Teilnehmer:innen für Seminare gewinnen: So füllen Sie Ihre Inhouse-Schulungen

Sie haben die perfekte Inhouse-Schulung geplant, doch die Anmeldungen bleiben aus? Dieses Problem kennen viele Personalentwickler:innen: Trotz relevanter Themen und erfahrener Trainer:innen erreichen die Events nicht genügend Interessent:innen. Die Folge sind kostspielige Absagen und unzufriedene Beteiligte. Dabei liegt der Schlüssel zum Erfolg oft nicht im Seminarinhalt selbst, sondern in der Art, wie Sie die Veranstaltung intern vermarkten. Dieser Artikel zeigt Ihnen bewährte Strategien, mit denen Sie Teilnehmer:innen für Inhouse-Seminare gewinnen und Ihre Weiterbildungsangebote zum Erfolg führen.

Teilnehmer:innen für Seminare gewinnen: Das Wichtigste in Kürze

• Eine systematische Bedarfsanalyse bildet das Fundament für gut besuchte Seminare. Nur wer die tatsächlichen Bedürfnisse der Zielgruppe trifft, kann erfolgreich Teilnehmer:innen gewinnen.
• Erfolgreiches internes Marketing nutzt einen Multi-Channel-Ansatz: Von Intranet-Posts über die unternehmenseigene Plattform bis hin zu persönlichen Empfehlungen durch Kollegen und Kolleginnen.
• Eine nutzenorientierte Kommunikation überzeugt mehr als reine Terminankündigungen – zeigen Sie konkret auf, welchen Mehrwert das Seminar für den Arbeitsalltag der Teilnehmenden bietet.
• Organisatorische Erfolgsfaktoren wie optimales Timing, bedarfsgerechte Formate und niedrigschwellige Anmeldeverfahren entscheiden maßgeblich über die Teilnehmerzahlen.
• Die Haufe Akademie unterstützt Sie mit bewährten Konzepten und einer kostenlosen Checkliste, um Ihre Inhouse-Schulungen erfolgreich zu planen und umzusetzen.

Bedarfsanalyse: Der Grundstein für gut besuchte Seminare

Bevor Sie überhaupt mit dem Marketing beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Seminarangebot die tatsächlichen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe trifft. Eine systematische Bedarfsanalyse bildet das Fundament für hohe Teilnehmerzahlen.

Erfassen Sie die konkreten Weiterbildungsbedarfe verschiedener Abteilungen durch:

• strukturierte Mitarbeiterbefragungen zu gewünschten Themen
• Feedbackrunden mit Führungskräften über Kompetenzlücken im Team
• Analyse von Entwicklungsgesprächen und deren Ergebnissen
• Auswertung aktueller Unternehmensprojekte und deren Anforderungen

Die direkte Einbindung der potenziellen Teilnehmer:innen in die Themenfindung schafft bereits vor der eigentlichen Veranstaltung eine erste Verbindung zum Seminar. Wer nach seiner Meinung gefragt wird, fühlt sich ernst genommen und entwickelt eher ein Interesse an der späteren Teilnahme. Diese Möglichkeit zur Mitgestaltung erhöht die Identifikation mit dem Weiterbildungsprogramm erheblich – ein wichtiger Erfolgsfaktor, wenn Sie Inhouse-Schulungen planen.

Interne Vermarktung: So erreichen Sie Ihre Zielgruppe

Selbst die beste Schulung erreicht ihr Potenzial nicht, wenn sie nicht bekannt wird. Eine durchdachte interne Kommunikationsstrategie ist der Schlüssel, um genügend Teilnehmer:innen für Seminare zu gewinnen.

Multi-Channel-Kommunikation nutzen

Mitarbeitende nutzen unterschiedliche Informationskanäle. Während die einen regelmäßig das Intranet durchstöbern, erreichen Sie andere besser über eine direkte Ansprache. Ein erfolgreicher Mix könnte so aussehen:

Digitale Kanäle:

• prominent platzierte Posts im Intranet mit ansprechenden Visuals
• Newsletter mit konkretem Nutzen für die jeweilige Zielgruppe
• Erinnerungen über die unternehmenseigene Lernplattform
• Teams- oder Slack-Nachrichten in relevanten Kanälen
• Ankündigung von Webinaren über das digitale Schwarze Brett

Persönliche Touchpoints:

• kurze Vorstellung in Abteilungsmeetings (maximal drei Minuten)
• Aushänge an digitalen Pinnwänden in Pausenräumen
• Einbindung und aktive Unterstützung durch Führungskräfte in Jour-fixe-Terminen

Die richtige Plattform für Ihre Zielgruppe zu finden, ist entscheidend. Technikaffine Mitarbeitende erreichen Sie oft besser über moderne Kollaborationstools, während andere die klassische E-Mail bevorzugen.

Nutzenorientiert kommunizieren

Statt nur Agenda und Termine zu listen, sollten Sie den konkreten Mehrwert für die Teilnehmer:innen und deren Führungskräfte in den Vordergrund stellen. Beantworten Sie die zentrale Frage: „Was bringt mir dieses Seminar für meinen Arbeitsalltag?”

Erfolgreiche Beispiele für nutzenorientierte Kommunikation:

• „Nach diesem Workshop erstellen Sie Präsentationen in der Hälfte der Zeit.”
• „Lernen Sie drei Methoden, um Konflikte im Team konstruktiv zu lösen.”
• „So führen Sie Mitarbeitergespräche, die wirklich etwas bewegen.”

Besonders wirkungsvoll sind dabei Erfolgsgeschichten bisheriger Teilnehmer:innen. Ein kurzes Statement wie „Seit dem Webinar spare ich täglich eine Stunde bei der Projektplanung” überzeugt mehr als jede Seminarbeschreibung.

Empfehlungsmarketing aktivieren

Menschen vertrauen Empfehlungen von Kolleg:innen mehr als offiziellen Ankündigungen. Nutzen Sie dieses Potenzial:

Das Refer-a-Colleague-Prinzip funktioniert auch intern: Bitten Sie angemeldete Teilnehmende, passende Kolleg:innen persönlich anzusprechen. Eine E-Mail-Vorlage oder kurze Sprachnachricht erleichtern die Weiterempfehlung.

Führungskräfte als Multiplikator:innen sind oft der entscheidende Faktor für die Teilnahmebereitschaft. Während manche befürchten, dass mehrtägige Schulungen den Arbeitsablauf stören, haben Teams mit unterstützenden Führungskräften deutlich höhere Anmeldequoten. Investieren Sie gezielt in die Überzeugungsarbeit auf Führungsebene: Briefen Sie Führungskräfte vorab über die Inhalte und den konkreten Nutzen für das Team, damit diese authentisch und überzeugend davon berichten können.

Early-Bird-Botschafter:innen sind Mitarbeitende, die sich früh anmelden. Fragen Sie diese gezielt, ob sie in ihrem Team von der Veranstaltung erzählen würden. Die persönliche Ansprache („Ich habe mich für das Excel-Training angemeldet, das wäre auch was für dich.”) wirkt oft Wunder.

Organisatorische Erfolgsfaktoren

Neben der richtigen Kommunikation sind es oft die organisatorischen Details, die über voll besetzte oder leere Seminarräume entscheiden. Diese Rahmenbedingungen bieten Ihnen wertvolle Ansatzpunkte, um Ihre Teilnehmerzahlen zu erhöhen.

Timing ist alles

Die Terminplanung beeinflusst maßgeblich den Erfolg einer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie bei der Planung:

• Ferienzeiten und Brückentage meiden
• Hochphasen in verschiedenen Abteilungen beachten
• wichtige Firmenereignisse im Blick behalten
• genügend Vorlauf für die Teilnehmergewinnung einplanen (mindestens sechs bis acht Wochen)

Ein bewährtes Vorgehen: Versenden Sie zunächst ein „Save the Date” mit groben Eckdaten, gefolgt von detaillierten Informationen rechtzeitig vor dem Event. Anschließend erfolgen Erinnerungen und bei Bedarf ein finaler Aufruf bei noch freien Plätzen. Wenn Sie den Schulungsbedarf ermitteln, sollten Sie auch gleich günstige Zeitfenster identifizieren.

Hürden abbauen

Je einfacher die Teilnahme, desto höher die Anmeldequote. Reduzieren Sie Hindernisse durch:

• One-Click-Anmeldung: Ermöglichen Sie die Anmeldung direkt aus der Ankündigungs-E-Mail heraus.
• Flexible Formate: Bieten Sie Präsenz-, Online-Seminare oder Blended Learning-Konzepte an.
• Barrierefreier Zugang: Stellen Sie räumlich und technisch einen barrierefreien Zugang sicher.

Gerade bei vollen Terminkalendern helfen kürzere Formate. Statt eines ganztägigen Workshops könnten Sie das Thema in drei zweistündige Sessions aufteilen oder als Webinar-Reihe anbieten.

Anreize schaffen & Sichtbarkeit erhöhen

Weiterbildung konkurriert immer mit dem Tagesgeschäft. Schaffen Sie daher klare Anreize für die Teilnahme und machen Sie den Nutzen sichtbar.

Karriereperspektive aufzeigen: Verknüpfen Sie Seminare mit Entwicklungspfaden im Unternehmen. Wenn Mitarbeitende verstehen, dass die Teilnahme ihre Karrierechancen verbessert, steigt die Motivation deutlich.

Sichtbare Anerkennung: Führen Sie Zertifikate oder digitale Badges ein, die Teilnehmende in ihrer E-Mail-Signatur oder im Intranet-Profil zeigen können. Das schafft nicht nur Anerkennung, sondern wirbt gleichzeitig für zukünftige Events.

Zeit-Investment legitimieren: Klären Sie mit Führungskräften, dass Seminarzeiten als Arbeitszeit gelten und keine Überstunden für liegen gebliebene Aufgaben anfallen. Diese Sicherheit nimmt vielen Interessent:innen die Sorge vor zusätzlicher Belastung. Besonders wichtig ist dies für den nachhaltigen Praxistransfer des Gelernten. Hier kann die Kombination aus Inhouse-Schulungen und Learning Experience Plattform (LXP) entscheidende Vorteile bieten.

Haufe Akademie: Ihr Partner für erfolgreiche Inhouse-Schulungen

Die Haufe Akademie bietet Ihnen umfassende Unterstützung bei der Konzeption und Durchführung erfolgreicher Inhouse-Schulungen. Mit unserer jahrzehntelangen Erfahrung kennen wir die Herausforderungen, vor denen Personalentwickler:innen stehen – insbesondere wenn es darum geht, genügend Teilnehmer:innen für Seminare zu gewinnen.

Unsere Inhouse-Schulungen sind mehr als reine Wissensvermittlung. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Konzepte, die perfekt zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren spezifischen Anforderungen passen. Von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung begleiten wir Sie mit:

• bedarfsgerechten Seminarkonzepten, die Ihre Mitarbeitenden wirklich weiterbringen
• flexiblen Formaten von Präsenz über Hybrid bis hin zu reinen Online-Veranstaltungen
• erfahrenen Trainer:innen, die praxisnah und mitreißend vermitteln

Unsere kostenfreie Checkliste für Inhouse-Schulungen unterstützt Sie dabei, nichts Wichtiges zu vergessen. Von der Zieldefinition über die Trainerwahl bis hin zur Nachbereitung – mit diesem Tool behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Die strukturierte Herangehensweise hilft Ihnen auch dabei, intern für Ihr Seminar zu werben und die richtigen Kommunikationskanäle zu identifizieren.

Investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens durch eine gezielte Mitarbeiterentwicklung. Mit der Haufe Akademie als Partner schaffen Sie nicht nur gut besuchte Seminare, sondern nachhaltige Lernerfolge, die sich direkt auf Ihren Unternehmenserfolg auswirken.

FAQ

Wie viele Teilnehmer:innen brauche ich mindestens für ein Inhouse-Seminar?

Inhouse-Schulungen sind ab einer Gruppengröße von 5 bis maximal 12 Teilnehmenden sinnvoll – bei größeren Gruppen ist eine Abstimmung mit dem:der Trainer:in erforderlich. Bei kleineren Gruppen könnten Sie überlegen, das Seminar für mehrere Abteilungen zu öffnen oder auf ein offenes Seminar auszuweichen.

Wann sollte ich mit der Bewerbung eines internen Seminars beginnen?

Starten Sie mit einer „Save the Date”-Ankündigung, sobald Termin und Thema feststehen. Die intensive Bewerbungsphase sollte 8 Wochen vor dem Seminar beginnen, sofern sich noch nicht ausreichend Teilnehmende für die Durchführung angemeldet haben. So bleibt genug Zeit für Nachfassaktionen und die Teilnehmenden können sich den Termin freihalten.

Wie kann ich ein Seminar bewerben?

Nutzen Sie einen Mix aus digitalen und persönlichen Kanälen: Erstellen Sie ansprechende Intranet-Posts mit klarem Nutzenversprechen, versenden Sie zielgruppenspezifische E-Mails und sprechen Sie das Thema in Teammeetings an. Besonders effektiv: Bitten Sie früh angemeldete Kolleg:innen um Weiterempfehlung und lassen Sie ehemalige Teilnehmende von ihren Erfahrungen berichten. Visuelle Elemente wie Infografiken oder kurze Videos erhöhen zusätzlich die Aufmerksamkeit.

Was tun, wenn sich zu wenige Teilnehmende anmelden?

Analysieren Sie zunächst die Gründe: Passt der Termin nicht? Ist der Nutzen unklar? Starten Sie dann gezielte Nachfassaktionen: Führungskräfte können ihr Team persönlich ansprechen, HR kann Einzelgespräche mit potenziellen Interessent:innen führen. Alternativ verschieben Sie den Termin, öffnen das Seminar für weitere Abteilungen oder wandeln es in ein kompakteres Online-Format um. Wichtig: Kommunizieren Sie Änderungen transparent und seien Sie flexibel.