Business Class auf Dienstreise

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Leseprobe aus Seminarunterlage

Hier finden Sie einen exemplarischen Auszug aus der Seminarunterlage. Gewinnen Sie so Eindrücke zum Seminar bzw. von einem im Seminar behandelten Teilaspekt des Themas.

Mittwochabend 22:45h, Herr Vonderstraß schaltet seinen Rechner in den Flugmodus und klappt ihn zu. Sein Flug LX 176 von Zürich über Singapur nach Melbourne steuert gerade auf das Rollfeld zu und Herr Vonderstraß genießt diese kurze Verschnaufpause. Direkt nach dem Start nutzt er den Langstreckenflug zur Vorbereitung seiner mehrtägigen Dienstreise. Herr Vonderstraß ist angestellter Geschäftsführer eines international tätigen Produktionsunternehmens und möchte in 10 Tagen Australien möglichst viele Termine unterbringen. An den wenigen freien Tagen dazwischen besucht er Freunde und Geschäftspartner. Inlandsflüge und Mietwagen dafür sind bereits gebucht, den vollen Terminkalender ist er von seinen sonstigen Reisen gewohnt. Das besondere dieses Mal wird der anschließende Familienurlaub. Herr Vonderstraß hat 2 Wochen Urlaub hintendran gehängt und seine Familie kommt am Tag der letzten Konferenz nachgereist. Den Mietwagen dafür hat er bereits verlängert, auch die ersten Übernachtungen werden er und seine Familie einfach im gleichen Veranstaltungshotel genießen. Kurz denkt er daran, dass es wohl komplizierter wird, diese Dienstreise abzurechnen – zum Glück weiß er inzwischen, worauf er bei Belegen achten muss und kann alles Weitere seinen Entgeltabrechnern überlassen.

Dienst- und Privatreise kombiniert

Unter die Reisekosten fallen grundsätzlich

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen und
  • Reisenebenkosten,

die durch die berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Immer wieder nutzen Arbeitnehmer eine Dienstreise aber auch, um das Berufliche mit dem Privaten zu verbinden und hängen ein paar Urlaubstage dran, oder besuchen zwischen zwei Terminen Freunde oder Familie. Entgeltabrechner sehen sich also oft mit komplizierten Sonderfällen konfrontiert.

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Wichtig bei solchen gemischt veranlassten Reisen ist die eindeutige Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlich entstandenen Reisekosten. Herr Vonderstraß notiert sich deswegen grundsätzlich, welchen Terminen er seine Belege zuordnen kann. Im Abgleich mit seinem Kalender kann er dann problemlos erkennen, welche Belege für sein Unternehmen relevant sind und welche er privat bezahlt. Seine Hotelzimmer hat er im Vorfeld gebucht und lässt die Rechnung auf den Namen der Firma ausstellen. Das Frühstück bucht er nur spontan vor Ort dazu, wenn er einen Tag ohne Geschäftstermin hat. Davon gibt es nicht besonders viele. Nur manchmal lassen sich Termine und Inlandsreisen nicht anders legen oder ein Tag Bedenkzeit zwischen Vertragsverhandlungen schien sinnvoll. Am Ende der Dienstreise haben seine Entgeltabrechner einen Stapel Belege auf dem Tisch und müssen entscheiden, welche Reisekosten wie erstattet werden.

Abgrenzung Freizeit und Dienstreise

Im Fall von Herrn Vonderstraß lässt sich deutlich abgrenzen, wann das Geschäftliche endet und sein Urlaub beginnt. Im letzten Hotel belegt er alleine bereits ein Doppelzimmer, weil seine Frau nachreist. Hier lässt er sich vom Hotel den Preis eines Einzelzimmers nennen und legt seiner Firma den Vergleich vor. Die Differenz begleicht er selbst und auch das zusätzliche Zimmer für seine Kinder bezahlt er ohnehin privat sowie die Übernachtungen, die privat folgen. Da die Konferenz bis in die Abendstunden geht und er auch geschäftlich erst am Folgetag zurückreisen könnte, wird diese Nacht noch vom Unternehmen erstattet. Der Rückflug, den er gemeinsam mit seiner Familie zwei Wochen später antritt, wird ebenfalls als Fahrtkosten erstattet. Da es durch den privat veranlassten späteren Flug nicht zu einer Verteuerung kommt, dürfen die kompletten Fahrtkosten sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstattet werden.
Den Mietwagen nutzt Herr Vonderstraß 10 Tage geschäftlich und 14 Tage privat. Entsprechend werden die Kosten prozentual zwischen ihm und dem Unternehmen aufgeteilt.

Sonderfälle bei Reisekosten

Im Alltag sind die Grenzen nicht immer so klar zu ziehen und es entstehen mehr Grauzonen zwischen Geschäftlichem und Privatem. So ist es beispielsweise durchaus möglich, dass auch Kosten für einen Ehepartner erstattet werden, wenn seine Anwesenheit geschäftlich erwünscht ist.
Je weiter die Anreise, desto selbstverständlicher wird, dass auch Tage zwischen Terminen zur Dienstreise zählen. Gerade wenn sich Verhandlungen über mehrere Tage ziehen. Herr Vonderstraß nutzt das freie Wochenende zwischen zwei Terminen, um seine einstige Gastfamilie aus Schulzeiten zu besuchen. Den Inlandsflug dorthin bezahlt er selbst, Übernachtungskosten fallen keine an. Da eine Rückreise nach Deutschland für zwei Tage außer Frage steht, zählen auch die freien Tage dazwischen zur beruflichen Auswärtstätigkeit. Übernachtungskosten und Verpflegungspauschale werden also erstattet. Da Herr Vonderstraß sich an manchen dieser Tage ein ausgiebiges Frühstück im Hotel gönnt und die Rechnung auf sein Unternehmen ausstellen lässt, müssen 20 % der Pauschale abgezogen werden.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

Da bei der Auswärtstätigkeit höhere Kosten für die Verpflegung anfallen, bekommt der Arbeitnehmer einen Pauschalbetrag pro Tag, an dem er auswärts tätig ist. Seit der Reiskostenreform 2014 wird nur noch zwischen einer Abwesenheit von mehr als 24h und An- und Abreisetag unterschieden. Der Pauschalsatz richtet sich nach dem Land, das vor Mitternacht erreicht wird. Der Betrag ist abhängig vom Preisniveau des Landes und kann sich auch für einzelne, besonders teure Städte erhöhen. Wird ein Teil der Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen (wie beispielsweise bei einer Übernachtung mit Frühstück), werden 20 % des Pauschalbetrags abgezogen. Die jeweils geltenden Pauschalbeträge werden regelmäßig vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. Für Herrn Vonderstraß‘ Entgeltabrechner wird das letzte Schreiben bereits relevant, da sich zum 1. Januar 2018 auch die Pauschalbeträge für Australien verändert haben.

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Über den Autor

Dr. Emily Dang ist Produktmanagerin für den Bereich Entgeltabrechnung und TVöD der Haufe Akademie.
Sie war zuvor bei einem namhaften Versicherungsunternehmen als Trainerin für den Außen- und Innendienst tätig und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Konzeption und Umsetzung von Bildungsmaßnahmen.

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