Datenschutz und Compliance im Unternehmen

Im heutigen digitalen Zeitalter ist der Schutz personenbezogener Daten von größter Bedeutung. Es ist aufgrund der aktuellen Entwicklungen zu erwarten, dass sich der Datenschutz in Zukunft immer weiter verschärfen und an Umfang wachsen wird, insbesondere im Zusammenhang mit der zunehmenden Verwendung von Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und dem Internet der Dinge (IOT).

Schutz personenbezogener Daten

In den letzten Jahren hat das Thema Datenschutz eine immer größere Rolle in unserer Gesellschaft eingenommen. Mit der zunehmenden Verbreitung und Verwendung von Internet, KI, IOT, Smartphones und (Web-) Apps wächst auch das Bewusstsein in der breiten Bevölkerung dafür, wie wichtig es ist, die persönlichen Daten zu schützen.

Fehlerhafter Datenschutz kann verschiedene, teils gravierende Folgen für die Betroffenen, aber auch für die Unternehmen nach sich ziehen. Einige vermeidbare Beispiele sind:

• Datenlecks: Ein Datenleck tritt auf, wenn personenbezogene Daten durch eine Sicherheitslücke oder durch unzureichende Schutzmaßnahmen gestohlen oder unbeabsichtigt preisgegeben werden. Beispiele hierfür sind der Verlust von Laptops oder USB-Sticks mit sensiblen Daten, der Verkauf von Datenbanken mit personenbezogenen Daten im Darknet und Hackerangriffe auf Unternehmen, sensible Infrastruktur oder Regierungsbehörden.
• Identitätsdiebstahl: Wenn personenbezogene Daten in die Hände von Kriminellen geraten, können diese verwendet werden, um Identitäten zu stehlen und Konten zu eröffnen, Kredite aufzunehmen oder andere Verbrechen zu begehen.
• Gezielte (unberechtigte) Werbung: Unternehmen sammeln oft große Mengen an Daten über ihre Kund:innen, um gezielte Werbung auszuliefern. Wenn diese Daten jedoch missbraucht werden, kann dies zu erheblichen Verletzungen der Privatsphäre führen, indem bspw. sensible Informationen über die sexuelle Orientierung, politische Ansichten oder Gesundheitszustand einer Person preisgegeben werden.
• Überwachung: Regierungen und Unternehmen können Daten sammeln und verarbeiten, um die Aktivitäten von Bürger:innen und Kund:innen zu überwachen. Dies kann zu erheblichen Verletzungen der Privatsphäre führen, insbesondere wenn die Überwachung unbefugt oder ohne ausreichende rechtliche Schutzmaßnahmen durchgeführt wird.
• Verletzung von Gesundheitsdaten: Wenn Gesundheitsdaten ohne ausreichenden Schutz weitergegeben oder missbraucht werden, kann dies zu erheblichen Verletzungen der Privatsphäre führen, insbesondere wenn es um sensible Daten wie HIV-Status, psychische Erkrankungen oder Abtreibungen geht.

Herausforderungen im Bereich Datenschutz

Leider gibt es auch im Jahr 2023 immer noch Schwierigkeiten in diesen Bereichen, die es zu überwinden gilt.
Eines der größten Probleme ist immer noch die teils mangelnde Transparenz. Oft wissen wir nicht, welche Daten von uns gesammelt und wie diese verwendet werden. Es ist schwierig, die Kontrolle über seine Daten zu behalten, wenn man nicht weiß, wo diese überhaupt gespeichert sind, für was sie verwendet und wem zugänglich gemacht werden.

Ein weiteres Problem ist die teils immer noch mangelnde IT-Sicherheit und Sorgfaltspflicht. Obwohl immer mehr Unternehmen und Organisationen ihre Compliance- und Datenschutzrichtlinien weiterentwickeln, und auch vermehrt auf durchdachte IT-Sicherheit setzen gibt es immer noch (zu) viele Datenlecks. Auch Cyberangriffe nehmen deutlich zu. Diese Entwicklung zeigt deutlich, dass es noch viel Arbeit sein wird sicherzustellen, dass unsere Daten sicher aufbewahrt und verarbeitet werden.

Datenschutz im Unternehmen: Das kann getan werden

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter:innen in Bezug auf den Datenschutz sind unerlässlich, da sichergestellt werden muss, dass alle Beschäftigten über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um personenbezogene Daten ordnungsgemäß zu verarbeiten. Insbesondere Mitarbeiter:innen, die die Funktion des:der Datenschutzbeauftragten für das Unternehmen ausüben, müssen sich gemäß Art. 38 Abs. 2 DSGVO regelmäßig zur Erhaltung der Fachkunde fortbilden! Werden unternehmensseitig keine Maßnahmen zur Erhaltung der Fachkunde getroffen (z.B. die Teilnahme an einer Weiterbildung), so kann auch dies bußgeldbewehrt sein, da Datenschutzbeauftragte „ohne“ Fachkunde nicht ordnungsgemäß benannt sind und ihre Aufgaben nicht ausreichend ausführen können.

Sie haben vielleicht festgestellt, dass es trotz drakonischer Strafen auch im Jahr 2023 immer noch viele Schwierigkeiten und Hürden im Bereich des Datenschutzes gibt, die es zu überwinden und zu lösen gilt. Es ist essenziell, dass wir uns weiterhin für mehr Transparenz, Sicherheit und auch Regulierung einsetzen, damit wir die Kontrolle über persönliche Daten behalten und sicherstellen können, dass diese nicht missbraucht werden.

Artikel 30 DSGVO: Das Verarbeitungsverzeichnis

Ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes ist die Verarbeitung personenbezogener Daten. Um sicherzustellen, dass diese Verarbeitung den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht, ist es nötig, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen.

Ein Verarbeitungsverzeichnis ist eine Aufstellung der Verarbeitungstätigkeiten, die in einer Organisation durchgeführt werden. Es enthält Informationen wie den Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die betroffenen Personengruppen und die Sicherheitsmaßnahmen, die ergriffen werden, um die Daten zu schützen.

Das Verarbeitungsverzeichnis dient dazu, die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen und Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu schaffen. Es hilft auch bei der Identifikation von Risiken und der Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominimierung.
Unternehmen und Organisationen sind verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen, wenn sie regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu gehören bspw. die Erfassung von Kund:innendaten, die Verarbeitung von Personalakten oder die Nutzung von Kameraüberwachung.
Das Verarbeitungsverzeichnis sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es immer auf dem neuesten Stand ist. Auch ist es wichtig zu wissen, dass es dieses leicht verständlich und für jeden zugänglich sein muss.

Das Verarbeitungsverzeichnis ein wichtiges Instrument im Rahmen des Datenschutzes, welches dazu beiträgt, die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze sicherzustellen und Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu schaffen. Es ist unerlässlich, dass Unternehmen und Organisationen ihre Verpflichtungen ernst nehmen und ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis führen.

Artikel 28 ff. DSGVO: Auftragsverarbeitung im Datenschutz

Im Zuge der Digitalisierung werden immer mehr personenbezogene Daten von Unternehmen erhoben, gespeichert und verarbeitet. Dies stellt hohe Anforderungen an den Datenschutz, insbesondere wenn es um die Verarbeitung dieser Daten durch Dritte, sogenannte Auftragsverarbeiter, geht.

Der Begriff der Auftragsverarbeitung beschreibt die Überlassung personenbezogener Daten durch ein Unternehmen (Auftraggeber) an einen externen Dienstleister (Auftragsverarbeiter), der diese Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet. Beispiele hierfür sind die Verarbeitung von Kund:innendaten durch ein externes Callcenter oder die Übertragung von Daten in eine Cloud-Lösung.

Eine Auftragsverarbeitung setzt eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragsverarbeiter voraus, in der die Verarbeitungszwecke, die Art der Daten, die Dauer der Verarbeitung sowie die Pflichten und Verantwortlichkeiten beider Parteien festgelegt werden. Diese Vereinbarung muss den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Auftraggeber auch dann für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich bleibt, wenn er die Verarbeitung von Daten an einen Auftragsverarbeiter überträgt. Er muss sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter die Daten angemessen schützt und dass diese nur in Übereinstimmung mit den vereinbarten Verarbeitungszwecken verarbeitet werden.

Ein weiterer gewichtiger Aspekt ist auch die sorgfältige Auswahl des Auftragsverarbeiters. Dieser sollte über die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen verfügen, um einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem sollte der Auftragsverarbeiter in einem angemessenen Umfang auf die Einhaltung der DSGVO überwacht werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auftragsverarbeitung im Datenschutz eine wichtige Rolle spielt und Unternehmen sorgfältig mit Auswahl ihrer Auftragsverarbeiter umgehen müssen.

Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess

In diesem Blogartikel haben wir uns mit einigen Grundbegriffen im Bereich Datenschutz im Unternehmen beschäftigt und die Auswirkungen von fehlendem Datenschutz auf die Privatsphäre von Einzelpersonen sowie die Risiken für Unternehmen betrachtet. Wir haben erläutert, wie Unternehmen ihre Datenschutzpraktiken verbessern können, um sowohl ihre eigenen Interessen als auch die Interessen ihrer Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu schützen.

Es ist wichtig zu betonen, dass Datenschutz nicht nur eine rechtliche Verpflichtung ist, sondern auch eine wichtige ethische Verantwortung für Unternehmen darstellt. Durch die Einhaltung geeigneter Datenschutzmaßnahmen können Unternehmen dazu beitragen, weiterhin das Vertrauen ihrer Kund:innen zu gewinnen und gleichzeitig ihre eigene Reputation und ihre Geschäftsinteressen zu schützen.

Es ist nötig, dass Unternehmen regelmäßig ihre Datenschutzpraktiken überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Gesetzen entsprechen. Dies kann durch die Schulung von Mitarbeiter:innen, die Überprüfung und Anpassung von Datenschutzrichtlinien und die Implementierung von Technologien zur Datensicherheit zielführend unterstützt werden.

Es ist wichtig, dass wir uns bewusst über die Risiken im Zusammenhang mit dem Datenschutz informieren und Maßnahmen ergreifen, um Daten zu schützen. Das bedeutet für jede:n Nutzer:in, aufmerksam auf die Datenschutzeinstellungen der Geräte und Konten zu achten, sich über die Datenschutzrichtlinien von Unternehmen zu informieren und sich über die Möglichkeiten zum Schutz persönlicher Daten im Internet zu informieren.

Letztendlich ist es unser aller Verantwortung, sicherzustellen, dass die Privatsphäre und die Sicherheit unserer Daten gewahrt bleibt. Wir sollten uns bemühen, verantwortungsvoll mit unseren Daten umzugehen und uns gegen deren Missbrauch zu schützen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen kleinen Einblick in die teils komplexe Welt des Datenschutzes geben konnten und Sie nun auch in der Lage sind, Ihre Daten besser zu schützen. Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit und den Schutz unserer persönlichen Informationen, also achten Sie darauf und denken Sie daran; Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess.

Weiterbildung ermöglicht es uns, unsere Fähigkeiten und Kenntnisse auf dem aktuellen Stand zu halten und uns auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. „Eine Investition in Weiterbildung ist eine Investition in die eigene Karriere und Zukunft.“