Werden Sie zum Profi in virtuellen Verhandlungen

Der Verhandlungs- und Online Trainer Thomas Veitengruber erklärt, worauf es in virtuellen Verhandlungen ankommt.

Die 5 wichtigsten Tipps für virtuelle Verhandlungen

Das Thema Digitalisierung beschäftigt uns nicht erst seit gestern. Aber erst die aktuelle Krise zeigt uns, wie schnell sich das Digitale in der Praxis durchsetzen kann. Was vor wenigen Monaten kaum vorstellbar war, ist inzwischen selbstverständliche Realität.

So stellen sich Videokonferenzen nicht nur als praktikabel heraus, sondern auch als durchaus effizient. Langsam dämmert es uns allen: was wir gerade „notgedrungen“ ausprobieren, wird zum neuen Standard für die Zeit nach der Krise! Gibt es einen besseren Grund, schon jetzt zum Online-Profi zu werden?

•  Online zu verhandeln bietet einige Vorteile. Sie sind …
• … ortsunabhängig: einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang
• … flexibel und schnell: keine Reise- oder Raumplanung, kurzfristige Terminplanung
• … zeitsparend und kostengünstig: keine Reisezeiten, keine Reisekosten.

Natürlich sollten Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Kommunikationsmedium immer die Inhalte berücksichtigen, die es zu besprechen gibt (Medienreichhaltigkeitstheorie). Manchmal reicht ein Telefonat, und ein anderes Mal möchte ich meinem Verhandlungspartner unbedingt in die Augen sehen. Wählen Sie also die Form einer Online-Verhandlung bewusst und nicht notgedrungen. Richtig ist aber auch: jedes Medium ist ein Verhandlungsmedium, wenn Sie es dazu machen!

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Die inhaltliche Vorbereitung einer Online-Verhandlung gleicht im Wesentlichen der für eine klassische Verhandlung. Allerdings gibt es Besonderheiten zu berücksichtigen, damit das Gespräch für Sie zum Erfolg wird:

1. Online-Kommunikation erfordert Disziplin, Improvisieren ist nicht so einfach möglich. Planen Sie den Ablauf deshalb kleinteiliger, als Sie es gewohnt sind.

2. Sie verhandeln, um Ihre Ziele zu erreichen. Da ist es schlecht, wenn die Bedienung einer Software Ihre volle Aufmerksamkeit verlangt. Keep it simple! Wählen Sie das richtige Software-Tool für Ihre Verhandlung und machen Sie sich im Vorfeld damit vertraut. Holen Sie sich ggf. einen Co-Moderator zur technischen Unterstützung.

3. Nutzen Sie nicht nur die reine Audio- und Videoübertragung, sondern vor allem auch den Mehrwert weiterer Funktionalitäten: Whiteboard und Zeichenwerkzeuge, Dateiübertragung und Interaktionen.

4. Schaffen Sie die richtige Atmosphäre für sich und Ihre Verhandlungspartner:innen! Sie wollen ein professionelles Bild abgeben UND nicht abgelenkt sein.

• Sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass störende Geräusche vermieden werden, wie z.B. der Rasenmäher des Nachbarn oder die tobenden Kinder im Homeoffice.
• Achten Sie auf einen angemessenen Bild-Hintergrund. Statt des rosa Einhorn-Aufklebers am Kleiderschrank kann man eine Fotoleinwand aufstellen, in manchen Tools lassen sich virtuelle Hintergründe einblenden.

5.  Machen Sie Pausen, unterbrechen Sie bei Bedarf die Übertragung von Bild oder Ton. Und wenn sich die gewünschten Ergebnisse nicht wie erwartet einstellen, fällt es auch sehr viel leichter, sich zu vertagen, wenn man          dem:der Geschäftspartner:in keinen weiten Hin-und Rückweg zumuten muss.

Die wichtigsten Tipps zur Technik

Nun wollen wir gezielt auf die wichtigsten technischen Aspekte eingehen. In der Verhandlung wollen Sie sich voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner und den Verhandlungsgegenstand konzentrieren. Deshalb sollten Sie einige Rahmenbedingungen vorher bedenken und optimieren, wenn Sie sich nicht während der Verhandlung auch noch mit technischen Problemen herumschlagen wollen.

Technische Vorbereitung

Achten Sie insbesondere auf eine gute Bild- und Tonqualität. Ihr Gegenüber muss Sie und die anderen Teilnehmer:innen gut verstehen und auch sehen können.

• Wenn möglich, nutzen Sie eine LAN-Verbindung. Diese bietet im Zweifel eine bessere Verbindungsqualität als das WLAN.
• Testen Sie Ihre Kamera. Manche PCs oder Notebooks haben ordentliche integrierte WebCams. Ansonsten nutzen Sie besser eine externe Kamera.
• Dasselbe gilt für das integrierte Mikrofon und den Lautsprecher. Ein Headset liefert oft bessere Ergebnisse, und sowohl der Kopfhörer als auch gute Mikrofone können Störgeräusche herausfiltern.
• Denken Sie an die Kameraperspektive! Insbesondere auf Ihr Notebook blicken Sie meist „von oben herab“ – und genau so blicken Sie auch auf Ihre:n Gesprächspartner:in.
• Damit Sie klar sehen und Ihr Gegenüber Sie klar und deutlich erkennen kann, ist die Beleuchtung wichtig. Sperren Sie störende Lichtquellen, wie die tiefstehende Sonne, aus und setzen Sie sich selbst „ins richtige Licht“. Das Einschalten der Schreibtischlampe kann schon Wunder bewirken.

Professionelle Webkonferenz-Tools bieten neben der reinen Audio- und Videoübertragung weitere Funktionalitäten, die sich in Online-Verhandlungen als hilfreich erweisen. Insbesondere die Übertragung von Dateien und die gemeinsame Nutzung von Zeichenwerkzeugen sorgen für mehr Effizienz.

Aber Vorsicht, auch dabei gibt es Einiges zu beachten:

• Das Wichtigste zuerst: Räumen Sie Ihren eigenen Desktop auf und schließen Sie alle Browserfenster, die Sie nicht benötigen! Es wäre schlecht, wenn Sie Ihrem:Ihrer Verhandlungspartner:in beispielsweise wichtige Informationen zum Wettbewerb auf dem Präsentierteller servieren würden. Und ein Screenshot vom Angebotsvergleich ist schneller gemacht, als Sie denken! Nutzen Sie im Zweifel einen zweiten Computer für Kommentare oder zusätzliche Informationen.
• Laden Sie erforderliche Unterlagen wie Präsentationen oder benötigte Tabellen vorher hoch.
• Nutzen Sie die Lobby der Webkonferenz-Tools und lassen Sie den Verhandlungspartner bewusst im „Raum“ ankommen, wenn Sie soweit sind!

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Die 3 wichtigsten Kommunikationstipps für virtuelle Verhandlungen

Zu guter Letzt wollen wir uns noch mit einigen Besonderheiten der Kommunikation befassen. Im Vergleich zu face-to-face Gesprächen gehen bei der Online-Kommunikation einige, wesentliche Eindrücke verloren: Nicht nur Sie nehmen Ihre Verhandlungspartner anders wahr. Das gilt auch in umgekehrter Richtung und fängt bei Kleidung und Körperhaltung an und hört beim Händedruck nicht auf. Andererseits gibt es per Video weit mehr zu beobachten als am Telefon.

Kommunikation

1. Da uns am Telefon und im Video viele v.a. nonverbale Eindrücke fehlen, braucht der erste Eindruck länger als „im wahren Leben“ – bis zu 15 statt nur 2 bis 3 Sekunden. Hier entscheidet sich: klingt eine Stimme fordernd, freundlich, gestresst, abweisend?

• Lächeln Sie! – Das beeinflusst den Klang der Stimme!
• Halten Sie Blickkontakt: blicken Sie in die Kamera, nicht auf den Bildschirm!
• Sitzen Sie gerade, sonst wirken Sie leicht „lasch“ und inkompetent.
• Nutzen Sie wenig Gestik, das verwirrt nur.

2. Online haben wir eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne. Langweilen Sie Ihr Gegenüber nicht. Achten Sie auf eine interessante Modulation und Betonung:

• Formulieren Sie Bogensätze: kurze Sätze, klare prägnante Aussagen, und Ihre Stimme wird gleich fester!
• Sprechen Sie bewusst langsam!
• Setzen Sie Pausen bewusst ein: das wirkt sicher und weniger hektisch.

3. Achten Sie auf die Stimme Ihres Verhandlungspartners. Wie hört es sich an, wenn er entspannt ist? So erkennen Sie, wenn sich die Stimme aufgrund von Ärger, Stress oder bei Lügen verändert.

Nun noch einige abschließende Tipps zum Verhalten während einer virtuellen Verhandlung:

• Achten Sie während des Gesprächs darauf, störende Geräusche zu vermeiden – das Klicken der Tastatur oder das Füllen eines Wasserglases. Nutzen Sie aktiv die „Mute“-Taste Ihres Systems.
• Bei anderen „Störungen“ handelt es sich auch um eine Frage der Etikette, des Stils. Essen Sie nicht, schalten Sie Ihr Mobiltelefon stumm und rühren es nicht an. Und wenn es gar nicht anders geht, erklären Sie es Ihrem Gegenüber.
• Zum Ende der Verhandlung fixieren Sie das Ergebnis und lassen es von Ihrem:Ihrer Gesprächspartner:in bestätigen.
• Und bereiten Sie das Gespräch nach: was hat gut funktioniert, was nicht und warum? Was wollen wir beim nächsten Mal anders, besser machen? Analysieren Sie das Verhalten Ihres:Ihrer Verhandlungspartners:in und versuchen Sie, zwischen den Zeilen zu lesen!