Wie kann hybrides Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich umgesetzt werden? Darüber sprechen wir in diesem Interview mit Expert:innen aus Verwaltung und Wissenschaft.
Dr. Emily Dang (Haufe Akademie): Guten Tag und herzlich willkommen zu unserem heutigen Interview. Wir sprechen über den Einsatz von hybridem Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Dazu begrüße ich Andreas Eberhardt, Leiter des Project Management Office der Stadt Villingen-Schwenningen, und Prof. David Tan, Managementberater und Professor für agiles Management an der Erasmus Hochschule Basel.
Vielen Dank, dass Sie beide heute dabei sind.
Andreas Eberhardt: Vielen Dank für die Einladung.
Prof. David Tan: Ich freue mich sehr, hier zu sein.
Was bedeutet hybrides Projektmanagement genau?
Dr. Emily Dang: Herr Professor Tan, könnten Sie zu Beginn erläutern, was genau unter „hybridem Projektmanagement“ zu verstehen ist?
Prof. David Tan: Sehr gerne. Hybrides Projektmanagement verbindet die Stärken klassischer, linearer Projektmanagementansätze, etwa des Wasserfallmodells mit Zeit- und Ablaufplan beziehungsweise Gantt-Diagramm, mit agilen Methoden, die auf Flexibilität, Iteration und kurze Feedbackschleifen setzen. In der Praxis heißt das: Es gibt Projektphasen, die bewusst sehr strukturiert, planorientiert und teilweise auch formalisiert ablaufen, während andere Phasen agil gestaltet sind, um schnell auf neue Anforderungen, Veränderungen oder externe Rahmenbedingungen reagieren zu können. So entsteht ein Vorgehensmodell, das sowohl Sicherheit als auch Beweglichkeit bietet.
Warum ist hybrides Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung besonders geeignet?
Dr. Emily Dang: Herr Eberhardt, warum halten Sie hybrides Projektmanagement gerade für die öffentliche Verwaltung für besonders geeignet?
Andreas Eberhardt: Die öffentliche Verwaltung bewegt sich in einem Spannungsfeld: Auf der einen Seite stehen strenge gesetzliche und regulatorische Vorgaben sowie fest definierte Prozesse. Auf der anderen Seite müssen Verwaltungen zunehmend auf gesellschaftliche, politische und technologische Veränderungen reagieren und das oft sehr kurzfristig. Hybrides Projektmanagement schafft hier eine ausbalancierte Lösung. Klassische Methoden sorgen für die notwendige Compliance, Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit. Agile Ansätze schaffen ergänzend die Flexibilität, Projekte iterativ weiterzuentwickeln, Stakeholder frühzeitig einzubinden und schneller auf neue Anforderungen zu reagieren.
Erfolgreiche Umsetzung in Villingen-Schwenningen
Dr. Emily Dang: Sie haben in Villingen-Schwenningen einen hybriden Ansatz sehr erfolgreich etabliert. Wie sind Sie vorgegangen und welche Vorteile haben Sie erlebt?
Andreas Eberhardt: Wir haben zunächst mit einem rein agilen Ansatz gearbeitet und Scrum in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, angefangen bei IT-Projekten bis hin zu Organisationsprojekten. Dabei haben wir aber relativ schnell festgestellt, dass ein ausschließlich agiles Vorgehen für unsere Stadtverwaltung nicht in allen Fällen passend ist. Gleichzeitig waren unsere Projekte inzwischen so komplex, dass ein rein traditionelles Projektmanagement unseren Anforderungen ebenfalls nicht mehr gerecht wurde.
Auf Empfehlung von Prof. Tan sind wir dann dazu übergegangen, beide Welten gezielt zu kombinieren: Schritt für Schritt haben wir ausgewählte Elemente des klassischen Projektmanagements mit Bausteinen aus Scrum verknüpft und in realen Projekten erprobt. So ist iterativ ein moderner, hybrider Projektmanagementansatz entstanden, mit dem wir unsere Projekte zielorientiert, effizient und gleichzeitig agil realisieren können.
Ein konkretes Beispiel ist ein kürzlich abgeschlossenes Projekt zur Einführung eines neuen Fuhrparkmanagements. Für die langfristige Planung von Beschaffung und Implementierung der E-Fahrzeuge haben wir klassische Projektmanagementinstrumente und Methoden der Prozessoptimierung genutzt und diese mit agilen Elementen aus Scrum kombiniert. Das hat uns ermöglicht, schneller auf technologische Entwicklungen zu reagieren und gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben verlässlich einzuhalten. Ein zusätzlicher Mehrwert war die deutlich höhere Transparenz und die verbesserte Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Fachbereichen.
Zusammenarbeit seit 2019: Vom Projekt zur Standardisierung
Dr. Emily Dang: Herr Eberhardt, Herr Professor Tan, Sie arbeiten bereits seit 2019 zusammen. Wie ist diese Kooperation entstanden und worauf liegt Ihr Fokus?
Andreas Eberhardt: Das stimmt, wir arbeiten seit 2019 sehr eng zusammen. Unser gemeinsames Ziel war es, für die Stadt Villingen-Schwenningen einen verbindlichen Projektmanagement-Standard zu entwickeln und nachhaltig zu verankern. Diese konstruktive Zusammenarbeit war entscheidend, um die Best Practices aus klassischem und agilem Projektmanagement so zu verbinden, dass ein maßgeschneiderter Ansatz für unsere spezifischen Anforderungen entsteht.
Prof. David Tan: Durch diese Zusammenarbeit konnten wir wissenschaftlich fundierte Konzepte mit praktischen Erfahrungen aus dem Verwaltungsalltag verbinden. Das Ergebnis ist ein robuster und gleichzeitig flexibler Projektmanagement-Standard, der von den Führungskräften und Mitarbeitenden akzeptiert und aktiv gelebt wird. Das hat die Effizienz im Projektmanagement deutlich gesteigert und die Grundlage für eine moderne, zukunftsfähige Projektkultur geschaffen.
Interesse aus anderen Verwaltungen
Dr. Emily Dang: Ihr hybrider Ansatz stößt inzwischen auch außerhalb von Villingen-Schwenningen auf großes Interesse. Was erleben Sie hier?
Andreas Eberhardt: Wir teilen unsere Erfahrungen aktiv in unseren Netzwerken und auch auf LinkedIn. Dadurch ist unser Best-Practice-Beispiel aus Villingen-Schwenningen auch bei anderen Stadtverwaltungen und Landratsämtern auf großes Interesse gestoßen. Viele Verwaltungen stehen vor ähnlichen Herausforderungen und suchen nach erprobten Konzepten, statt bei null zu beginnen.
Prof. David Tan: Aufgrund dieses Feedbacks haben Herr Eberhardt und ich uns entschlossen, den hybriden Projektmanagementansatz für die öffentliche Verwaltung im Rahmen eines dreitägigen Seminars bei der Haufe Akademie vorzustellen. Unser Ziel ist es, unsere Erfahrungen und Erkenntnisse weiterzugeben und andere Institutionen dabei zu unterstützen, ihre Projekte effizienter, flexibler und moderner zu steuern.
Wie starten Verwaltungen mit hybriden Methoden?
Dr. Emily Dang: Herr Professor Tan, wie sollten öffentliche Verwaltungen konkret vorgehen, wenn sie hybrides Projektmanagement einführen möchten?
Prof. David Tan: Der erste Schritt ist eine klare Vision: Warum wollen wir hybrides Projektmanagement einführen und welchen Mehrwert soll es für unsere Organisation bringen? Darauf aufbauend braucht es eine entsprechende Umsetzungsstrategie, die an die spezifischen Rahmenbedingungen der Verwaltung angepasst ist.
Qualifizierungsmaßnahmen, also Schulungen, Workshops und begleitendes Coaching, sind essenziell, um Verständnis, Akzeptanz und die nötigen Kompetenzen für hybride Methoden aufzubauen. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen: Zunächst Pilotprojekte definieren, Erfahrungen sammeln, systematisch auswerten und die gewonnenen Erkenntnisse sukzessive in den Standard überführen.
Sehr hilfreich ist zudem die Einrichtung eines Project Management Office (PMO). In Villingen-Schwenningen verantwortet Herr Eberhardt dieses PMO. Es ist als zentrale, verwaltungsübergreifende Stabsstelle organisiert, unterstützt das Management des Projektportfolios und übernimmt eine Querschnittsfunktion für alle Projekte. Gerade dann, wenn mehrere Projekte parallel laufen, Ressourcen begrenzt sind oder viele Fachbereiche involviert sind, spielt das PMO eine Schlüsselrolle für Transparenz, Priorisierung und effiziente Steuerung.
Herausforderungen beim Kulturwandel
Dr. Emily Dang: Herr Eberhardt, jede Veränderung bringt Herausforderungen mit sich. Wo lagen Ihre größten Hürden und wie haben Sie diese gemeistert?
Andreas Eberhardt: Die größte Herausforderung war eindeutig der kulturelle Wandel. Führungskräfte und Mitarbeitende mussten zunächst von den Vorteilen agiler und hybrider Vorgehensweisen überzeugt werden. Gleichzeitig galt es, die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams zu stärken.
Wir sind diesem Thema mit einem umfassenden Qualifizierungskonzept begegnet: Schulungen, Workshops, begleitende Kommunikation und ein Umfeld, in dem Fehler als Lernchancen verstanden werden. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Integration der neuen Methoden in bestehende Prozesse. Das ist uns durch sorgfältige Planung, iterative Anpassung und eine enge Einbindung der Fachbereiche gut gelungen.
Die Rolle der passenden Software
Dr. Emily Dang: Ein Aspekt, der häufig genannt wird, ist die Bedeutung geeigneter Software für hybrides Projektmanagement. Welche Erfahrungen haben Sie hier gemacht, Herr Eberhardt?
Andreas Eberhardt: Die Softwareauswahl war tatsächlich ein kritischer Erfolgsfaktor. Wir haben einen sehr intensiven Such- und Auswahlprozess durchlaufen, zahlreiche Lösungen getestet und wieder verworfen, bis wir eine Plattform gefunden hatten, die unsere Anforderungen wirklich abdeckt.
Heute arbeiten wir mit einer einheitlichen Softwarelösung, die klassische, agile und hybride Projektmanagementfunktionen vereint und außerdem unsere Workflows unterstützt. Damit können wir sämtliche Projektphasen planen, überwachen und steuern. Wir sehen den Projektfortschritt in Echtzeit, nutzen unsere Ressourcen gezielt und verbessern Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Ein praktisches Beispiel: Unser Oberbürgermeister erhält „auf Knopfdruck“ eine aktuelle Übersicht über alle Projekte, von Vorhaben in der Warteschlange über aktuell laufende Projekte bis hin zu bereits erfolgreich abgeschlossenen Initiativen. Dieses transparente Projektportfolio ist die Grundlage für ein effizientes Multiprojektmanagement und eine gezielte Kapazitäts- und Ressourcenplanung. Ohne eine passende Software wäre das in dieser Form nicht möglich.
Prof. David Tan: Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Eine geeignete Software ist weit mehr als ein Dokumentationswerkzeug. Sie unterstützt Transparenz, fördert Zusammenarbeit und erleichtert die Integration unterschiedlicher Methoden in einem gemeinsamen System. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, in der viele Projekte komplex, langwierig und stark reguliert sind, ist das ein zentraler Erfolgsfaktor.
Hybrides Projektmanagement in Unternehmen
Dr. Emily Dang: Herr Professor Tan, hybrides Projektmanagement ist nicht nur für die öffentliche Verwaltung interessant. Warum profitieren auch Unternehmen davon?
Prof. David Tan: Unternehmen stehen heute vor ähnlichen Herausforderungen wie Verwaltungen: Märkte sind dynamisch, Geschäftsmodelle verändern sich, digitale Transformation ist ein Dauerzustand. Hybrides Projektmanagement bietet hier eine sehr wirkungsvolle Antwort.
Es verbindet die strukturelle Sicherheit klassischer Methoden mit der Agilität, die Unternehmen brauchen, um schnell auf Markt- und Kundenveränderungen zu reagieren. So lassen sich Projekte sowohl im Zeit- und Budgetrahmen umsetzen als auch flexibel nachjustieren, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Das führt zu höherer Effizienz, besserem Risikomanagement und schnelleren Reaktionszeiten.
Grenzen des rein traditionellen und rein agilen Projektmanagements
Dr. Emily Dang: In der öffentlichen Verwaltung wird bislang überwiegend traditionelles Projektmanagement eingesetzt. Warum stößt dieses Vorgehen zunehmend an Grenzen?
Andreas Eberhardt: Klassisches Projektmanagement, häufig umgesetzt über Wasserfallmodelle mit ausführlichen Zeit- und Ablaufplänen, setzt voraus, dass Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen zu Projektbeginn weitgehend bekannt und stabil sind. Änderungen während der Laufzeit sind möglich, aber meist aufwendig und teuer.
In der Realität der öffentlichen Verwaltung ändern sich jedoch Anforderungen häufig: neue gesetzliche Vorgaben, zusätzliche Stakeholder, politische Entscheidungen oder gesellschaftliche Entwicklungen. Wenn das Projektmodell diese Dynamik nicht abbildet, entstehen Verzögerungen und Frustration.
Prof. David Tan: Umgekehrt ist ein rein agiles Vorgehen, etwa mit Scrum, in stark regulierten Umgebungen auch nicht immer optimal. Es fehlt dann häufig an der langfristigen Planbarkeit, die für große Infrastruktur- oder IT-Projekte im öffentlichen Sektor unerlässlich ist. Ein reines „Entweder-oder“, traditionell oder agil, greift daher zu kurz.
Warum der hybride Ansatz die Vorteile sinnvoll verbindet
Dr. Emily Dang: Warum gelingt es mit hybridem Projektmanagement, die Vorteile beider Ansätze sinnvoll zu verbinden?
Prof. David Tan: Hybrides Projektmanagement kombiniert die strukturelle Stabilität und langfristige Planbarkeit klassischer Ansätze mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden. Verwaltungen und Unternehmen können so sicherstellen, dass sie auf definierte Anforderungen verlässlich eingehen und gleichzeitig auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren können, ohne jedes Mal das komplette Projekt infrage zu stellen.
Andreas Eberhardt: Genau das erleben wir in Villingen-Schwenningen. Strategisch wichtige Projekte werden sauber geplant und gesteuert, gleichzeitig bleiben wir in der Umsetzung flexibel. Das Beste aus beiden Welten zu nutzen, hat sich als sehr erfolgreich erwiesen, sowohl in Bezug auf Projektergebnisse als auch auf die Zufriedenheit der Beteiligten.
Eignung für Krankenhäuser und das Gesundheitswesen
Dr. Emily Dang: Eignet sich hybrides Projektmanagement auch für Krankenhäuser?
Prof. David Tan: Absolut. Krankenhäuser bewegen sich in einer hochkomplexen, dynamischen und stark regulierten Umgebung. Sie managen große Infrastrukturprojekte, etwa Neubauten oder Erweiterungen, und müssen gleichzeitig laufend auf technologische Entwicklungen, neue medizinische Standards und geänderte regulatorische Anforderungen reagieren.
Klassische Projektmanagementmethoden bieten hier die notwendige Stabilität für Großprojekte und langfristige Investitionen. Agile Elemente ermöglichen dagegen, kurzfristige Veränderungen, etwa neue Technologien oder Behandlungsstandards, schnell aufzunehmen. Hybrides Projektmanagement schafft damit eine Balance aus Struktur und Flexibilität, die im Gesundheitswesen von großem Wert ist.
Andreas Eberhardt: Hinzu kommt die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Themen wie die Einführung neuer IT-Systeme, digitale Patientenakten oder die Integration moderner Technologien in die klinische Praxis erfordern ein Projektmanagement, das sowohl langfristig planen als auch kurzfristig anpassen kann. Hybrides Projektmanagement bietet genau diese Kombination und ermöglicht es gleichzeitig, hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
Blick in die Zukunft
Dr. Emily Dang: Abschließend interessiert unsere Leserinnen und Leser sicher: Welche Zukunft sehen Sie für hybrides Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung und in Unternehmen?
Prof. David Tan: Ich bin überzeugt, dass modernes Projektmanagement in Zukunft in den meisten Organisationen hybrid sein wird. Die Mischung aus Struktur und Flexibilität ist eine direkte Antwort auf die zunehmende Komplexität und Dynamik unserer Umwelt. Verwaltungen und Unternehmen, die hybride Ansätze frühzeitig etablieren, werden ihre Projekte agiler, effizienter und wirksamer steuern können.
Andreas Eberhardt: Dem kann ich mich nur anschließen. Wir sehen bereits jetzt, wie sich Effizienz und Qualität unserer Projekte verbessert haben. Für mich ist hybrides Projektmanagement ein zentraler Baustein einer modernen, zukunftsfähigen Verwaltung und Unternehmensführung, insbesondere dann, wenn es durch eine passende Software und ein starkes Projektportfolio-Management unterstützt wird.
Dr. Emily Dang: Herr Eberhardt, Herr Professor Tan, herzlichen Dank für dieses aufschlussreiche Interview. Es ist deutlich geworden, dass hybrides Projektmanagement nicht nur für die öffentliche Verwaltung und Unternehmen, sondern zum Beispiel auch für Krankenhäuser eine sehr wirkungsvolle Methode ist, um komplexe Projekte effizient zu managen und gleichzeitig flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Andreas Eberhardt: Vielen Dank für die Einladung.
Prof. David Tan: Herzlichen Dank für die Möglichkeit, dieses wichtige Thema zu beleuchten.
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