Personalmanagement: Grundlagen, Aufgaben, Zukunftstrends

Personalabteilungen finden sich heute im Kontext der Veränderung wieder: Flexible Arbeitsmodelle, Remote Work und flache Hierarchien sind immer stärker gefragt, insbesondere bei jungen Mitarbeitenden. Gleichzeitig können durch Digitalisierung und Automatisierung viele administrative Aufgaben im Personalmanagement einfacher und schneller erledigt werden. Dieses Umfeld belohnt Unternehmen, die strategisch an Personalthemen herangehen – nicht zuletzt angesichts des Fachkräftemangels, der Personalsuche herausfordernder macht.

Was ist Personalmanagement?

Zum Personalmanagement gehören alle personalrelevanten Strategien und Maßnahmen, die die Entwicklung des Unternehmens unterstützen. Dies lässt sich auf drei Hauptaufgaben herunterbrechen:

1. Harmonisierung von Unternehmenszielen und Mitarbeiterwünschen: Das Personalmanagement soll die Unternehmensziele mit den Bedürfnissen und Wünschen der Mitarbeitenden vereinen.
2. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Das Ziel ist eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, welche Fluktuation und Krankenstand verringert, jedoch Motivation, Identifikation und Leistung erhöht.
3. Gewährleistung der Wirtschaftlichkeit: Zusätzlich sollen Personalkosten gering und das Unternehmen wettbewerbsfähig gehalten werden.
4. Ein weiteres, zunehmend relevantes Feld ist das strategische Workforce Management, also die gezielte Planung von Kapazitäten, Kompetenzen und Verfügbarkeiten in Echtzeit – besonders relevant im Kontext von Demografie, Digitalisierung und Fachkräftemangel.

Diese vier wesentlichen Personalmanagement-Aufgaben münden in sechs zentrale Themenfelder des Personalbereichs:

• Das erste Themenfeld ist die Personalplanung, bei der die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden und die erforderlichen Qualifikationen ermittelt werden.
• Im zweiten Themenfeld, dem Recruiting, geht es um die Suche nach geeignetem Personal, intern wie extern. Es beinhaltet auch das Schreiben von Anforderungsprofilen und Stellenanzeigen sowie das Bewerbermanagement.
• Das dritte Themenfeld ist die Personalverwaltung. Sie umfasst administrative und arbeitsrechtliche Aufgaben wie das Erstellen von Arbeitsverträgen und Lohnabrechnungen, sowie On- und Offboarding.
• Das vierte Themenfeld ist die Vergütung. Hier werden die Grundsätze der Entlohnung festgelegt, einschließlich der Grundgehälter und eventueller Boni sowie Job- und Laufbahnmodelle.
• Themenfeld fünf betrifft die Mitarbeiterentwicklung und -bindung. Hierzu zählen Aus- und Weiterbildungen, Umschulungen oder Maßnahmen wie Coachings, Trainings, Workshops und das Gesundheitsmanagement.
• Themenfeld sechs ist das Personalcontrolling: In diesem Bereich werden quantitative und qualitative Kennzahlen (z. B. Personalkosten und Mitarbeiterzufriedenheit) erhoben und bewertet.

Besonders in den Bereichen Recruiting, Mitarbeiterbindung und Compliance gibt es konkrete Handlungsfelder, mit denen dein Personalmanagement erfolgreicher wird.

Tipps für die Fokus-Themen des Personalmanagements

Recruiting

Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit den richtigen Menschen und diese zu finden ist manchmal schwierig. Diese vier Tipps helfen dir, das Recruiting erfolgversprechend auszurichten.

Bedarf und Bedürfnisse verstehen

Erfolgreiches Recruiting startet mit der Planung. Welche Menschen willst du für dein Unternehmen gewinnen? Welche Qualifikationen sollen sie mitbringen? Ebenso musst du verstehen, was diese Menschen suchen. Bei welchem Arbeitgeber würden sie gerne arbeiten?

Employer Brand entwickeln

Bedarf und Bedürfnisse verstanden und erfüllt? Dann mach die Kultur und die Identität deines Unternehmens bekannt. Wer seid ihr? Für was steht ihr? Eine starke und passende Arbeitgebermarke zu entwickeln, hilft aus der Masse an Arbeitgebern herauszustechen.

Aktiv suchen (Active Sourcing)

In Zeiten des „War for Talents“ genügt die einfache Stellenanzeige nicht mehr. Zielgerichtete und proaktive Recherche nach geeigneten Mitarbeitenden (z. B. auf LinkedIn), auch mit technischer Unterstützung, findet Talente, die sich sonst nie beworben hätten.

Professionelles Bewerbermanagement

Der Bewerbungsprozess ist die erste Visitenkarte deines Unternehmens. Schnelle Reaktionszeiten und wertschätzende Kommunikation bilden den Grundstein eines erfolgreichen Recruitings.

Mitarbeiterbindung

Sind die passenden Mitarbeitenden gefunden, gilt es, sie langfristig zu halten. Die Grundlage hierfür ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Diese vier Tipps fördern langfristige Beschäftigungen.

1. Arbeitsbedingungen: Besonders jüngere Generationen achten mehr denn je auf Flexibilität in Arbeitszeit und -ort (Work-Life-Balance, Homeoffice). Daneben sind ein angemessenes Gehalt und ein gesundes Arbeitsumfeld mit sinnstiftender Arbeit von großer Bedeutung.
   Auch Benefits wie Jobrad, Kinderbetreuung oder Sabbaticals können zur Mitarbeiterbindung beitragen – insbesondere bei der Generation Y und Z.
2. Kommunikation: Mitarbeitende, die sich gut informiert und einbezogen fühlen, sind zufriedener und loyaler. Eine offene und transparente Kommunikation trägt maßgeblich zur Mitarbeiterbindung bei. Initiiere regelmäßige Kommunikation über geeignete Kanäle, die alle erreichen und biete Möglichkeiten für Feedback und Mitgestaltung.
3. Entwicklungsmöglichkeiten: Investiere in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden und zeige so, dass sie im Unternehmen wachsen können. Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten schaffen Zufriedenheit und Motivation, halten die Mitarbeitenden und verbessern die Leistung.
4. Unternehmenskultur: All dies wirkt jedoch wenig ohne eine positive Unternehmenskultur. Werte wie Vertrauen, Respekt und Fairness sollten nicht nur auf dem Papier stehen. Befähige Führungskräfte und Mitarbeitende die Werte zu leben sowie in das Unternehmen zu tragen. Mitarbeitenden wird immer wichtiger, was sie tun, wie auch wo und wofür sie arbeiten.

Arbeitsrecht und Compliance

Das Personalmanagement bewegt sich in einem Umfeld zahlreicher arbeitsrechtlicher Bestimmungen, aus denen einige übergeordnete Themen hervorgehen.

Datenschutz: Der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten gehört zum grundlegenden Handwerkszeug des Personalmanagements. Sowohl rechtliche Vorgaben, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als auch der Respekt vor der Privatsphäre sollten deine Leitplanken bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten sein.

Gleichbehandlung: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) regelt den Schutz vor Diskriminierung. Eine vielfältigere Belegschaft ist nicht in erster Linie aufgrund gesetzlicher Bestimmungen wichtig. Vielmehr sind Unternehmen, in denen verschiedene Perspektiven Gehör finden, erfolgreicher – besonders in einem Umfeld, in dem dynamisch auf sich verändernde Kundenbedürfnisse reagiert werden muss.

Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit: Die Wahrung der Sicherheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz ist eine Kernverpflichtung jedes Arbeitgebers. Dies beinhaltet Maßnahmen wie die Bereitstellung ergonomischer Arbeitsplätze, Schutzkleidung und Unfallverhütung. Zudem spielt der Schutz vor psychischen Belastungen eine immer größere Rolle.

Weitere Felder: Die oben genannten Felder sind bei weitem nicht die einzigen. Arbeitszeitgesetzgebung, Kündigungsrecht oder Betriebsverfassungsrecht: Der Paragrafendschungel ist dicht und erwartet einen weiten, aber doch sicheren Blick.

HR-Strategie in einer digitalisierten Welt

Das Heute erfordert also geplantes Handeln. Eine HR-Strategie gibt Richtung und fokussiert alle auf bestimmte Ziele. Ziele, die klar und messbar definiert wurden (z. B. nach den SMART-Kriterien), können bezüglich ihrer Ergebnisse final überprüft werden. Die Strategie sollte dabei auf Basis der Ergebnisse kontinuierlich angepasst werden. Auf diese Weise entsteht ein Kreislauf aus Anwendung, Auswertung und Anpassung, der die Strategie stetig verbessert. Ein solcher iterativer Ansatz ist essenziell für eine erfolgreiche Organisationsentwicklung oder ein effektives Change Management.

Ergebnismessung

Zielwerte können im Personalbereich Personalkosten, Fluktuationsraten, Krankenstand, Zufriedenheitsumfragen oder Weiterbildungserfolge sein. Digitale Systeme helfen beim Erstellen der geeigneten Datenbasis und deren Auswertung. Im Bereich der Weiterbildung bieten Learning Management Systeme beispielsweise die Möglichkeit einer automatisierten Erfassung von Weiterbildungserfolgen.

Die Digitalisierung in der HR-Strategie

Die Digitalisierung wirkt sich auch grundsätzlicher aus. Routineaufgaben lassen sich vereinfachen oder gar gänzlich automatisieren – auch im Personalbereich. Zusätzlich verändert sich die Art, wie wir arbeiten und wo, zunehmend. Wünsche nach flexibleren Arbeitszeit- und Arbeitsortmodellen haben in den letzten Jahren einen weiteren Schub erhalten. Dies bietet sowohl den Raum als auch die Notwendigkeit, passende und neue Ansätze zu entwickeln.

Auch analytisches Denken und datengetriebene Entscheidungen gewinnen im Personalbereich weiter an Bedeutung. HR-Professionals sollten in der Lage sein, Datenquellen zu interpretieren und daraus fundierte Strategien abzuleiten.

Soft Skills für eine erfolgreiche HR-Strategie

Eine HR-Strategie benötigt natürlich die Menschen, die sie entwickeln und in die Organisation tragen. Neben umfangreichen Fachkenntnissen benötigt eine HR-Manager:in oder ein HR-Manager zudem ein bestimmtes Set an Soft Skills, die besonders für den Umgang mit Menschen auch in konfliktbeladenen Situationen geeignet sind.

Ein Überblick wichtiger Kompetenzen und Fähigkeiten im zukünftigen Personalwesen:

Klassische Rolle

Future Skills

Zwei Zukunftstrends im Personalmanagement

Remote Work

Der Personalbereich muss in der Zukunft mit einer weiteren Verschiebung hin zum dezentralen Arbeiten rechnen. Spätestens die Corona-Pandemie zeigte: In bestimmten Berufen ist es möglich, remote genauso produktiv zu sein, wie im Büro. Remote Work bietet Flexibilität für Mitarbeitende und Arbeitgeber, die nun Talente unabhängiger vom Standort rekrutieren können. Zudem erwarten Top-Talente zunehmend eine Flexibilität in Arbeitszeit und -ort. Jedoch haben Teams in Remote oder Hybrid Work spezielle Bedürfnisse, wenn es um Teambuilding und Führung geht. So solltest du dezidierte Austauschräume im Virtuellen schaffen, die den Plausch an der Kaffeemaschine ersetzen können.  Zusätzlich benötigen Führungskräfte einen Führungsstil, der, mehr denn je, auf Vertrauen und Transparenz basiert.

KI

Die Sprünge in der Entwicklung künstlicher Intelligenz der letzten Jahre eröffnen neue Möglichkeiten für den Personalbereich. Dies gilt sowohl für die Automatisierung von verwaltungstechnischen Routineaufgaben als auch beispielsweise im Recruiting-Prozess. KI-Technologien können Stellenprofile schreiben und riesige Datenmengen auf Stellenprofile hin scannen. So werden womöglich Talente erkannt, die dem menschlichen Auge verborgen geblieben wären. Ebenso ist es in Zukunft denkbar, dass Vorstellungsgespräche oder ganze Onboarding-Prozesse automatisiert erledigt werden können. All dies, nicht um den Menschen, seine Intuition und Emotionalität zu ersetzen, sondern um ihn dabei zu unterstützen, Zeit zu gewinnen und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Dabei gilt es, ethische Fragestellungen im Blick zu behalten: Wie transparent sind Entscheidungen von KI? Wie lässt sich Diskriminierung in automatisierten Prozessen vermeiden?