Virtuelle Prozessworkshops: Hasen, Igel und Prozesse

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Don´t work hard – work smart! Dass „schnell“ meistens nicht gleich „gut“ bedeutet und „schlau“ häufig „schnell“ besiegt, haben bereits die Gebrüder Grimm in Ihrer Geschichte vom Hasen und den Igeln berichtet. (Zugegeben: ganz fair waren die Igel dem Hasen gegenüber nicht 😉).

Das gleiche Phänomen zeigt sich auch im Alltag von Prozessmanager:innen, wenn es um die Prozessoptimierung geht!
Um übergreifende Prozesse zu optimieren, hilft gemeinsames Suchen nach Schwachstellen, Entdecken von Potentialen und Festhalten der Lösungen. Was in Präsenz schon nicht immer leicht fällt, wird in Zeiten von Pandemie und Remote-Arbeit nicht leichter.

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Wie auch virtuelle Prozessworkshops ein Erfolg werden, erfahren Sie hier. Seien Sie Igel und optimieren Sie smart Ihre Prozesse.

7 Tipps für erfolgreiche virtuelle Prozessworkshops

  1. Wenn die Beziehung stimmt, stimmt auch die Zusammenarbeit.
    Wie wichtig persönliche Beziehungen sind, wie sehr sie gute Zusammenarbeit fördern, das haben wir in dieser Pandemie wieder gelernt. Es ist elementar, Nähe im eTeam herzustellen! Nehmen Sie sich also reichlich Zeit für die Beziehung und das Teaming, für Teambildung und Breakouts. Dieses Invest zahlt sich aus. Außerdem sehr förderlich: mit (viel) Humor arbeiten!
  2. Erwartungsmanagement offensiv angehen.
    Wo Menschen, vielleicht sogar erstmalig, remote zusammenarbeiten, da ist es wichtig zu wissen, was jeder der Teilnehmenden denkt und erwartet. In Prozessworkshops kann es auch bei analogen Workshops schon Unterschwelliges geben („Den hat die Zentrale geschickt, der will sicher nichts Gutes“). Umso wichtiger: Positives betonen, Gemeinsamkeit herausstellen und die Erwartungen und Ziele aller explizit klären – und so die wechselseitigen Annahmen reduzieren.
  3. Online ist es …. immer etwas langsamer.
    Um der Komplexität digitaler Verbesserungsworkshops gerecht zu werden, helfen ein paar praktische Dinge: arbeiten Sie immer mit einem Drehbuch – das wird dann natürlich nicht „1:1“ umgesetzt, ist aber eine Orientierung für alle. Planen Sie ausreichend Zeit ein und planen Sie in kürzen Zyklen. Arbeitszyklen von ca. 45 Minuten sind hilfreich, da das Online-Arbeiten ermüdet und Ablenkungen nicht nur im Homeoffice zahlreich sind. Wertvolle weitere Orientierung bieten dann regelmäßige Statusberichte in Form von Zwischenerfolgen und einer ausgeprägten Feedbackkultur.
  4. Go to Gemba – ob Remote oder nicht.
    Besonders bei der Remote-Arbeit ist es von zentraler Bedeutung, an den „Ort des Geschehens“ zu gehen, an den Gemba. Das bedeutet konkret: Die Kameras sind immer an. Wenn Teilnehmende am Ort des Geschehens sind, nehmen diese die Remote-Teilnehmer:innen mit an die Maschinen, in das Lager, die Montage. So kann auch digital beobachtet werden und Schwachstellen werden so leichter erkannt, als durch Erklärungen und Dokumente.
  5. Dreistufig zur Tat: sehen, bewerten, entscheiden.
    Virtuell ist es (noch) wichtiger, die Problemlöse-Phasen deutlich zu trennen. Sehen, bewerten, entscheiden – es hilft sich klar zu machen, in welcher Phase sich das eTeam jeweils befindet. Das funktioniert über das Drehbuch, über einfache farbliche Karten (die, in die Kamera gehalten, klären: „Blau – jetzt entscheiden wir das!“) oder auch auf anderen Wegen wie beispielsweise Bilder einer Brille, Waage, Zielflagge oder über die gewohnten Symbole des jeweiligen Teams.
  6. Entweder, oder? Hybrid geht’s auch!
    Hybride Workshops (also eine Mischung aus Teilnehmenden vor Ort und Remote) zur Prozessoptimierung funktionieren. Wichtig ist die gute technische Vorbereitung: Welche Bildschirme werden geteilt, kann jeder alle im Team sehen, stören sich Mikros und Lautsprecher nicht? Dazu kommen klare Ablaufvorstellungen (s. Drehbuch), ein „Hybrid-Partner-Wächter“, der darauf achtet, dass die dezentralen Teilnehmer aktiviert und eingebunden werden und zusätzliche Rollenvergaben wie zum Beispiel Zeitmanager:innen, Entertainer:innen oder Pausenbeauftragte.
  7. Virtuell präsent sein.
    Virtuelle Präsenz ist auch eine Frage der Souveränität. Gute Leiter:innen und Moderatoren:innen bringen sich auch emotional ein, erheitern, spornen an, geben positives Feedback. Sie sind voll und ganz auf den Workshop fokussiert. Um das möglich zu machen, sind Technik-Tests im Vorfeld unumgehbar, um dann technisch flüssig auf der jeweiligen Plattform zu agieren. Nützlich ist auch oft ein technischer Facilitator, der das komplette Arbeiten mit der Meeting-Software leitet und verantwortet. So ist es den Workshopbeteiligten möglich, sich ohne Ablenkungen auf die Inhalte zu konzentrieren.

Fazit
Im Grunde sind virtuelle, hybride oder Prozessworkshops vor Ort gar nicht so unterschiedlich. Das A&O in der virtuellen Prozessarbeit ist das Gemeinsame, Einende und Ähnliche und natürlich ein bisschen Übung. Als Moderator:in von virtuellen Prozessworkshops kann man vieles bewusst und aktiv gestalten, damit das gelingt!

Ein Prozessworkshop braucht Vorbereitung, ob live oder virtuell. Viele Methoden sind in beiden Formaten nützlich und anwendbar.
Ansonsten braucht es noch Übung mit der Technik und den Tools, Beziehungsmanagement, Transparenz und auch ein wenig Fehlerfreude. Wenn Sie die 7 Tipps beachten, sind Sie schon gut aufgestellt.
Und das Wichtigste: Bleiben Sie gelassen und nehmen Sie Fehler nicht zu ernst!

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Über den:die Autor:in

Uli Harnacke

Graveur, Ingenieur und Organisationspsychologe und Probemlöser. Betonung von „Tools“ UND „Beziehungen“ für den Erfolg. Uli Harnacke ist außerdem Experte für Prozesse, Projekte, Digitalisierung, Agilität und Qualität.

Zur Themenübersicht Projekt- und Prozessmanagement

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