Umsatzsteuer-Voranmeldung

Unternehmen sowie Freiberufler müssen entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Neben der richtigen Berechnung der Umsatzsteuer ist vor allem wichtig, die vorgegebenen Fristen einzuhalten. Sonst riskiert man Verspätungszuschläge.

Wie berechnet sich die Umsatzsteuer?

Unternehmer stellen die Rechnungen für ihre Waren oder Dienstleistungen zuzüglich Umsatzsteuer aus. Die Umsatzsteuer muss, bei Inlandsgeschäften, vom Kunden bzw. Auftraggeber bezahlt werden und der leistende Unternehmer muss die erhaltene Umsatzsteuer dann an das Finanzamt abführen. Die Umsatzsteuer liegt je nach Produktgruppe bei 19 Prozent oder bei 7 Prozent. Um diesen Prozentsatz erhöht sich der Preis für die Ware bzw. für die Dienstleistung.

Dazu ein Beispiel: Wer eine Ware für 1.000 Euro verkauft, muss entweder 19 Prozent oder 7 Prozent als Steuersatz aufschlagen. Somit liegt der Endpreis der Ware entweder bei 1.190 Euro oder bei 1.070 Euro.

Definition: Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung muss der Unternehmer die abzuführende Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich melden und an das Finanzamt abführen. So wird die Umsatzsteuerlast über das Jahr hinweg verteilt. Damit möchte der Staat verhindern, dass die Betriebe die jährliche Steuer am Jahresende auf einmal zahlen müssen.

Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Alle Unternehmen und Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, sofern sie nicht unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen.

Als Kleinunternehmer gelten nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) Unternehmer, die im Vorjahr weniger als 25.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz erwirtschaften werden.

Wann ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig?

Der Abgabetermin für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist jeweils der 10. Tag des Folgemonats.

Bei der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung ist der 10. Februar der Stichtag für den Monat Januar, der 10. März für den Februar, der 10. April für den März und so weiter.

Bei der vierteljährlichen Meldung ist dementsprechend der 10. April der Stichtag für das erste Quartal des Jahres, der 10. Juli für das zweite Quartal, der 10. Oktober für das dritte Quartal und der 10. Januar des Folgejahres für das vierte Quartal.

Fällt der Stichtag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Was bedeutet Dauerfristverlängerung

Wem die Frist von zehn Tagen zu knapp ist, kann einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Die Regelungen dazu sind in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) festgelegt. Wird eine Dauerfristverlängerung gewährt, hat man für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung einen Monat länger Zeit und muss die Umsatzsteuer-Vorauszahlung dementsprechend auch erst einen Monat später leisten. Die Dauerfristverlängerung kann sowohl bei einer monatlichen als auch bei einer vierteljährlichen Voranmeldung beantragt werden.

Ein Beispiel: Bei einer Dauerfristverlängerung ist der Stichtag für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für das erste Quartal der 10. Mai (nicht der 10. April).

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung kann über einen entsprechenden Vordruck im ELSTER-Portal beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Eine Begründung ist dafür nicht notwendig.

Damit die Dauerfristverlängerung für das jeweils laufende Kalenderjahr gilt, sind folgende Fristen einzuhalten:

• Bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung spätestens zum 10. Februar eingereicht werden, damit er für das laufende Kalenderjahr berücksichtigt werden kann.
• Bei vierteljährlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung ist es ausreichend, den Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. April abzugeben.

Monatlich oder pro Quartal?

Ob die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich abzugeben ist, hängt von der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer ab.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Liegt die jährliche Umsatzsteuer-Zahllast über 9.000 Euro, muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgegeben werden.

Bei einer jährlichen Zahllast zwischen 2.000 und 9.000 Euro hat die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich bzw. quartalsweise zu erfolgen. Bei einer jährlichen Umsatzsteuer-Zahllast bis zu 2.000 Euro reicht eine Jahreserklärung.

In folgenden Fällen muss grundsätzlich eine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden:

• Beim Einkauf von Waren aus der EU (sog. innergemeinschaftlicher Erwerb)
• Wenn der Leistungsempfänger umsatzsteuerpflichtig ist, weil er sonstige Leistungen aus einem EU-Staat bezieht, Werkleistungen aus dem Ausland erhält oder ein Grundstück erwirbt
• Bei Beteiligung an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften
• Bei Lieferung von Fahrzeugen in die EU

Für Existenzgründer gilt: Im Jahr der Neugründung muss die Umsatzsteuer-Zahllast geschätzt werden. Weil bei einer Neugründung noch keine Zahlen zur Steuerschuld existieren, entscheidet das Finanzamt über die Höhe der Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss online über das ELSTER-Portal abgegeben werden.

Wenn man eine Buchhaltungssoftware für die Umsatzsteuer-Voranmeldung nutzt, dient ELSTER als Schnittstelle zur Übermittlung der Voranmeldung an das Finanzamt.

Es ist aber auch möglich, die Umsatzsteuer-Voranmeldung, ohne spezielle Buchhaltungssoftware, direkt mit ELSTER zu erstellen.

Um ELSTER zu nutzen, muss sich der Nutzer zunächst anmelden bzw. registrieren. Unter „Formulare/Umsatzsteuer“ kann man die Umsatzsteuer-Voranmeldung auswählen.

Wer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführt, muss das elektronische Formular Schritt für Schritt durchklicken und ausfüllen.

Folgende Angaben müssen in der Voranmeldung (mindestens) gemacht werden:

• Angabe der persönlichen Steuernummer
• Anschrift des Finanzamts
• Anschrift des Unternehmens/Angaben zum Unternehmen
• Meldezeitraum
• Nettoumsätze

Durch die authentifizierte Übermittlung mittels eines Zertifikats werden die Daten mit einer Art digitalem Schlüssel übertragen. Dies soll die Datensicherheit erhöhen.

Hier noch einige Details zum Ausfüllen des Formulars:

• Lieferungen und sonstige Leistungen: Anzugeben sind die Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer. Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 Prozent und 7 Prozent unterteilt. Je nach Steuersatz muss der Nettoumsatz in das jeweilige Feld eingetragen werden. Das Programm berechnet dann den Umsatzsteuer-Betrag. Der Umsatz ist in Euro anzugeben. Fremde Währungen müssen in Euro umgerechnet werden.
• Innergemeinschaftliche Erwerbe: Dies sind Einkäufe von Waren aus einem anderen EU-Staat. Hierbei muss der Unternehmer, der die Ware aus dem EU-Ausland bezieht, die Umsatzsteuer im eigenen Land abführen. Die Umsatzsteuer fällt also grundsätzlich im Land des Erwerbers an.
• Leistungsempfänger als Steuerschuldner: Hier sind die Umsatzsteuer-Beträge einzutragen, die ein Unternehmen als Leistungsempfänger an das Finanzamt zahlen muss. In § 13b UStG ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren geregelt. Demnach ist bei Auslandsgeschäften der Empfänger der Leistung und nicht das liefernde bzw. leistende Unternehmen umsatzsteuerpflichtig.
• Ergänzende Angaben zu Umsätzen: Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerpflichtig sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den jeweiligen Ländern eine Rolle spielen. Nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird in allen Ländern eine Umsatzsteuer erhoben.

So kann es zum Beispiel sein, dass man ein Produkt aus dem EU-Ausland erwirbt, auf das im Herkunftsland keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon. Dies ist dann bei den ergänzenden Angaben einzutragen.

• Vorsteuerabzug: Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmer einen sogenannten Vorsteuerabzug geltend machen und Geld vom Finanzamt erstattet bekommen. Dies ist möglich, wenn mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen wurde.

Vor der digitalen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt bei ELSTER eine Plausibilitätsprüfung. Im Anschluss kann die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt gesendet werden.

Was passiert bei Fristversäumnis?

Wird die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung versäumt, kann dies teuer werden. Denn dann wird ein sogenannter Verspätungszuschlag fällig. Das Finanzamt darf einen Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuer-Zahllast erheben, maximal 25.000 Euro.

Umsatzsteuer-Voranmeldung korrigieren

Falls du im Nachhinein feststellst, dass dir bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ein Fehler passiert ist, kannst du den Fehler korrigieren. Dafür ist eine neue Voranmeldung zu erstellen, wobei ein Haken bei „berichtigte Anmeldung“ zu setzen ist.

Zwar ist es auch möglich, den Fehler erst im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung zu korrigieren. Doch es ist zu empfehlen, nicht so lange zu warten, sondern die Korrektur zeitnah mit einer berichtigten Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erledigen.

Befreiung von der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Unternehmer, die bisher von der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit waren, müssen sich an das Finanzamt wenden, wenn sie aufgrund zu hoher Umsätze die Bedingungen für die Befreiung nicht mehr erfüllen. Zu empfehlen ist, das zuständige Finanzamt frühzeitig zu kontaktieren und nicht abzuwarten, bis die Änderung durch die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung sichtbar wird.

FAQ für Umsatzsteuer-Voranmeldung

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