Mindestlohn, Nachweisgesetz und die neue Corona-Schutzverordnung: Der Jahreswechsel 2022/2023 hält einige Herausforderungen für Personalmanager:innen bereit. Welche das sind und wie sie zu meistern sind, ist Fokusthema der Personaltagungen der Haufe Akademie. Die wichtigsten Änderungen haben wir hier zusammengefasst.
Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns
Seit dem 1.10.2022 beträgt der Mindestlohn in Deutschland 12 Euro pro Stunde. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) sind von der Anhebung rund 22 Prozent aller Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland betroffen. Damit kommt besonders auf Personalmanager:innen einiges an Arbeit zu. Arbeitsverträge wollen angepasst, Beschäftigungsverhältnisse geprüft werden. Mit der Anhebung des Mindestlohns auf 12 Euro wurde die im Koalitionsvertrag vereinbarte Forderung umgesetzt. Zuvor kümmerte sich die Mindestlohnkommission um mögliche Anhebungen. Ab Januar 2024 wird sie die zweijährliche Überprüfung wieder übernehmen.
Weitere Informationen zur Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns lesen Sie hier .
Der Mindestlohn gilt für alle in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer:innen – unabhängig von Branche und Bundesland. Zudem gilt er für alle Arbeitsverhältnisse. Keinen Anspruch auf Mindestlohn haben hingegen Ehrenamtliche, Minderjährige ohne Berufsabschluss, Praktikant:innen im Rahmen einer verpflichtenden Studienordnung oder Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung. Auch Auszubildende sind vom gesetzlichen Mindestlohn ausgeschlossen, da für sie kein Arbeitsverhältnis besteht. Sie haben aber nach dem BBiG einen Anspruch auf Mindestvergütung, sofern ein Tarifvertrag keine andere Regelung vorsieht.
Unsere Empfehlung
Jahresschluss-Tagung Personalbüro
Sie wollen wissen, wie Sie sich für die bestehenden und kommenden Gesetzesänderungen für den Jahresschluss wappnen? Die „Jahresschluss-Tagung Personalbüro“ der Haufe Akademie gibt Aufschluss über die wichtigsten Rechtsänderungen für 2023.
Zur Jahresschluss-Tagung Personalbüro
Aufzeichnungspflichten für die Entgeltunterlagen
Jede:r Arbeitgeber:in ist dazu verpflichtet, Entgeltunterlagen für seine:ihre Arbeitnehmer:innen zu führen. Das schließt auch versicherungsfreie Beschäftigte wie Minijobber:innen mit ein. Für diese sowie für Beschäftigte in bestimmten Wirtschaftsbereichen müssen Arbeitgeber:innen detaillierte Stundenaufzeichnungen führen. Das schreibt die erweiterte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) vor. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist dabei Teil der Entgeltunterlagen.
Kurzarbeitergeld
Arbeitgeber:innen müssen gezahlte Kurzarbeitergelder und damit verbundene beitragspflichtige Einnahmen ebenfalls auf den Entgeltunterlagen angeben.
Neuregelung Nachweisgesetz: Arbeitsverträge richtig anpassen
Die Neuregelung des Nachweisgesetzes setzt die EU-Richtlinie (2019/1152) über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union um. Sie ist am 1.8.2022 in Kraft getreten. Für das Personalmanagement bedeutet das: Neue Arbeitsverträge werden deutlich detaillierter, damit sie transparenter für die Arbeitnehmer:innen werden. Bestehende Arbeitsverträge müssen nur dann geändert werden, wenn Arbeitnehmer:innen dies ausdrücklich wünschen.
Die neuen Angaben, die Personalmanager:innen in Arbeitsverträgen für neue Mitarbeiter:innen oder neue Beschäftigungsverhältnisse machen müssen, sollen zudem schriftlich vorliegen. Das bedeutet, dass neue Arbeitsverträge wohl in Schriftform vereinbart werden müssen. Konkret heißt das: „Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen“.
Mit Inkrafttreten des Gesetzes zum 1.8.2022 müssen bei allen Neueinstellungen die Änderungen eingehalten werden – egal ob Voll- oder Teilzeit, Minijob sowie Aushilfsstelle. Bei bestehenden Arbeitsverträgen haben Mitarbeiter:innen das Recht, dass ihr Arbeitsvertrag innerhalb von 7 Tagen angepasst oder um die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich ergänz wird. Kommt ein Unternehmen solch einer Forderung nicht nach, droht ein Bußgeld von 2.000 Euro.
Weitere Informationen zu den neuen Anforderungen an Arbeitsverträge finden Sie hier.
Die elektronische Arbeitszeiterfassung – auch bei Minijobs
Ob Minijob, Teilzeit oder Vollzeit: Das Gesetz schreibt die Dauer der Arbeitszeit inklusive der vorgesehenen Pausen vor. Viele Arbeitgeber:innen müssen daher schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen erfassen, damit die Behörden die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften sowie der Ruhezeiten kontrollieren können.
Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber:innen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, ihre zeitliche Lage sowie etwaige Überstunden erfassen müssen. Im September 2022 zog das Bundesarbeitsgericht für Deutschland nach und entschied, dass in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Welche konkreten Folgen das Urteil in der Praxis hat, ist noch unklar. Fest steht allerdings: Alle Betriebe in Deutschland sind dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit anzubieten.
Handlungsempfehlungen zur Arbeitszeiterfassung haben unsere Expert:innen hier für Sie zusammengefasst.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Mit dem Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zukünftig nicht mehr bei ihren Arbeitgeber:innen vorzeigen. Stattdessen übermitteln die Krankenkassen die entsprechenden Daten elektronisch an den:die Arbeitgeber:in. Ab Mitte 2022 sollte die papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eigentlich der Geschichte angehören und durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgelöst werden. Doch das elektronische Verfahren (eAU) hatte mit technischen Problemen und den Auswirkungen der Coronapandemie zu kämpfen. Der Echteinsatz für Arbeitgeber:innen wurde daher auf 2023 verschoben.
Personalmanager:innen können sich dennoch auf die Vorteile der eAU freuen: Sind alle technischen Voraussetzungen erfüllt und das System läuft, reduziert sich der Arbeitsaufwand erheblich. Die manuelle Bearbeitung und Übermittlung des „gelben Zettels“ fallen weg. Auch gibt es keine Konflikte mehr zur Frage, ob die AU-Bescheinigung rechtzeitig vorlag: Die elektronische Übermittlung läuft in Echtzeit.
ACHTUNG
Das neue Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer:innen. Somit muss zumindest für einen kleinen Teil der Beschäftigten die „alte, papierbasierte Welt“ weiterhin bestehen bleiben.Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Mobile Arbeit vs. Homeoffice
Auch beim Thema mobile Arbeit hat sich 2022 einiges getan. Zwar gibt es immer noch keine gesetzliche Definition, dafür aber einen Unterschied zum Arbeiten im Homeoffice. Während Arbeitnehmer:innen im Homeoffice an einem festen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden ihre Arbeit verrichten, findet mobile Arbeit an einer Vielzahl verschiedenster Orte statt: Im Zug, auf dem Balkon – oder im europäischen Ausland.
Bei der mobilen Arbeit sind die Kosten für Arbeitsmittel geringer als beim Arbeiten im Homeoffice, da weniger arbeitsschutzrechtliche Vorgaben gelten. Doch Achtung: Wird mobile Arbeit vereinbart und der:die Mitarbeiter:in verbringt die meiste Zeit an einem festen Arbeitsplatz im Homeoffice, kann dies als Umgehung der arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften verstanden werden. Was zählt, ist also die konkrete Umsetzung und nicht die Bezeichnung der Tätigkeit.
