Kundenorientierung in der Buchführung

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Die Immobilienwirtschaft ist gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Komplexität: Immobilien für eigene und fremde Wohnzwecke, für eigene oder fremde Betriebe genutzte Immobilien, Immobilienverwaltungen, Makler und Bauträger.

Unzählige Einteilungen lassen sich allein in der Zuordnung und Zielsetzung vornehmen. Um heute in der Immobilienbranche erfolgreich zu sein, ist eine adäquate Kundenorientierung so wie Profilierung, auch im Rechnungswesen und in der Finanzbuchhaltung, essentiell.

Die folgenden drei – von vielen Unternehmen vernachlässigten – Aspekte sind dabei wichtig:

I. Spezialisierung

Alleine in der Immobilienverwaltung ist eine Spezialisierung elementar, nicht nur im Rechnungswesen allgemein, sondern vor allem in der Finanzbuchhaltung. Die Themenvielfalt zeigt sich dadurch, dass jeder Bereich, ob WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Verwaltung von Gewerbeimmobilien oder sozialem Wohnungsbau, unterschiedliche Aspekte in der jeweiligen Finanzbuchhaltung, in der Umsatzsteuer und auch in der Rechtsprechung besitzt.

Zusätzlich müssen Schnittstellen zu anderen Bereichen der Immobilienwirtschaft, wie technische Aufbewahrungsfristen, steuerliche Zuständigkeiten von Wohnungseigentümern, Vorgaben durch das Handels und Steuerrecht, beachtet und umgesetzt werden. Ebenso gilt es, die eigene Finanzbuchhaltung des Immobilienunternehmens nach aktueller Rechtsprechung richtig zu bearbeiten. Das Angebot eines profunden Voll-Services bietet sich bei, z. B. einer Spezialisierung auf die WEG-Verwaltung oder auf die Verwaltung von Gewerbeimmobilien, an: Die korrekte Verbuchung der gesamten Geschäftsvorfälle, egal, ob Sie kameralistisch nach Einzahlungen und Auszahlungen (WEG-Buchhaltung) oder mittels doppelter Buchhaltung (Mieten-Buchhaltung). Bei der Betreuung gewerblicher Kunden sind Kundenorientierung und Umsatzsteuer-Themen sehr wichtig. Kenntnisse in der buchhalterischen Behandlung dieser Besonderheiten machen Sie bei Gewerbemandanten zum Spezialisten.

Dieses Spezialistentum lässt sich auf alle Bereiche übertragen, u. a. auf das Maklergeschäft, die Immobilienbewertung, die Bauträgertätigkeit, die Immobilienberatung oder den Finanzierungsbereich.

Ihr Vorteil: Es wird sich herumsprechen, dass gerade Sie immer eine fachlich sichere Lösung bei Detailfragen anbieten können.

Bei einer Spezialisierung gilt: Weniger ist mehr!

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II. Fachkompetenz

Spezialisierung, Kundenorientierung und Fachkompetenz ergänzen sich natürlich. Denn die Voraussetzung für eine Spezialisierung mit Kundenorientierung, ist eine entsprechende Fachkompetenz. Zum Nachteil der Kunden und Eigentümer wird die Jahresabrechnung anhand der Daten der Finanzbuchhaltung von der Hausverwaltung häufig falsch erstellt. Ursache hier sind u. a. fehlende theoretische und praktische Kenntnisse aus dem Handelsrecht (HGB) und dem Steuerrecht. Eine Spezialisierung erzielt somit nur mit entsprechender Fachkompetenz Erfolge.

Im Rahmen der Buchhaltung wird oft rein EDV-technisch verbucht, ohne die Verbuchungstechnik ausreichend zu kennen. Das führt dazu, dass Vorgänge verbucht werden, Kenntnisse darüber, was das EDV-Programm im Hintergrund auf die jeweiligen Konten verteilt, jedoch fehlen. Gerade bei der Beachtung der Umsatzsteuer ist diese Problematik und deren negativer Auswirkungen noch tiefgreifender.

Ob im Rechnungswesen, in der Finanzbuchhaltung oder im Controlling des Unternehmens – es gibt laufend Änderungen und neue Rechtsprechungen. Profilieren Sie sich mit Ihrer fachlichen Qualifikation durch laufende Weiterbildungen zu einem Buchführungsprofi.

Ihr Vorteil: Sie zeigen Ihr Know-how und Ihre Erfahrung – sowohl theoretisch als auch praktisch.

III. Kundenorientierung

Der erste Kontakt ist häufig entscheidend. In der Finanzbuchhaltung ist im Rahmen der Immobilienverwaltung eine gelebte Kundenorientierung sehr wichtig: Oft rufen Eigentümer oder Beiräte an, die Fragen zu den Jahresabrechnungen haben. Sie können nur dann schnell und damit kundenorientiert reagieren, wenn Sie seitens der Belegorganisation und der Belegerfassung professionell aufgestellt sind. Sie können die Zahlenwerte, die Brutto- oder Netto-Beträge nur dann umgehend erläutern, wenn Sie unabhängig von den EDV-Gegebenheiten den Transfer herstellen können.

Ihr Vorteil: Gelebte Kundenorientierung in der Immobilienverwaltung sorgt dafür, dass diejenigen, die sie beherrschen, enorme Wettbewerbsvorteile verzeichnen. Kunden, die optimal betreut und beraten werden, empfehlen Unternehmen, mit denen sie positive Erfahrung gemacht haben, gern weiter. Nur mit einer gelebten Identifikation mit den Problemen der Kunden wird Erfolg im hart umkämpften Markt der Immobilienwirtschaft erreicht.

Mit diesen drei Tools werden Sie als Immobilien-Profi in der Verwalterbuchhaltung erfolgreich sein bzw. bleiben. Denn: Weniger ist mehr, aber dieses Weniger ist wichtig.

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Über den Autor

Dr. Peter A. Klocke

Diplom-Volkswirt, Bankkaufmann. FH-Dozent. Inhaber eines Dienstleistungs- und Vertriebsunternehmens. Langjährige Erfahrung langjährige Erfahrung als Verwalter und Kaufmännischer Leiter/ Controller. Fachautor. Referent der Haufe Akademie.

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