlreich sind. Wertvolle weitere Orientierung bieten dann regelmäßige Statusberichte in Form von Zwischenerfolgen und einer ausgeprägten Feedbackkultur.
4. Entweder – oder? Hybrid geht’s auch!
Hybride Prozessmanagement-Workshops (also eine Mischung aus Teilnehmenden vor Ort und Remote) funktionieren. Essenziell ist die gute technische Vorbereitung: Welche Bildschirme werden geteilt, kann jede:r alle im Team sehen, stören sich Mikros und Lautsprecher nicht? Dazu kommen klare Ablaufvorstellungen (s. Drehbuch), ein:e „Hybrid-Beauftragte:r“, der:die darauf achten, dass die dezentralen Teilnehmenden aktiviert und eingebunden werden und zusätzliche Rollenvergaben wie zum Beispiel Zeitmanager:innen, Entertainer:innen oder Pausenverantwortliche.
5. Go to Gemba – ob Remote oder nicht
Besonders bei der Remote-Arbeit ist es von zentraler Bedeutung, an den „Ort des Geschehens“ zu gehen, an den Gemba. Das bedeutet konkret: Die Kameras sind immer an. Wenn hybrid, nehmen die Teilnehmenden vor Ort, die Remote-Teilnehmenden mit an die Maschinen, in das Lager, die Montage etc. Dadurch ermöglichen Sie die Arbeit als Team. Auch digital wird beobachtet und Schwachstellen werden leichter erkannt. Aufwendige Erklärungen und Dokumentationen sind überflüssig.
6. Dreistufig zur Tat: sehen, bewerten, entscheiden!
Virtuell ist es (noch) wichtiger, die Projektphasen deutlich zu trennen. Sehen, bewerten, entscheiden – es hilft konkret zu kommunizieren, in welchem Prozessabschnitt sich das eTeam jeweils befindet. Das kann über das Drehbuch funktionieren, oder auch über farbliche (Symbol-)Karten. Das Präsentieren der Karte in die Kamera zeigt klar an: „Blau – jetzt entscheiden wir!”
7. Virtuell präsent sein
Virtuelle Präsenz ist unter anderem eine Frage der Souveränität. Gute Moderatoren:innen bringen sich emotional ein, erheitern, spornen an und geben positives Feedback. Sie sind voll und ganz auf den Workshop fokussiert. Voraussetzung hierfür: Technik-Tests im Vorfeld! Das garantiert einen flüssigen Ablauf und vermeidet Irritationen. Nützlich ist möglicherweise ein technischer Support, der:die den gesamten technischen Teil des Meetings verantwortet. So ist es den Workshopbeteiligten möglich, sich ohne Ablenkungen auf die Inhalte zu konzentrieren.
8. Digital kollaborieren
Ein letzter, aber nicht zu unterschätzender Tipp: virtuelle Workshops bieten auch die Chance, digitale Kollaborationstools einzusetzen. Diese helfen Ideen und Ergebnisse effizienter zu erfassen und zu teilen. Die Dokumentation und Nachbereitung gestalten sich oft einfacher, was wiederum die Umsetzung der Workshop-Ergebnisse erleichtern kann.
Fazit
Ein Prozessworkshop braucht Vorbereitung, ob live oder virtuell. Viele Methoden sind in beiden Formaten nützlich und anwendbar. Übung mit Tools und der Technik erleichtern den Ablauf, ein gutes Beziehungsmanagement, Transparenz und eine positive Fehlerkultur sind die besten Voraussetzungen für eine gute Umsetzung. In den Grundzügen unterscheiden sich virtuelle, hybride oder Prozessworkshops in Präsenz nicht maßgeblich. Das A&O in der virtuellen Prozessarbeit ist natürlich ein bisschen Übung. Als Moderator:in von virtuellen Prozessworkshops kann man vieles bewusst und aktiv gestalten, damit das gelingt.
Letztendlich liegt der Schlüssel zum Erfolg von Prozessworkshops, egal ob virtuell oder vor Ort, darin, die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen und die Ziele des Workshops in den Mittelpunkt zu stellen. Ein gut vorbereiteter Workshop, der auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten ist und eine offene und kooperative Atmosphäre schafft, wird zweifellos zu effektiven und nachhaltigen Ergebnissen führen. Wenn Sie die 8 Tipps beachten, sind Sie schon gut aufgestellt. Und das Wichtigste: Bleiben Sie gelassen und nehmen Sie Fehler nicht zu ernst!
