Zeitmanagement

Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Akten, das E-Mail-Postfach quillt über und das nächste Meeting beginnt in fünf Minuten. Davor wollten Sie eigentlich noch schnell eine Aufgabe abarbeiten – doch dann taucht ein Kollege an Ihrem Schreibtisch auf und berichtet von einem dringenden Problem. Und nach Feierabend fragen Sie sich dann: Was habe ich heute den ganzen Tag über eigentlich im Büro gemacht? Warum ist schon wieder so viel Arbeit liegengeblieben? Wer mehr Struktur in seine Arbeitsläufe bringen will, muss lernen zu priorisieren und zu delegieren. Das Zauberwort heißt: Zeitmanagement! Mit den richtigen Strategien und Methoden gestalten Sie Ihren Arbeitstag effizienter.

Wie das gelingen kann, verraten wir Ihnen hier.

Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, den einzelnen Arbeitstag oder die gesamte Arbeitswoche so zu planen, dass keine wichtige Aufgabe unerledigt bleibt. Es geht auch darum, sich langfristige Ziele zu stecken. Ein höheres Ziel gibt Ihrer alltäglichen Arbeit einen übergeordneten Sinn. Dieses sollten Sie sich in turbulenten Zeiten, in denen das Telefon mal wieder nicht stillstehen mag, ins Gedächtnis rufen. Und auch die Prokrastination, also die Tendenz, Aufgaben bis kurz vor Fristablauf aufzuschieben, lässt sich dadurch bezwingen. Geben Sie der gefürchteten „Aufschieberitis“ keine Chance und sorgen Sie für Ordnung! Nicht nur auf Ihrem Schreibtisch, auf dem Desktop und in Ihrem E-Mail-Postfach, sondern vor allem in Ihrem eigenen Kopf. Die Prinzipien des Zeitmanagements und der Selbstorganisation helfen Ihnen dabei, Ihre Gedanken zu sortieren, motiviert zu bleiben und Ihre gesteckten Ziele zu erreichen.

Bevor Sie durch die Methoden des Zeitmanagements Ihren Arbeitsablauf optimieren und Ihre Produktivität steigern, sollten Sie erst einmal Ihren persönlichen Arbeitsstil genau unter die Lupe nehmen: Sind Sie ein kreativer Kopf, der ein wenig Chaos braucht, um gedanklich flexibel zu bleiben? Vielleicht sind Sie auch ein Teamplayer und bieten Kollegen gerne Ihre Unterstützung an, statt sich nur um Ihre eigenen Aufgaben zu kümmern? Haben Sie Ihren Arbeitsstil erst einmal analysiert, können Sie das Optimierungspotenzial formulieren. Um Ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, haben Sie dann verschiedene Möglichkeiten.

• Schriftlich planen: Ein detaillierter Kalender und eine To-Do-Liste helfen Ihnen dabei, Ihre Aufgaben und die zugehörigen Deadlines im Blick zu behalten.

• Prioritäten setzen: Lernen Sie, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden.

• Aufgaben unterteilen: Zerlegen Sie größere Projekte in einzelne Teilschritte, die Sie nach und nach abarbeiten.

• Strategisch vorgehen: Kümmern Sie sich nicht um mehrere „Baustellen“ gleichzeitig, sondern erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.

• Aufgaben delegieren: Sie müssen nicht alles alleine schaffen! Holen Sie sich Rat und Hilfe bei Ihren Kollegen, wenn es sinnvoll und nötig ist.

• Produktiv arbeiten: Wenn Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren müssen, sollten Sie Ihr E-Mail-Postfach schließen und das Telefon stumm schalten. Auch der Blick auf Facebook oder in die WhatsApp-Gruppe ist dann tabu.

• Routine entwickeln: Checken Sie beispielsweise immer morgens und nachmittags Ihre E-Mails, während Sie sich den restlichen Tag über um Ihr Projekt kümmern. Planen Sie dabei auch genügend Pausen ein, um durchzuatmen und neue Kraft zu schöpfen.

• Puffer einplanen: Auch mit dem besten Zeitmanagement läuft nicht immer alles nach Plan. Legen Sie sich deshalb Ihre persönlichen Termine und Abgabefristen so, dass noch genügend Zeit für Unvorhergesehenes wie eine Störung bei der U-Bahn oder eine Erkältung bleibt.

• Selbstkontrolle durchführen: Haben Sie alle Aufgaben wie geplant erledigt? Oder müssen Sie Ihre Prioritäten ändern, um der Aufgabenstellung gerecht zu werden?

Um Zeitfresser zu eliminieren und den eigenen Arbeitsstil zu optimieren, gibt es verschiedene Techniken. Doch nicht alle Methoden des Zeitmanagements sind für jede Branche, jeden Job oder jede Persönlichkeit gleich gut geeignet. Wir fassen im Folgenden die bekanntesten Prinzipien des Zeitmanagements für Sie zusammen:

Die A-L-P-E-N-Methode:
Diese Technik können Sie nutzen, um Ihre To-Do-Liste zu erstellen. Vermerken Sie darauf Ihre Aufgaben (A), deren Länge (L), eingeplante Pufferzeiten (P), zu treffende Entscheidungen (E) und die abschließende Nachkontrolle (N). Bedenken Sie dabei, dass nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Zeit verplant werden und Pausen berücksichtigt werden sollten.

Die Eisenhower-Matrix oder die A-B-C-D-Analyse:
Diese Methode hilft dabei, Prioritäten zu setzen, indem Wichtiges von weniger Wichtigem und Dringendes von weniger Dringendem unterschieden wird. Aus dieser Einteilung ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, die anstehenden Aufgaben werden in die Kategorien A, B, C und D einsortiert. Diese sind: Typ A = wichtig und dringend, wird sofort erledigt. Typ B = wichtig und nicht dringend, wird terminiert und später erledigt. Typ C = dringend und nicht wichtig, kann delegiert werden. Typ D = nicht dringend und nicht wichtig, kann verworfen werden.

Die 18-Minuten-Regel:
Mithilfe dieser Technik des US-Autors Peter Bregman soll die eigene Arbeitsweise reflektiert und optimiert werden. Sie planen morgens Ihren Tag innerhalb von fünf Minuten. Während des achtstündigen Arbeitstages halten Sie pro Stunde eine Minute inne, um zu überprüfen, ob Sie gerade effektiv und produktiv gearbeitet haben. Am Abend lassen Sie den Tag noch einmal fünf Minuten lang Revue passieren. Daraus ergeben sich pro Tag 18 Minuten, die Ihnen dabei helfen sollen, nicht in die Prokrastinations-Falle zu tappen.

In den Zeitmanagement-Seminaren der Haufe Akademie erfahren Sie mehr über alle klassischen Zeitmanagement-Techniken, um besser beurteilen zu können, welche davon für Sie persönlich geeignet sind. Sie lernen sich selbst und Ihren Arbeitsstil besser kennen, sodass Sie Ihr Potenzial voll ausschöpfen können. Denn wer klare Prioritäten setzt, seinen Arbeitstag sinnvoll plant und Störfaktoren reduziert, gewinnt mehr Zeit für das Wesentliche.

Um die Seminar-Inhalte zu transportieren, wenden unsere Referenten verschiedene Methoden wie Beamer-Präsentationen sowie praxisnahe Einzel- und Gruppenübungen an. Ausführliche Teilnehmer-Diskussionen und Ihre persönlichen Fragen kommen dabei nicht zu kurz: Unsere Trainer nehmen sich viel Zeit, um auf Ihre individuellen Probleme beim Selbst- und Zeitmanagement einzugehen und Antworten auf die wichtigsten Fragestellungen zu geben. Dazu erhalten Sie konkrete Handlungshilfen und umfangreiche Arbeitsunterlagen, um das Gelernte später in Ihrem Joballtag umsetzen zu können.

Unsere zufriedenen Teilnehmer loben vor allem die abwechslungsreiche Gestaltung der Seminar-Inhalte und den Praxisbezug. Tanja Frittsche aus Rottweil schreibt uns beispielsweise: „Besonders gut gefallen hat mir die Kurzweiligkeit des Seminars, dessen Inhalte mit vielen netten Anekdoten unterlegt wurden.“ Kursteilnehmerin Lena Laux lässt uns wissen: „Das Seminar war sehr praxisnah, zahlreiche Techniken und Tipps für die sofortige Umsetzung wurden vermittelt.“

Sollte Ihr Wunschtermin bereits ausgebucht sein, können Sie sich auf die Warteliste setzen lassen. Haben Sie Fragen zu unseren Weiterbildungsmaßnahmen? Dann rufen Sie uns an! Unter der Telefonnummer 0761 898 – 44 22 ist unser Kundenservice gerne für Sie da. Natürlich sind wir auch per E-Mail erreichbar: Schreiben Sie uns an kontakt@haufe-akademie.de.

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