Gamification in Change Workshops

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Die wahre Wirkung von Change-Prozessen auf Mitarbeiter bleibt für Führungskräfte
häufig im Dunkeln. Gefühle und Widerstände sind nur schwer zu erkennen oder einzuordnen. Tools mit intuitiven und spielerischen Elementen können in kürzester Zeit helfen, diese Vorgänge besser zu verstehen und wirksame Vorgehensweisen zu entwickeln.

Führungskräfte können in Veränderungsprozessen häufig nur erahnen, was in Ihren Mitarbeitern vorgeht. Sie verlassen sich also auf ihr Bauchgefühl, wenn es darum geht, ob jemand mitzieht, motiviert und in der Lage ist, die Veränderung wie gewünscht mitzumachen. Für erfolgreiche und wirksame Arbeit im Change reicht das nicht aus. Vielmehr müssen Führungskräfte vorhandene Widerstände erkennen und Möglichkeiten kennen, um konstruktiv damit umzugehen. Gefragt sind also Herangehensweisen, die zum einen Change-Management-Theorie vermitteln und zum anderen nachhaltig und, angesichts steigender Geschwindigkeit von Change-Prozessen, kurzfristig wirken.

Verborgenes an die Oberfläche bringen

Aus der Psychologie ist bekannt, dass spielerische Methoden mit haptischen Herangehensweisen Verborgenes an die Oberfläche bringen, für dessen Erklärung sonst viele Worte benötigt werden. Mit den Händen aktiv zu werden und etwas zu gestalten, unterstützt Menschen dabei, den wirklichen Kern von Problemen und Lösungen besser wahrzunehmen. Spielerische Elemente sprechen andere Gehirnregionen an als traditionelle Trainings und fördern die Kreativität, sich auf neue Art und Weise mit anstehenden Veränderungen zu beschäftigen und sie zu gestalten. Ein weiterer Vorteil: Es fällt leichter, alle Anwesenden einzubeziehen und für die Mitarbeit im Workshop zu gewinnen. Eine Notwendigkeit, denn schließlich müssen alle Beteiligten die Ergebnisse akzeptieren und an deren Umsetzung mitarbeiten. Zwei Tools, die diese Bedingungen erfüllen, sind Changesetter™ und Lego® Serious Play®.

Mit Changesetter™ die Wirkung von Maßnahmen erkennen

Changesetter™ bildet eine Change-Simulation anhand eines konkreten Projekts ab. Wesentliche Phasen eines Veränderungsprojekts aus Sicht der Betroffenen und Beteiligten sind auf einem großen Spielbrett zu sehen. Dort repräsentiert ein Schiff das Change-Projekt, Figuren stehen für die Stakeholder, die durch das Projekt und den Change betroffen sind.

Zum Start haben die Teilnehmenden Handlungsoptionen zur Auswahl, wie sie die kommende Veränderung initial in ihr Team kommunizieren wollen. Sie können rational starten und die Ziele erklären, sie können aber auch emotional beginnen, indem sie thematisieren, was auf die Betroffenen zukommt. Die Simulation kennt unterschiedliche Mitarbeitertypen, sodass die Teilnehmer erleben, dass unterschiedliche Persönlichkeiten auch unterschiedlich reagieren. Die Maßnahmen sind so abzustimmen, dass möglichst viele Beteiligte mitziehen.

Hat das Team seine Entscheidungen getroffen, loggt es sich ins digitale Changesetter™-System ein, erfasst es sie und bekommt eine Resonanz, wie sich das Projekt und die Einstellung der Stakeholder zu dem Change durch die Entscheidungen verändern. Bei emotionalen Aussagen beispielsweise kann es passieren, dass die Widerstände schwinden, aber das Schiff nicht von der Stelle kommt. Auf die reale Situation übertragen, lässt sich so das Spannungsfeld zwischen Leadership und Management darstellen. Die Simulation zeigt, dass ein gesunder Mix notwendig ist, um ein Projekt voranzubringen und gleichzeitig die Mitarbeiter nicht zu verlieren.

Jeder der drei wesentlichen Abschnitte – Beginn, Durchführung und Festigung des Change – wird mit einer intensiven Reflexion abgeschlossen. So entsteht ein iterativer Prozess im Sinne von „plan-do-check-act“. Mit etwas Vorerfahrung kann man diese Simulation an einem Tag durchführen, mit intensiver Reflexion bis hin zur konkreten Planung eines Change-Projekts sind zwei bis drei Tage ein optimaler Zeitraum.

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Lego® Serious Play® – vom „freien Bauen“ zu konkreten Fragen und Antworten

Um Missverständnisse zu vermeiden: Mit Lego spielen wie in der Kindheit, hat Lego® Serious Play® nichts zu tun. Vielmehr basiert die Methode auf wissenschaftlichen Erkenntnissen aus der Psychologie, der Organisationsentwicklung und der Hirnforschung. Entwickelt wurde sie ursprünglich in Zusammenarbeit von Lego und einer Hochschule, um den unternehmenseigenen Strategieprozess auszugestalten. Besonders gut geeignet ist sie als Tool für die Teamentwicklung und um Veränderungsprozesse zu begleiten. Im besten Fall ist die Methode mit einer Gruppe von sechs bis 10 Teilnehmern einzusetzen. So ist jeder Teilnehmer am Prozess und den Ergebnissen beteiligt. Gleichzeitig wird verhindert, dass nur 20 Prozent der Anwesenden 80 Prozent des Ablaufs und der Redezeit prägen.

Ein Lego® Serious Play®-Workshop beginnt mit dem „Skills Building”. Für die Teilnehmer bedeutet das, zunächst relativ einfache Strukturen zu bauen. Einen Turm beispielsweise, den fast jeder schon im Kindergartenalter mit Lego gebaut hat. Durch diese Übungen werden notwendige Kompetenzen zum „freien Bauen“ sukzessive aufgebaut. In einem weiteren, zweiten Schritt könnte dann eine Aufgabe lauten, den Turm so zu modifizieren, dass er etwas über die eigene Person als Projektleiter aussagt. Wenn der Teilnehmer zum Beispiel Rollen unter den Turm gebaut hat, könnte er damit die eigene Flexibilität und Dynamik ausdrücken. Nach dem erfolgreichen „Skills Building“ beleuchten die Teilnehmer herausfordernde Fragestellungen, indem sie dazu ein Modell bauen.

So können zum Beispiel Fragen der Team­entwicklung im Projekt, wie „was macht das Team aktuell aus?“, oder „welche Einflussfaktoren kommen gerade zum Tragen?” erarbeitet werden. In jedem Fall erzählt jeder Teilnehmer die Geschichte zu seinem Modell. Im Anschluss kann die Gruppe dann ein gemeinsames Modell entwickeln, in das Elemente aus den individuellen Modellen integriert werden. In diesem spannenden Integrationsprozess teilen die Teilnehmer ihre unterschiedlichen Wahrnehmungen. Aus vielen individuellen Modellen und Geschichten entsteht nun eine gemeinsame Erzählung, ein Ergebnis, das von allen gemeinsam getragen wird.

In der anschließenden Reflexion vertiefen zudem alle noch einmal das Gelernte, die Schlussfolgerungen und notwendigen Maßnahmen daraus. Zusätzlich gehört zu dem Prozess eine ausführliche Dokumentation des Geschehens, mit Fotos und Notizen oder auch Videos. Diese zeigen, was zu den individuellen Modellen sowie zu dem gemeinsamen Modell erzählt wurde. Ganz konkret kann so in kürzester Zeit z. B. eine komplexe Einfluss- und Stakeholder-Analyse entstehen, für die man mit klassischen Mitteln deutlich länger gebraucht hätte. Der Prozesse fordert die Teilnehmer, wird von Ihnen aber auch als wertvoll und sinnstiftend empfunden. Die individuellen Sichtweisen und Wahrnehmungen werden transparent, sodass zum Beispiel das Verhalten der Kollegen in der Gruppe besser zu verstehen ist.

Auch gut für das Budget

Das allgemeine Feedback und die Erfahrungen zeigen: Im Vergleich zu anderen und eher traditionellen Workshop-Formaten führen spielerische Methoden überraschend effizient zu beeindruckenden und vor allem nachhaltigen Ergebnissen. Sie sind gut für das Budget, aber vor allem zentral für den Erfolg von Change – oder Transformationsprozessen und dem Wandel von Lernkulturen in Unternehmen.

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Über die Autoren

PMP, Leiter Consulting Innovation, Change & Projectmanagement
Fokus: Optimierung von Projektmanagement, Konzeption/Umsetzung von Entwicklungsprogrammen und Veränderungsprojekten, Coaching. Torsten Otto verfügt über langjährige Erfahrung als Führungskraft, Berater, Trainer und Coach.

Master of Arts (Wirtschaftspsychologie). Lisa Simon ist Beraterin und Trainerin für Projekt-, Prozess- und Change Management und verfügt über Erfahrung als Beraterin und Vorstandsstab für Projekt- und Change Management/Organisationsentwicklung. Sie ist außerdem Wirtschaftsmediatorin und zertifizierte Projektmanagerin GPM Level D, Prince2 (Foundation), SCRUM Master (PSM I).

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