Personaleinsatzplanung im Schichtbetrieb – die Rolle von HR

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Die aktuelle Situation vieler Unternehmen verdeutlicht die vielfältigen Anforderungen an einen flexiblen Personaleinsatz. Einerseits gilt es, Auftragsspitzen, kurzfristige Bestellungen und anspruchsvolle Kundenwünsche zufrieden zu stellen, andererseits sind Konjunkturkrisen und stockenden Lieferketten abzufedern. Gleichzeitig verlangen gerade im Schichtbetrieb die Beschäftigten attraktivere Arbeitszeiten und bessere Möglichkeiten, die beruflichen Anforderungen mit den privaten und familiären Interessen auszugleichen. Eine aktive und strategisch ausgerichtete Personaleinsatzplanung ist dabei der Schlüssel sowohl zur Sicherstellung von Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit als auch zur Beschäftigungssicherung und Arbeitsattraktivität – insbesondere im Hochlohnstandort Deutschland und einem globalen Marktumfeld.

Personalplanung und Personaleinsatzplanung

Per Definition bedeutet Personalplanung, eine Personalausstattung vorzuhalten entsprechend des quantitativen, qualitativen, temporalen und lokalen Personalbedarfs. Das bedeutet, es gilt zu planen, wieviel Beschäftigte, mit welchen Kompetenzen, wann und wo einzusetzen sind. Bei der, in der HR häufig bekannten, Personalstrukturplanung wird die mittelfristig orientierte, anonyme Personalausstattung für ein bis fünf Jahre betrachtet. Demgegenüber hat die operative Personaleinsatzplanung einen kurzfristigen Fokus, üblicherweise ein bis vier Wochen. Hier werden für alle konkret verfügbaren Arbeitskräfte deren Arbeitseinsätze, -zeiten und -orte verbindlich festgelegt. Bei Schichtbetrieb in gewerblich-operativen Bereichen wird dies eher als Schichtplanung bezeichnet, im Gesundheitswesen und der Pflege lautet das Synonym Dienstplanung. Gerade im Umfeld von Schichtbetrieb, bei dem sich mehrere Personen dieselben Arbeitsplätze teilen, erfolgt die Personaleinsatzplanung durch die Fachabteilungen, während die Personalstrukturplanung dem HR-Bereich obliegt.

Flexibler Personaleinsatz und Personaleinsatzplanung

Ein flexibler Personaleinsatz folgt dem schwankenden Kapazitätsbedarf möglichst exakt. Dazu benötigt eine Personaleinsatzplanung vorgedachte Maßnahmen, durch welche mehr oder weniger Arbeitskräfte länger oder kürzer eingesetzt werden können. Allerdings agieren Unternehmen hier häufig zu eindimensional. Beispielhaft genannt sei z. B. die weit verbreitete Mehrarbeit am Wochenende als zeitliche Maßnahme zur Kapazitätsausweitung bei Auftragsspitzen. Kommen die Spitzen häufiger oder bestehen anhaltend, leiden s die Ehrholungszeiten für die Beschäftigten. Die Folge können Unzufriedenheit, erhöhte Krankenstände und schlechte Produktivität sein.

Personaleinsatzplanung: die Mischung macht‘s

Die Regel sollte also lauten: Wenn schon länger gearbeitet werden muss, dann nicht immer mit denselben Beschäftigten. Stehen bei der Personaleinsatzplanung personelle Reserven zur Verfügung, so können bei anhaltender Mehrarbeit andere Arbeitskräfte für das Stammpersonal anteilig einspringen und so belastende Wochenendarbeit reduzieren.

Gute Lösungen für einen flexiblen Personaleinsatz sehen daher immer zeitliche Maßnahmen ergänzt mit einem passenden Anteil flexibler Beschäftigungsformen vor. Konkret bedeutet dies, neben Arbeitszeitkonten auch Aushilfen im Ruhestand, Studierende, Teilzeitkräfte, Altersteilzeit mit gleitendem Übergang oder Springerpools bis hin zu systematischer Job Rotation vorzusehen. Häufig kommt hier der Einwand fehlender Qualifikationen von Teilzeitkräften. Gleichzeitig funktioniert es in vielen Organisationen in den Sommermonaten mit Ferienarbeit doch auch! Natürlich ist bei Arbeitsorganisation anzustreben, „Helfertätigkeiten“ mit geringem Einarbeitungsaufwand zumindest zeitweilig vorzusehen. Eine anteilige Entlastung ist damit in den meisten Fällen möglich.

Der Beitrag von HR zur flexiblen Personaleinsatzplanung

HR hält den Schlüssel zu Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Arbeitsattraktivität in der Hand. Bei der quantitativen und qualitativen Personalausstattung ist auf einen ausreichenden Anteil flexibler Beschäftigungsformen zu achten. Ein Pool von Arbeitnehmenden mit reduzierten Arbeitsdeputaten oder von rotierenden Stammbeschäftigten ermöglicht eine sichere Besetzung von Zusatzschichten bei erhöhten Kapazitätsbedarfen. Im gegenteiligen Fall, bei ruhiger Auftragslage kann wiederum die Anzahl oder die Besetzung der Schichten reduziert werden, ohne dass übermäßige „Arbeitszeitschulden“ der Vollzeitbeschäftigten entstehen.

Indem HR in Ergänzung zu den Vollzeit-Stammbeschäftigten einen Pool an flexibel beschäftigten Arbeitskräften rekrutiert und aufbaut, gibt sie der Personaleinsatzplanung die Werkzeuge für eine schlanke und bewegliche Produktion an die Hand. So kann die Personaleinsatzplanung beide Dimensionen der Kapazitätsanpassung nutzen. Sie kann zum einen, mit mehr oder weniger Beschäftigten länger oder kürzer arbeiten und damit nicht nur extreme Auftragsspitzen abfangen. Zum anderen kann sie auch die Attraktivität gegenüber den Mitarbeitenden steigern und sich zukunftsfähig aufstellen – und das alles ohne Mehrkosten!

So kann es gelingen, nicht nur kurzfristige Auftragsspitzen abzufedern, sondern sich als Unternehmen auch attraktiv im Sinne eines internen und externen Employer Brandings zukunftsfähig aufzustellen.

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Über den:die Autor:in

Dr. Stefan Gerlach

Dr.-Ing., Leitung des Bereichs „Produktionsmanagement“. Dr. Gerlach ist seit 1990  als Wissenschaftler, Berater und Coach für die Flexibilisierung von Schichtarbeit in Produktion und Logistik tätig.

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