Wenn’s eng wird: 6 Tipps für besseres Zeitmanagement

So hilft das Pareto Prinzip, „Last-Minute-Ziele“ erreichen

Wie betreibt man erfolgreiches Zeitmanagement? Wie schafft man es, trotz großer Anspannung und unter großem Zeitdruck seine Aufgaben, Projekte und To-dos erfolgreich zu Ende zu bringen?

1. Wer unter Zeitdruck steht, kann sich Perfektionismus nicht leisten

Das oberste Gebot in kritischen Momenten und heiklen Situationen ist, Ruhe zu bewahren und die Zeit, die noch zur Verfügung steht, optimal zu nutzen. Machen Sie sich klar: Dies ist nicht die Stunde für Perfektionismus. Das Motto des Momentes ist vielmehr die goldene 20/80 Regel. Das sogenannte Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20 % Arbeitsaufwand oftmals 80 % Arbeitsergebnis erreichen kann. Dieses 80%-Ergebnis ist oft schon ausreichend, um in die nächste Runde zu gelangen. Das ist effizientes Zeitmanagement.

2. Wenn’s eng wird – pragmatisch vorgehen

Unter Druck schlägt die Stunde der Pragmatiker:innen und der Selbstreflexion! Wenn Sie von sich selbst wissen, dass Sie einen Hang zum Perfektionismus haben und schon so manche Überstunde oder Nachtschicht hingelegt haben, müssen Sie es jetzt schaffen, die verbliebene Zeit optimal zu nutzen.

Der erste Schritt im Zeitmanagement sollte immer sein, kurz innezuhalten und sich einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen. Notieren Sie, am besten schriftlich, was Sie jetzt mindestens tun müssen, um die Aufgabe noch erfolgreich abschließen zu können. Nehmen Sie sich dann drei Minuten Zeit und nutzen einer dieser beiden Möglichkeiten, um die Krise optimal zu überwinden:

3. Das Prinzip „Eieruhr“ oder: Setzen Sie sich ein Zeitlimit

Begrenzen Sie sich zeitlich und setzen Sie sich einen festen zeitlichen Rahmen, z.B. 90 min. Dann muss das Ergebnis stehen. Wenn Sie mit dem Ergebnis noch nicht zufrieden sind, gibt es eine „Nachspielzeit“ von z.B. 30 min. Wichtig bei dieser Methode ist es, die Zeitfenster mit sich selbst zu vereinbaren bevor man loslegt. Auch der Puffer wird im Vorfeld festgelegt.

Sie werden überrascht sein, wie gut das Ergebnis wird – trotz, oder womöglich genau wegen des Zeitlimits. Denn wenn der Plan B/Notfallplan aktiviert wird, gibt es keinen Raum mehr für Zögern und Zaudern.

4. So üben Sie den Umgang mit engen Zeitfenstern

Eine optimale Möglichkeit, das Arbeiten unter Zeitdruck zu üben, sind Protokolle. Probieren Sie es einfach einmal aus und trauen Sie sich! Schreiben Sie in das Ergebnisprotokoll der letzten Sitzung, das Sie noch vor dem nächsten Sitzungstermin an die Kollegen verschicken wollen, nur die entscheidenden Ergebnisse in Stichworten anstelle wohl ausformulierter Sätze. Sie werden sehen: Die Kolleg:innen werden Ihnen dankbar sein, weil sie dieses Protokoll trotz E-Mail-Flut tatsächlich in nur zwei Minuten anstelle der sonst üblichen 15 Minuten lesen konnten.

5. Das Prinzip „Minimalziel“ oder: Weniger ist oft mehr

Diese zweite Möglichkeit, vom Pareto-Prinzip zu profitieren und die 20-80-Regel anzusetzen, liegt in der inhaltlichen Begrenzung. In der Notfallsituation bedeutet dies: Formulieren Sie Ihr Minimalziel. Überlegen Sie genau, was Sie mindestens erledigen und vorweisen müssen. Gerade die Eingrenzung des Zieles ist als Notfallplan ein probates Mittel im Zeitmanagement, um unrealistische Vorstellungen, die oft viel Zeit kosten, auszuhebeln.

6. So üben Sie, Ihre Ziele aufs Wesentliche zu reduzieren

Eine Power Point Präsentation vorzubereiten, ist geradezu ein Paradebeispiel, um zu lernen, sich auf ein optimales Minimum zu konzentrieren. Animation, Musik, tolle Effekte – alles ist möglich, kostet aber viel Zeit, die Sie nicht (mehr) haben. Überlegen Sie stattdessen, was mindestens auf Ihren Charts stehen muss und wie viele es wenigstens sein müssen, damit der Auftraggeber zufrieden ist. Und so kommen Sie dann auf fünf statt 15 Seiten und haben nur drei Bulletpoints auf jede Seite statt der sonst üblichen acht. Wetten, dass auch in diesem Fall Ihre Chancen gut stehen und Sie positives Feedback dafür erhalten, kurz und knapp zu informieren? Ein gutes Zeitmanagement macht´s möglich!