Das interne Kontrollsystem (IKS) dient dazu, die Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit sowie die Wirtschaftlichkeit aller Prozesse und Aufgaben zu gewährleisten. Die Maßnahmen hierzu können entweder als retrospektive Kontrollen, indem sie prozessunabhängig sind, oder prozessabhängig als präventive Regeln durchgeführt werden. Zu beachten ist, dass das IKS durchgängig weiterentwickelt und an das Umfeld angepasst werden muss.
Doch was verbirgt sich hinter IKS? Und warum sollten sich alle Mitarbeitenden eines Unternehmens – insbesondere in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – dafür interessieren?
Was ist das interne Kontrollsystem (IKS)?
Unter dem internen Kontrollsystem (IKS) ist ein organisatorischer Rahmen zu verstehen, der dazu dient, die Vermögenswerte eines Unternehmens zu schützen, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzinformationen sicherzustellen und die Effektivität der Geschäftsprozesse zu erhöhen.
Ein IKS besteht aus einer Reihe von Maßnahmen, die zusammenwirken, um diese Ziele zu erreichen. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:
- Risikoidentifizierung und -bewertung: Das Unternehmen muss zunächst die Risiken identifizieren, denen es ausgesetzt ist. Dazu gehören finanzielle Risiken, rechtliche Risiken, operative Risiken und Reputationsrisiken.
- Risikosteuerung: Nach der Identifizierung der Risiken muss das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu steuern. Dazu können organisatorische Maßnahmen, technische Maßnahmen und rechtliche Maßnahmen gehören.
- Überwachung: Das Unternehmen muss regelmäßig überprüfen, ob das IKS ordnungsgemäß funktioniert. Dazu gehören interne und externe Audits.
Ein IKS ist für jedes Unternehmen wichtig, unabhängig von seiner Größe oder Branche. Wirksam ist es jedoch nur dann, wenn es auf den jeweiligen Prozessen basiert und zudem auch regelmäßig auf Aktualität geprüft wird.
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Wann braucht ein Unternehmen ein IKS?
Ein Unternehmen braucht ein IKS, wenn es die folgenden Ziele erreichen möchte:
- Vermögenswerte schützen: Ein IKS kann Unternehmen helfen, ihre Vermögenswerte vor Verlusten zu schützen, z. B. durch die Implementierung von Kontrollen zur Vermeidung von Betrug und Diebstahl.
- Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzinformationen sicherstellen: Ein IKS kann Unternehmen helfen, die Genauigkeit und Vollständigkeit ihrer Finanzinformationen zu verbessern, z. B. durch die Implementierung von Kontrollen zur Verhinderung von Buchungsfehlern.
- Effektivität der Geschäftsprozesse erhöhen: Ein IKS kann Organisationen helfen, die Effizienz und Effektivität ihrer Geschäftsprozesse zu erhöhen, z. B. durch die Implementierung von Kontrollen zur Verkürzung von Bearbeitungszeiten und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Wie ist das interne Kontrollsystem aufgebaut?
- Umweltkontrolle: Hier geht es um die Einstellung des Managements zur Kontrollumgebung. Führungsprinzipien, Ethik und Verhaltensstandards spielen hier eine Rolle.
- Risikobewertung: Das Unternehmen analysiert seine Risiken, um zu entscheiden, welche Kontrollen notwendig sind. Welche Risiken könnten auftreten und wie können sie minimiert werden?
- Kontrollaktivitäten: Dies sind die konkreten Maßnahmen, die ergriffen werden, um Risiken zu kontrollieren. Das können Prozesskontrollen, Zugriffsbeschränkungen oder Prüfungen sein.
- Information und Kommunikation: Hier geht es darum, sicherzustellen, dass relevante Informationen über Kontrollen und Risiken an die richtigen Stellen gelangen.
- Überwachung: Das IKS wird regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass es effektiv funktioniert. Wenn Lücken entdeckt werden, können Anpassungen vorgenommen werden.
Das IKS eines Unternehmens muss an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Die Art und der Umfang der Kontrollen hängen von der Größe des Unternehmens, der Branche, dem Geschäftsmodell und den Risiken ab, denen das Unternehmen ausgesetzt ist.
Fazit
Insgesamt trägt ein Internes Kontrollsystem dazu bei, dass das Unternehmen seinen Betrieb sicher und verantwortungsbewusst durchführt. Es schafft Vertrauen bei allen, die mit der Organisation zu tun haben. Mitarbeitende haben eine wichtige Rolle dabei, das IKS zu unterstützen, indem sie sich an die internen Richtlinien halten, proaktiv Risiken melden und an Schulungen teilnehmen, um ihr Verständnis für das System zu vertiefen.
