Fast Close – Highspeed für den Jahresabschluss?

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Fast Close ist ein Thema, das nach den großen börsennotierten Unternehmen inzwischen auch den Mittelstand erreicht.

Wie soll und kann man dieses Thema angehen? Ist das Rechnungswesen nicht bereits jetzt am Rande der Belastbarkeit angelangt? Gibt es „Patentlösungen“? Der Zielkonflikt zwischen Schnelligkeit und Richtigkeit muss gelöst werden. Dazu ist eine gründliche Analyse der Abläufe und Schnittstellen erforderlich. Die typischen Zeitfresser bieten viele Optimierungsmöglichkeiten für den Jahresabschluss.

Was ist Fast Close?

Fast Close bedeutet im Groben, die Erstellung und die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen deutlich vorzuziehen. Es gibt jedoch noch weitere Aspekte: Externe Kapitalgeber, wie z. B. Banken unter dem Gesichtspunkt Basel II, erwarten, immer mehr Informationen zu einem früheren Zeitpunkt zu erhalten. Ein schnelles Reporting ist somit ein Aushängeschild, das auf ein gut organisiertes und schnell agierendes Unternehmen schließen lässt. Aber auch intern steigt die Notwendigkeit, möglichst früh verlässliche Informationen zu haben: Märkte ändern sich rasanter – Margen werden geringer – Kunden wollen schneller, flexibler und individueller bedient werden.

Schnelligkeit allein genügt nicht

Interne und externe Anforderungen bestimmen, was sich hinter dem Wort „schnell“ verbirgt. Erfahrungsgemäß liegen die schnellsten Unternehmen mit der Fertigstellung ihres Jahresabschlusses im Rechnungswesen bei zwei bis drei Arbeitstagen nach Ultimo. Auch bis zu 15 Arbeitstage sind jedoch noch ein guter Wert. Geschwindigkeit alleine reicht aber für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung nicht aus. Die Qualität der Informationen muss zum einen den internen Steuerungserfordernissen genügen, zum anderen bestehen hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens. Die durchaus wichtige hohe Datenqualität wird im Rahmen des Fast Close schwieriger, da die Zeiten für Abstimmungen und Korrekturen deutlich geringer sind. Gleichzeitig dürfen die Kosten in Rechnungswesen und Controlling nicht steigen. Also schneller, besser und kostengünstiger zum Jahresabschluss! Wie soll das realisiert werden?

Die richtige Lösung: Zeitfresser abbauen?

Was sind die typischen Zeitfresser?

  • Zu grobe Terminplanung und fehlende Fortschrittsteuerung
  • Vorgelagerte Fachabteilungen liefern Unterlagen bzw. Informationen zu spät
  • Eingangsrechnungen liegen zu spät vor
  • Bewertungsläufe können nicht rechtzeitig erfolgen
  • Konten werden zu spät geklärt (z. B. die Abstimmung von Verrechnungskonten).
  • Intercompany Konten werden nicht frühzeitig abgestimmt.

Grundsätzlich ist der Weg zum optimalen Fast Close mit allen Zielaspekten mühsam. Der Jahresabschluss ist nicht mehr länger die „Königsdisziplin“ des Rechnungswesens, sondern ein Prozess, der im Prinzip zwölfmal im Jahr abläuft und einmal um einige Zusatzaktivitäten ergänzt wird.

Schnittstellenprobleme vorrangig lösen

Was während den typischen Engpässen ebenfalls deutlich wird, ist, dass ein Großteil der Probleme in Schnittstellen zu anderen Bereichen liegt. Rechnungswesen und Controlling sind abhängig von ihren Datenlieferanten. Der Fast Close ist somit keine alleinige Aufgabe für das Rechnungswesen. Vielmehr müssen alle Datenlieferanten im Unternehmen in die Optimierung der Datenflüsse und Prozesse eingebunden werden. Normalerweise führt Fast Close trotz allem nicht zu einer völligen Neugestaltung der Prozesse Datenbereitstellung und -aufbereitung. Auch ein Fast Close Projekt muss effizient durchgeführt werden – der „große Wurf“ ist dabei selten realisierbar.

Systematische Analyse

Ausgangspunkt ist die systematische Analyse aller Engpässe. Es wird vom Prozess der Erstellung des Jahresabschlusses ausgegangen und bei Bedarf auf andere Prozesse (z. B. Kreditoren bei langen Rechnungsdurchlaufzeiten) erweitert. Eine solche Analyse erfolgt am besten in moderierten Workshops mit den Hauptansprechpartnern des Rechnungswesens, des Controllings und der anderen beteiligten Bereichen. Dabei kann mit Fragen eine erste Indikation für Problemursachen und Lösungsansätze gefunden werden.

Hierzu einige Beispiele:

  • Ist der Arbeitsschritt wirklich erforderlich?
  • Muss der Arbeitsschritt so spät ausgeführt werden?
  • Gibt es Bearbeitungsschleifen?

Smart Close statt Fast Close

Ziel der Workshops und Analysen sollte also nicht ein Fast Close, sondern ein „Smart Close“ sein. Dieser berücksichtigt die Ziele ausgewogen und verhilft dem Rechnungswesen, vor allem an den Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen, zu einer echten Prozessverbesserung beim Jahresabschluss.

Unsere Empfehlung:

Fast Close für den Mittelstand
Aufgrund der Internationalisierung müssen Unternehmensinformationen möglichst kurzfristig nach Stichtag vorliegen. Es ist strategisch von Vorteil, die auf bereiteten Abschlüsse frühzeitig und effizient dem jeweiligen Adressatenkreis bereitzustellen. In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse dahin gehend optimal ausrichten und einen schnellen Jahresabschluss aufstellen.
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Über den Autor

Redaktion der Haufe Lexware.

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