Vom Buchhalter zum (System-)Administrator

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Ein Beruf im Wandel der technologischen Veränderungen

Kaum eine Veränderung in den betrieblichen Abläufen und Prozessen der Unternehmen ist so gravierend wie die der fortschreitenden Einflussnahme durch EDV-Programme. Im Rechnungswesen ändern sich somit auch die Anforderungen an die jeweiligen Mitarbeiter. Neben der fachlichen Kompetenz nehmen die administrativen (verwaltenden) Tätigkeiten immer mehr zu. Bildet das EDV-Programm die Grundlagen eines Prozesses im Unternehmen ab, muss sich der Prozessverantwortliche immer mehr mit der richtigen Durchführung, Kontrolle und Koordination des Prozesses befassen.

Die Prozesse im Rechnungswesen

Monats- und Quartalsabschlüsse, Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen, gesetzliche Vorschriften und Haftung für finanzbezogene Aussagen, erfordern effiziente und sichere Prozessabläufe im Rechnungswesen. Hinzu kommen die Ziele des Jahresabschlusses, die schließlich zu einem vollständigen und richtigen Jahresabschluss führen sollen.

Vom Geschäftsvorfall bis zu einer Aussage im Jahresabschluss ist es ein weiter Weg. Um die entsprechenden Informationen besser abgrenzen zu können, sollte man grundsätzlich die vorgelagerten Prozesse des Rechnungswesens (z. B. Debitoren-, Kreditoren-, Vorrats-, Personal- und Anlagenbuchhaltung) vom Abschlussprozess unterscheiden. Die vorgelagerten Prozesse haben die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens bei Eintritt sachlich richtig zuzuordnen sowie vollständig und periodengerecht zu erfassen. Der Abschlussprozess im Rechnungswesen ergänzt, kommentiert und fasst die Informationen aus den vorgelagerten Prozessen zusammen und/oder stellt diese anders dar.

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Die erfolgreiche Steuerung der Prozesse

Um das Ziel einer optimalen Steuerung zu erreichen, wird der Rechnungswesenleiter als Verantwortlicher der Prozesse im Rechnungswesen zum „Systemadministrator“, der seine Aufgaben strukturieren sowie Maßnahmen und Methoden für die Prozesse definieren muss. Die Buchhalter in den Fachbereichen werden zu Administratoren, welche die Maßnahmen und Methoden der Prozesse durchführen, verwalten und kommunizieren müssen.

Die prozessualen Abläufe, zum Beispiel des Verkaufsprozesses, sind in der Regel IT-basierend festgelegt. Erfassung des Warenausgangs, Umsatzabgrenzung, Buchung der Einzahlung und Ausziffern von offenen Posten sind vielfache Automatismen im IT-System.

Um aber die definierten Ziele des Prozesses zu erreichen, müssen Maßnahmen in der Aufbau- und Ablauforganisation, für Information und Kommunikation sowie für eine eventuelle technologische Unterstützung getroffen werden. Dies umfasst z. B. das Festlegen von Fach- und Durchführungsverantwortungen (zum Beispiel bei der Kontenvergabe), das Abstimmen und Überwachen von Tätigkeiten, Festlegung von Kontrollmaßnahmen, Definition von Bilanzierungsrichtlinien und Kontierungsanweisungen sowie Informationsbedarfe erkennen und Informationswege festlegen. Methoden zur Umsetzung der Maßnahmen können zum Beispiel Vereinfachung von Buchungsverfahren, Änderungen von Inventurverfahren oder die Einführung von Schätzungen und Prognosen im Rahmen der Wesentlichkeit von Informationen im Abschluss sein.

Die zunehmende Technisierung und Automatisierung von unternehmerischen Prozessen mithilfe von IT-Programmen sichert die Prozessstandards. Das Erreichen der Ziele von Prozessen verschiebt sich somit mehr zu den richtigen Maßnahmen und Methoden zur Durchführung eines Prozesses. Damit erweitert sich das Berufsbild des Leiters Rechnungswesen und Buchhalters zusätzlich zum fachlichen Wissen, zum (System-)Administrator.

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Über den Autor

Selbstständiger Unternehmensberater mit Tätigkeitsschwerpunkt Unternehmens- und Liquiditätsplanung, Working Capital Management. Über 15 Jahre Beratungs- und Prüfungstätigkeiten bei internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Langjährige Referenten- und Dozententätigkeit.

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