Personalplanung: Grundlagen & Aufgaben

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Heute stehen Personalverantwortliche vor großen Herausforderungen: Personalengpässe, hohe Fluktuationsquoten und ein allgemeiner Fachkräftemangel sind nur einige davon. HR-Beschäftigte und Führungskräfte müssen darauf hinarbeiten, dass die richtigen Arbeitskräfte zur richtigen Zeit mit den richtigen Fähigkeiten auf den richtigen Positionen Höchstleistung erbringen. Das geht nur mit einer guten Personalplanung. Doch das ist keine leichte Aufgabe in Zeiten, in denen Wissen so schnell veraltet wie noch nie, die Ansprüche der Arbeitnehmer: innen kontinuierlich steigen und unvorhersehbare Krisen wie die Corona-Pandemie eine langfristige Planungssicherheit fast unmöglich machen.

Ziele der Personalplanung

Eine gute Personalplanung stellt sicher, dass jedes Team genau die Fähigkeiten an Board hat, die es für erfolgreiche Arbeit braucht. Sie sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter:innen stets weiterentwickeln und langfristig im Unternehmen bleiben. Sie senkt die Fluktuationsquote und gewährleistet die Produktivität. Kurzum: Eine gute Personalplanung stellt den Unternehmenserfolg sicher – auch in turbulenten Zeiten.

Personalplanung: Definition

Im weiteren Sinne zählen zur Personalplanung auch folgende Unterkategorien: Die Personalbestandsplanung ermittelt den personellen Ist-Zustand, d. h. wie viele Arbeitnehmer:innen zum aktuellen Zeitpunkt im Unternehmen auf ihren Positionen eingesetzt sind. Die Personalbedarfsplanung hingegen ermittelt den personellen Soll-Zustand, d. h. die Anzahl an Beschäftigten, die ein Unternehmen eigentlich bräuchte, um ohne Personalengpässe maximal produktiv sein zu können. Weitere Unterkategorien sind die Personalbeschaffung, die unterschiedliche Recruiting-Maßnahmen umfasst sowie die Personalentwicklung, die alle Maßnahmen beschreibt, die ein Unternehmen zur Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter:innen einsetzt. Zu guter Letzt gibt es noch die Personalfreisetzungsplanung, die festlegt, welche Positionen nicht mehr benötigt werden.

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Quantitative und qualitative Personalplanung

Bei der quantitativen Personalplanung wird genau der Personalbedarf ermittelt, den ein Unternehmen braucht, um seine Ziele zu erreichen. Das Ergebnis der quantitativen Personalplanung kann sowohl positiv als auch negativ sein. Es ergibt sich aus der Differenz des Bruttopersonalbedarfs und des Ist-Personalbestands. Ist der Wert positiv, müssen neue Mitarbeiter:innen rekrutiert werden, um das Arbeitspensum bewältigen zu können. Ist der Wert negativ, müssen Stellen abgebaut werden.

Die qualitative Personalplanung identifiziert alle notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten, die vorhandene und potenzielle Beschäftigte mitbringen müssen, damit sie optimal die Aufgaben auf ihren jeweiligen Positionen erfüllen und damit zum Erreichen der übergeordneten Unternehmensziele beizutragen.

Szenariobasierte und dynamische Personalplanung

Langfristige Planungssicherheit gibt es nicht mehr. Personalverantwortliche müssen stattdessen flexibler auf Marktänderungen reagieren können. Auf unterschiedliche Zukunftsszenarien basierende, verschiedene Modelle werden bei der szenariobasierten Personalplanung entwickelt. Die dynamische Personalplanung passt sich stets den aktuellen Markt-, Performance- und Personalveränderungen an und ändert die eigene Strategie und Ressourcenplanung entsprechend.

Die aufwändigen Verfahren sichern – auch in unbeständigen Zeiten – die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Unternehmen, die beide Planungsarten einsetzen, können ihre finanziellen Ziele problemloser erreichen.

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Fazit:
Egal, welche Methode Sie anwenden bzw. bevorzugen: Auch die Personalplanung unterliegt aktuellen Trends und Herausforderungen. Durch die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung ändern sich die Kompetenzanforderungen der Beschäftigten sowie deren Tätigkeiten. Häufig werden die Aufgaben komplexer. Dadurch steigt zum einen der Qualifizierungsbedarf, zum anderen muss dies beim Recruiting neuer Talente berücksichtigt werden. Die Aufgaben und Ergebnisse der Personalplanung haben verstärkten Einfluss auf andere Gebiete des Personalmanagements.

 

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Über den:die Autor:in

Anna Plew

Produktmanagerin Haufe Akademie, M. A. Weiterbildungsforschung & Organisationsentwicklung.

Zur Themenübersicht Personalmanagement

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