Was ist für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung alles zu beachten?

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Leseprobe aus Seminarunterlage „Grundlagen der Entgeltabrechnung intensiv

​Hier finden Sie einen exemplarischen Auszug aus der Seminarunterlage. Gewinnen Sie so Eindrücke zum Seminar bzw. von einem im Seminar behandelten Teilaspekt des Themas.

Aufgaben des Lohnbüros – der Entgeltabrechner

Das Lohnbüro ist in einem Unternehmen – unabhängig von seiner Größe – ein wichtiger Bestandteil. In dieser Abteilung werden die Arbeitsleistungen der einzelnen Mitarbeiter er­fasst und der Lohn oder das Gehalt berechnet, die Auszahlungen an die Mitarbeiter veranlasst, die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen weiterleitet und die Steuerbeträge an das Finanzamt abführt. Die Lohnbuchhaltung ist eine sogenannte „Nebenbuchhaltung“, deren Ergebnisse in die Finanzauswertungen der Unternehmen einfließen.

Beispiele für Aufgaben des Lohnbüros – der Entgeltabrechnung

  • Stammdaten pflegen
  • Festlegung des Arbeitslohns und des Arbeitsentgelts,
  • Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag berechnen
  • Berechnung der SV-Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der steuer- und sv-rechtlichen Abzüge
  • Meldepflichten in der SV
  • Bescheinigungen und Statistiken
  • Auskunft geben
  • Kommunikation mit Behörden

Beginn der Beschäftigung eines Arbeitnehmers

Es beginnt damit, dass ein neuer Mitarbeiter im Personalabrechnungssystem erfasst werden muss. Der Lohnsachbearbeiter braucht Arbeitspapiere bzw. Angaben von dem Arbeitnehmer, hier ein Auszug dieser:

Arbeitspapiere/ Angaben vom Arbeitnehmer
Arbeitsvertrag muss
Personalfragebogen kann
Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse muss
Lohnsteuerabzugsmerkmale – Steuer-Identifikationsnummer, Angabe sind wir Haupt- oder Nebenarbeitgeber, melderechtliches Geburtsdatum muss
Vorlage Sozialversicherungsausweis muss
Bankverbindung kann
Informationen über die Abführung von Lohnbestandteilen an z.B. Bausparkassen, betriebliche Altersversorgung etc. kann
Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis und Nachweis der Staatsangehörigkeit bei ausländischen Arbeitnehmern muss
Nachweis der Elterneigenschaft muss

 

Dazu werden betriebliche Daten erfasst, wie z.B.:

betriebliche Angaben/Stammdaten zum Arbeitnehmer
Personalnummer in der Zeiterfassung kann
Personalnummer im Entgeltabrechnungsprogramm muss
Kostenstelle kann
Einstufungen in Lohnstufen laut Arbeits- oder Tarifvertrag kann
Abrufdaten ELStAM muss

 

Praxistipp

Eine Checkliste oder ein Personalbogen, auf dem die notwendigen Arbeitspapiere der neuen Mitarbeiter festgehalten werden, erleichtert die Arbeit auf den Abrechnungstermin hin.

Es ist oft sehr mühsam, noch fehlende Unterlagen kurz vor der Abrechnung von den Mitarbeitern zu bekommen, oder z.B. früh genug die Einstufung in die richtigen Lohngruppen, Zuordnung zu den richtigen Kostenstellen zu klären.

 

Eine Checkliste, auf der dies abgehakt oder noch offen ist, lässt dies leichter erkennen, gerade wenn mehrere Lohnsachbearbeiter dies bearbeiten, z.B. während einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung. 

Zuständige Krankenkasse – Mitgliedsbescheinigung – Anmeldung bei der Krankenkasse

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, innerhalb von 2 Wochen nach Neueintritt seinem Arbeitgeber eine Mitgliedsbescheinigung seiner selbstgewählten Krankenkasse vorzulegen (§ 175 Abs. III SDB V).

Der Arbeitnehmer hat seine Krankenkassenwahl gegenüber der jeweiligen Krankenkasse schriftlich zu erklären. Eine gewählte Krankenkasse darf die Mitgliedschaft nicht ablehnen. Sie hat nach Ausübung des Wahlrechts oder bei Eintritt von Versicherungspflicht dem Mitglied unverzüglich eine Mitgliedsbescheinigung auszustellen. Diese muss der Arbeit­neh­mer unverzüglich seinem Arbeitgeber vorlegen.

Arbeitnehmer legt keine Mitgliedbescheinigung vor

Tut er dies nicht, muss der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse anmelden, bei der er zuletzt versichert war. Kann der Arbeitgeber dies nicht in Erfahrung bringen, darf er eine Krankenkasse frei wählen, bei der er den Arbeitnehmer anmeldet.

Ist ein Arbeitnehmer in der privaten Krankenversicherung, meldet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Krankenversicherung an, bei der der Arbeitnehmer zuletzt im Fall der Versicherungspflicht in der Krankenversicherung versichert war.

Leseprobe aus Seminarunterlage "Grundlagen der Entgeltabrechnung intensiv"

Grundlagen der Entgeltabrechnung intensiv - Lohn- und Gehaltsabrechnung für Praktiker

Wer Löhne und Gehälter verantwortlich abrechnen und Haftungsrisiken vermeiden will, braucht ein solides Fachwissen. Vorschriften des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts treffen in der Entgeltabrechnung gebündelt aufeinander und bergen dazu noch vielfältige Besonderheiten. In dieser zertifizierten Schulung zum Lehrgang werden Sie praxisnah, systematisch und anwendungsorientiert mit allen Grundlagen der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut gemacht.

Beispiel: Inhalte einer Anmeldung zum Beginn einer Beschäftigung

  1. Versicherungsnummer (aus dem Sozialversicherungsausweis des Versicherten zu entnehmen)
    Beispiel : 12 160568 B 109 =
    12: Bereichsnummer der Vergabestelle der Rentenversicherung
    160568: Geburtsdatum des Versicherten (hier: 16. Mai 1968)
    B: Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens des Versicherten
    10: 00- 49 = männlich; 50 – 99 = weiblich
    9: Prüfziffer
  2. Personalnummer (freiwillige Angabe)
  3. Name und Anschrift des Arbeitnehmers
  4. Grund der Abgabe hier = Beginn der Beschäftigung Abgabegrund 10
  5. Betriebsnummer des Arbeitgebers – wird dem Arbeitgeber von der Arbeitsagentur zugeteilt
  6. Personengruppe – die Personengruppenschlüssel ordnen dem Arbeitnehmer bestimmte Sozialversicherungsmerkmale zu. Bei mehreren Möglichkeiten ist die niedrigste zu melden (Beispiel 101 = sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ohne besondere Merkmale.)
    (wird in den Unterlagen von Herrn Wings ausführlich dargestellt)
  7. Eventuelle Mehrfachbeschäftigung des Arbeitnehmers
  8. Betriebsstätte Ost oder West
  9. Beitragsgruppe des Arbeitnehmers – ordnet die Sozialversicherungspflicht in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu (Beispiel 1111 = KV-, RV-, AV-, PV-Pflicht)
  10. Tätigkeitsschlüssel – der neunstellige Schlüssel
  11. Staatsangehörigkeit – ein Schlüsselverzeichnis ist bei den Arbeitgeberportalen der gesetzlichen Krankenkassen zum Download hinterlegt.

 Praxistipp

Die Entgeltabrechnungsprogramme haben bei den „Stammdatenfeldern“ im Arbeit­nehmerstamm die wichtigsten Schlüssel in den Schlüsselverzeichnissen zu den einzelnen Feldern hinterlegt.

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Über die Autoren

Personal- und Unternehmensberaterin; Referentin der Haufe Akademie.

Geschäftsführer und Inhaber einer auf Entgeltabrechnungen, Durchführung von Schulungen und Beratung im Personalbereich spezialisierten Unternehmensberatung.

Verwaltungsdirektor bei einer Krankenversicherung. Langjähriger SV-Betriebsprüfer, langjähriger Referent mit den Schwerpunktthemen Versicherungs- und Beitragsrecht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Fachautor.

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