Mehr Resilienz und weniger Stress in der Assistenz

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Als Assistent:in der Geschäftsführung sitzen Sie oft zwischen zwei Stühlen. Als wichtiges Bindeglied zwischen C-Level und Mitarbeitenden müssen Sie einerseits die Vorgaben Ihrer Vorgesetzten erfüllen und andererseits dürfen Sie es sich nicht mit den Beschäftigten verscherzen. Diese „Sandwich“-Position kann per se schon für Stress sorgen. Umso wichtiger ist es deshalb, sich gegen Stress mit Resilienz zu wappnen. Wir haben hier 6 praktische Tipps für Sie.

1. Defokussieren Sie

Als Assistent:in der Geschäftsführung prasseln täglich neue Aufgaben auf Sie herein. Wenn Sie Ihre Arbeit beginnen, sind Sie meist noch motiviert und fit. Doch die Konzentration und Leistungsfähigkeit können im Laufe eines Arbeitstages stark abnehmen. Das hat zur Folge, dass immer mehr Konzentration notwendig ist, um nach einigen Stunden Arbeit selbst einfache Aufgaben gewissenhaft zu erledigen. Diese höhere Anstrengung wiederum sorgt für Ermüdung und kann zu Frustration führen, wenn Sie immer wieder Fehler entdecken, die Sie korrigieren müssen.

Um wieder neuen Schwung zu bekommen, hilft nur eines: Defokussieren. Andere bezeichnen das auch als „Kopf frei bekommen“ oder „Kopf lüften“. In der Praxis heißt das einfach, dass Sie Ihre Arbeit bewusst unterbrechen und den Arbeitsplatz verlassen. Laufen Sie eine Runde um den Block, atmen Sie tief durch. Oftmals reichen nur wenige Minuten aus, um den Überblick über alle Aufgaben zu bekommen und wieder fokussiert ans Werk zu gehen.

Unser Tipp: Lüften Sie am besten mehrmals täglich den Kopf. So beugen Sie einem erhöhten Stresslevel vor und vermeiden eine Überlastung.

2. Arbeiten Sie ressourcen- und zielorientiert

Auch wenn Sie sich täglich so fit fühlen, als könnten Sie Bäume ausreißen, haben Sie keine unerschöpflichen Kräfte. Deshalb sollten Sie sich Ihre Ressourcen täglich gut einteilen. Die wichtigste Ressource ist die Zeit.
Um Ihre Ressourcen- und Zielorientierung zu optimieren, gibt es verschiedene Ansatzpunkte:

  •  Tools: Verwenden Sie praktische Tools, die Ihre tägliche Arbeit erleichtern. Das können kollaborative Tools oder Aufgabenplaner sein.
  • Methoden: Optimieren Sie Ihr Selbstmanagement. Es gibt dafür eine Menge Methoden. So lassen sich Aufgaben mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips schnell und unkompliziert priorisieren, mit der Pomodoro-Technik können Sie Ihre Arbeitszeit in kleine Häppchen einteilen und so zielorientierter werden.
  • Skills: Ein nicht zu unterschätzender Skill für ressourcenoptimierendes Arbeiten in der Assistenz ist übrigens das Zehn-Finger-System. Sie werden sehen, wie viel Zeit Sie durch effektiveres Tippen einsparen können.

3. Desillusionieren Sie sich

Ja, Sie haben gerade richtig gelesen. Manchmal ist es wichtig, sich von Dingen zu lösen, die Sie nicht erfüllen können. Gerade in der Assistenz kommen wir ganz schnell in ein Hamsterrad, wenn wir uns unlösbaren Aufgaben zuwenden.

Werden Sie sich bewusst, dass es sich bei diesen Aussagen um Illusionen handelt:

  • Ich kann es allen recht machen.
  • Ich werde mit allem fertig.
  • Ich kann alles schaffen, wenn ich nur länger arbeite.
  • Ich muss mich um alles selbst kümmern, damit es gut wird.
  • Alle sollen mich mögen.

Wenn Sie sich darauf einstellen, dass Sie in Ihrem Beruf nicht alle Wünsche erfüllen können, werden Sie weniger Stress haben. Sie sollten sich ebenfalls bewusst machen, dass die Assistenz der Geschäftsführung ein Job ist, dessen Aufgaben nie ausgehen. Sie werden also nie mit allem fertig werden, und das ist auch völlig OK.

Wichtig ist sich zuzugestehen, dass Sie einfache Wege anstelle von schweren gehen. Das sind z.B. Kompromisse. Sie dürfen sich auch Pausen nehmen, um danach wieder gestärkt an die Arbeit zu gehen. Und, was für alle gilt, gilt auch für Sie: Sie dürfen Fehler machen und sich helfen lassen.

4. „Das ist so, wie es ist“

Als Assistent:in der Geschäftsführung ändern sich die Aufgaben täglich und lang geplante Arbeit kann morgen schon wieder anders aussehen. Leider neigen wir allzu oft dazu, uns mit Dingen zu beschäftigen, die sich nicht ändern lassen oder die schon längst vorbei sind.

So bringt es nichts, wenn Sie sich aufregen, weil Sie im Stau stehen und deshalb später zu einem Termin kommen. Ärgern Sie sich nicht über einen Drucker, der nicht mehr funktioniert. Es gibt Dinge, die sich einfach nicht ändern lassen. In der Psychologie wird auch von „radikaler Akzeptanz“ gesprochen, wenn es um das Annehmen von Fehlern oder eben Dingen geht, auf die wir keinen Einfluss haben.

Ein Tipp: Legen Sie sich gedanklich einen Ordner an, in welchem Sie alle Dinge ablegen, die Sie nicht (mehr) ändern können. Lässt sich ein Problem nicht lösen, heften Sie es in diesem Gedanken-Ordner ab und fahren Sie mit Ihren anderen Aufgaben fort. Sie werden sehen, dass Sie immer besser darin werden, Gedankenkreisen oder katastrophisierende Gedanken aus Ihrem Denken zu verbannen.

5. Machen Sie einen Haufen

Ihr Blick schweift über Ihren Schreibtisch und Sie sehen ungeordnete Zettel, Ordner, Listen und mehr darauf liegen. Sie beschleicht dann langsam ein Gefühl der Panik, weil Sie den Überblick verloren haben? Dann heißt es handeln: Machen Sie einfach einen Haufen. Legen Sie alle Papiere, die Sie auf dem Schreibtisch haben, auf einen großen Haufen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Akten, Notizen oder andere Dokumente handelt.

Arbeiten Sie danach Stück für Stück jedes einzelne Dokument ab. Ordnen Sie die Dokumente nach Prioritäten, z.B. nach dem Eisenhower-Prinzip. Anschließend können Sie befreiter an die Arbeit gehen und Sie werden sehen, dass die einfache äußere Ordnung auch Ihre innere Ordnung stärkt!

6. Legen Sie einfach los!

Leider verlieren wir im Arbeitsalltag unter Stress schnell die Motivation. Sie kann dann einem ständigen Nörgeln weichen. Wir ächzen, wenn die nächste Akte aufgeschlagen wird, wenn wir das Mail-Programm öffnen oder die Terminplanung ansteht. Selbst das Telefonklingeln lässt uns die Augenbrauen hochziehen.

Jetzt bleiben verschiedene Handlungsalternativen: Wir können uns entweder einreden, dass wir alles anders machen würden, wenn wir könnten. Oder: Wir legen einfach los. Gerade wenn der Leidensdruck am höchsten ist, sollten wir nicht stagnieren, sondern uns aufraffen, und die Dinge erledigen. Das klingt auf den ersten Blick zu einfach, um als Tipp zu gelten. Doch wie oft kommt es vor, dass wir uns von unserer Nörgelei überwältigen lassen, anstatt einfach zu machen.

Eine Alternative: Sie notieren sich ein Datum und eine Uhrzeit, wann Sie die liegen gebliebenen Aufgaben erledigen wollen. Oftmals kann ein wenig zeitlicher Abstand in Verbindung mit einem konkreten Datum dazu führen, dass wir uns hinsetzen und feststellen, dass die Aufgabe doch gar nicht so schlimm war, wie wir im Trubel des stressigen Alltags dachten!

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Über den:die Autor:in

Silke Humez

Diplom-Pädagogin. Trainerin, Mediatorin und Coach. Seit 1994 als Referentin in Groß- und mittelständischen Unternehmen sowie im universitären Fort- und Weiterbildungswesen tätig. Spezialisiert auf: Kommunikation, Selbstmanagement, Entscheidungskompetenz und Persönliche Entwicklung.

Zur Themenübersicht Assistenz und Office-Management

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