Ständig klingelt das Telefon, eine E-Mail nach der anderen ploppt auf und eine Unterbrechung reiht sich an die nächste: Ablenkungen lauern überall im Büro und insbesondere im Homeoffice. So fällt konzentriertes Arbeiten nicht leicht, denn für manche Aufgaben braucht man einfach Ruhe. Grundsätzlich gilt: Multitasking oder das ständige Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben, sind nicht förderlich für konzentriertes Arbeiten – ebenso der ständige Blick auf das Smartphone. Doch glücklicherweise gibt es verschiedene Vorgehensweisen, mit deren Hilfe wir zu einer besseren Konzentrationsfähigkeit und produktiveren Arbeitsweise gelangen können. Einige davon möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
Die Basis: Erholt mehr leisten
Wer ausgeruht ist und eine gute Nacht hatte, wird tendenziell auch einen guten Tag haben – und umgekehrt. Für unsere Leistungsfähigkeit ist es also enorm wichtig, wie wir unsere Freizeit verbringen und wie gut und lang wir nachts schlafen. Ebenso relevant ist es, regelmäßige Arbeitspausen einzulegen, da unsere Konzentrationsfähigkeit nach circa 70 Minuten drastisch sinkt und das Gehirn in den „Ruhemodus“ fährt. Spätestens dann lohnt es sich, eine kurze Auszeit einzulegen, in der man wirklich abschaltet. Und das bedeutet: Nicht am Smartphone spielen oder Nachrichten lesen und schreiben. Besser ist es, aufzustehen und ein paar Schritte zu gehen, sich mit Kolleg:innen zu unterhalten, einen Kaffee zu holen und dazu ein großes Glas Wasser. Recken und Strecken Sie sich und lüften Sie einmal gut durch. Nach rund vier Stunden braucht der Körper dann eine längere Pause – am besten an der frischen Luft.
Den Zeitdieben keine Chance geben
Störfaktor Nr. 1: E-Mails
E-Mails kommen nicht gebündelt, sondern trudeln immer mal wieder in das Postfach ein. Jede E-Mail reißt uns jedoch aus der Konzentration heraus. Deshalb ist es ratsam, als erstes das Pop Up Fenster und den Signalton als Hinweis für neue E-Mails ausschalten – und am besten auch gleich entsprechende Push Nachrichten auf dem Smartphone. Als Nächstes sollten Sie sich ein Zeitfenster im Kalender schaffen, in dem Sie die elektronische Post bearbeiten. Nicht alle E-Mails müssen sofort beantwortet werden und ständig auf das E-Mail-Postfach zu achten, stört nicht nur konzentriertes Arbeiten, es kann auch ein Zeichen dafür sein, dass man Angst hat etwas zu verpassen. Wie oft man die E-Mails liest und beantwortet, bleibt einem selbst überlassen. Manche bearbeiten die Post dreimal am Tag und andere nur zweimal.
Störfaktor Nr. 2: Das Telefon
Das dauernde Bimmeln eines Telefons kann genauso wie ständig eingehende E-Mails die Konzentration bei der Arbeit stören. Manche Jobs erfordern die ständige telefonische Erreichbarkeit, viele andere jedoch nicht. Wer konzentriert arbeiten möchte, sollte den Anrufbeantworter anschalten oder im Team absprechen, ob es zukünftig möglich ist, das Telefon auf eine:n einen Kolleg:innen umzustellen, wenn ein Teammitglied für eine gewisse Zeit ungestört arbeiten muss oder möchte.
Störfaktor Nr. 3: Die Kolleg:innen
Wer immer ein offenes Ohr für die Kollegen hat und somit seine Arbeit zu jedem Zeitpunkt für sie unterbricht, schafft am Ende wenig. Wenn man mitten in einer Arbeit steckt, darf man Fragen oder Absprachen ohne schlechtes Gewissen aufschieben. Wer gerade konzentriert arbeitet braucht, kann im Einzelbüro durch eine geschlossene Tür und im Großraumbüro durch Kopfhörer deutlich machen, dass man jetzt nicht gestört werden möchte. Kopfhörer helfen auch gegen störende Geräusche und anderen Lärm im Großraumbüro oder im Homeoffice. Wichtig ist es, klar zu sagen, wenn es nicht passt, statt die eigenen Aufgaben immer weiter nach hinten zu verschieben. Denn so entsteht zusätzlicher Stress, die unerledigten Aufgaben belasten und müssen in Mehrarbeit oder am Wochenende gemeistert werden. Gut ist es deshalb im Kolleg:innenkreis feste Zeiten für einen Austausch zu vereinbaren und feste Zeiten, wann man konzentriert und ungestört arbeiten möchte.
Tipp: Nutzen Sie Ihre flexible Arbeitszeit!
Wer nicht zu festen Zeiten im Job erreichbar sein muss, kann seine Zeiten flexibler einteilen. Früher zu kommen oder später zu gehen kann eine gute Möglichkeit sein, in Ruhe arbeiten zu können. Welche Zeiten einem selbst besser liegen, ist dabei sehr unterschiedlich und hängt auch vom Biorhythmus ab. Wer jedoch sehr früh kommt oder erst sehr spät, hat eventuell auch weniger Kontakt zu den Kolleg:innen. Blocken Sie bei dieser Gelegenheit direkt Zeiten im Kalender für konzentriertes Arbeiten. Optimalerweise leiten Sie auch das Telefon um und schließen Outlook und die E-Mails. So können Sie tatsächlich ungestört wichtige Aufgaben erledigen.
Fazit: Mit den genannten Maßnahmen, gehen Sie jeden Tag strukturiert an, wirken Ablenkungen und Störungen aktiv entgegen und steigern gleichzeitig Ihre Konzentration im Arbeitsalltag. Nach und nach werden Sie die für die jeweiligen Aufgaben benötigte Zeit immer besser einschätzen und so die Abläufe verfeinern und besser abstimmen können. Auch „Nein“ sagen und Grenzen setzen fällt auf diese Art leichter. Der Lohn: eine fokussiertere und produktivere Arbeitsweise, die automatisch zu mehr Jobzufriedenheit im Büro und im Homeoffice führt.
