Bildungscontrolling

Investieren Sie Tausende Euro in Weiterbildungsmaßnahmen und wissen nicht, ob sich der Aufwand lohnt? Bildungscontrolling liefert die Antworten, die Sie brauchen: Es zeigt, welche Maßnahmen wirken, wo Sie nachsteuern sollten und wie Sie Ihre Investitionen in Weiterbildungen optimal einsetzen. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie Bildungscontrolling systematisch aufbauen – von der Bedarfsanalyse über messbare Ziele bis hin zur ROI-Berechnung.

Bildungscontrolling: Das Wichtigste in Kürze

• Bildungscontrolling steuert Ihren gesamten Bildungsprozess aktiv – von der Bedarfsermittlung über die Maßnahmenplanung bis hin zur Erfolgsmessung.
• Der strukturierte 6-Phasen-Prozess umfasst Bedarfsanalyse, Zieldefinition, Planung, Durchführung, Erfolgskontrolle und Transfersicherung.
• Kombinieren Sie qualitative Methoden (Kompetenzentwicklung, Verhaltensänderungen) mit quantitativen Kennzahlen (ROI, Kosten-Nutzen-Relation) für eine ganzheitliche Bewertung.
• Zentrale Kennzahlen wie Weiterbildungsbudget pro Mitarbeitende, Teilnahmequote und Transferquote machen Ihre Bildungsinvestitionen transparent und messbar.
• Systematisches Bildungscontrolling verknüpft Ihre Personalentwicklung mit der Unternehmensstrategie und sichert Ihnen einen messbaren Wettbewerbsvorsprung.

Was ist Bildungscontrolling?

Bildungscontrolling plant, steuert und kontrolliert alle Weiterbildungsaktivitäten in Ihrem Unternehmen. Es geht weit über die reine Kostenkontrolle hinaus: Sie ermitteln den Bildungsbedarf, definieren messbare Ziele, wählen passende Maßnahmen aus und überprüfen deren Wirkung. Der Begriff Controlling meint hier nicht nur Kontrolle, sondern aktive Steuerung.

Wichtig: Bildungscontrolling bezieht sich ausschließlich auf die betriebliche Bildung und Personalentwicklung – nicht auf (Hoch-)Schulen. Es verbindet Ihre Unternehmensstrategie mit konkreten Qualifizierungsmaßnahmen.

Strategisch oder operativ: Zwei Steuerungsebenen

Bildungscontrolling funktioniert auf zwei verschiedenen Ebenen, die sich gegenseitig ergänzen.

• Strategisches Bildungscontrolling richtet Ihre Weiterbildungen langfristig an den Unternehmenszielen aus. Sie identifizieren künftige Kompetenzbedarfe, entwickeln Bildungsstrategien und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden im Unternehmen auch morgen über die richtigen Fähigkeiten verfügen.
• Operatives Bildungscontrolling setzt diese Strategie in konkrete Maßnahmen um. Sie planen einzelne Trainings, überwachen Budgets, organisieren Seminare und messen den Lernerfolg unmittelbar nach der Durchführung.

Vier Kernaufgaben für wirksames Bildungsmanagement

Bildungscontrolling erfüllt vier zentrale Funktionen in Ihrem Unternehmen:

• Bedarfsplanung: Sie ermitteln systematisch, welche Kompetenzen Ihre Mitarbeitenden heute und morgen brauchen.
• Ressourcensteuerung: Sie setzen Ihr Weiterbildungsbudget gezielt dort ein, wo es den größten Nutzen stiftet.
• Erfolgsmessung: Sie überprüfen, ob Ihre Bildungsmaßnahmen die definierten Ziele erreichen.
• Qualitätssicherung: Sie entwickeln Ihre Weiterbildungsangebote kontinuierlich weiter.

Die 6 Phasen des Bildungscontrollings

Ein strukturierter Prozess macht Bildungscontrolling wirksam. Diese sechs Phasen des Bildungscontrollings bauen aufeinander auf und bilden einen durchgängigen Steuerungskreislauf.

Phase 1: Bildungsbedarf präzise ermitteln

Jede erfolgreiche Weiterbildung startet mit einer fundierten Bedarfsanalyse. Sie vergleichen die aktuellen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden mit den Anforderungen, die sich aus Ihrer Unternehmensstrategie ergeben. Der Bildungsbedarf zeigt die Lücke zwischen Ist und Soll.

Ermitteln Sie den Schulungsbedarf durch Mitarbeitergespräche, Skill-Gaps-Analysen und Strategieworkshops.

Phase 2: Messbare Lernziele definieren

Nach der Bedarfsanalyse legen Sie konkrete Ziele fest. Klare Ziele in der Personalentwicklung geben Orientierung und bilden die Grundlage für spätere Erfolgsmessungen. Formulieren Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.

Ein Beispiel: Statt „Mitarbeitende sollen besser kommunizieren.”, definieren Sie „Nach dem Training führen Mitarbeitende bis Ende Q3 monatlich ein strukturiertes Feedbackgespräch.”

Phase 3: Passende Bildungsmaßnahmen planen

Jetzt wählen Sie die richtigen Formate und Inhalte aus. Sie entscheiden, ob Sie Maßnahmen intern entwickeln oder externe Anbieter beauftragen. Diese Make-or-Buy-Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab:

• Verfügen Sie intern über die erforderliche Expertise?
• Wie viele Mitarbeitende benötigen die Qualifizierung?
• Welches Budget steht zur Verfügung?

Phase 4: Umsetzung begleiten & steuern

Während der Durchführung behalten Sie den Überblick. Sie prüfen, ob die Maßnahme wie geplant läuft und ob Sie eventuell nachsteuern müssen. Besonders bei längeren Bildungsprozessen empfiehlt sich ein kontinuierliches Monitoring. Nutzen Sie Zwischenfeedbacks, um rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.

Phase 5: Lernerfolg systematisch messen

Nach Abschluss der Bildungsmaßnahme überprüfen Sie den Erfolg. Haben Ihre Mitarbeitenden die definierten Lernziele erreicht? Setzen Sie Teilnehmerbefragungen, Wissenstests, Praxisaufgaben oder Vorher-Nachher-Vergleiche ein, um konkrete Veränderungen zu messen.

Phase 6: Transfer in den Arbeitsalltag sichern

Die größte Herausforderung liegt im Praxistransfer: Wenden Ihre Mitarbeitenden das Gelernte tatsächlich an? Die Transfersicherung beginnt bereits vor der Maßnahme und setzt sich danach fort. Führungskräfte unterstützen ihre Teams aktiv bei der Anwendung. Sie geben Zeit zum Ausprobieren. Follow-up-Workshops festigen das Wissen.

Qualitativ & quantitativ: Zwei Perspektiven im Bildungscontrolling

Bildungscontrolling kombiniert zwei unterschiedliche Blickwinkel, um Weiterbildung ganzheitlich zu bewerten.

Qualitatives Bildungscontrolling: Lernen & Entwicklung im Fokus

Das qualitative Bildungscontrolling konzentriert sich auf die Qualität des Lernprozesses. Sie prüfen, ob Mitarbeitende neue Kompetenzen entwickeln und ihr Verhalten verändern. Typische Fragestellungen:

• Wie bewerten Teilnehmende die Qualität der Lernmaterialien?
• Welche Lernfortschritte zeigen sich?
• Setzen Mitarbeitende das Wissen im Arbeitsalltag um?

Qualitatives Bildungscontrolling nutzt Befragungen, Beobachtungen und Feedbackgespräche.

Quantitatives Bildungscontrolling: Zahlen & Wirtschaftlichkeit

Beim quantitativen Bildungscontrolling rücken messbare Kennzahlen und die monetäre Bewertung in den Vordergrund. Sie setzen Kosten und Nutzen in Relation und berechnen die Rentabilität Ihrer Weiterbildungsinvestitionen. Diese Perspektive beantwortet Fragen wie:

• Wie hoch sind die Gesamtkosten?
• Welchen finanziellen Nutzen generiert die Weiterbildung?
• Welchen Return on Investment (ROI) erzielen Sie?

Sechs Leitfragen für wirksames Bildungscontrolling

Beide Perspektiven ergeben zusammen ein vollständiges Bild. Diese Fragen sollten Sie bei jeder Bildungsmaßnahme beantworten können:

• Unterstützt die Maßnahme unsere Unternehmensziele?
• Deckt sie den ermittelten Qualifizierungsbedarf?
• Verändern sich Kompetenzen und Verhalten der Teilnehmenden messbar?
• Ist die Weiterbildungsmaßnahme effektiv und effizient gestaltet?
• Wie sieht die Kosten-Nutzen-Relation aus?
• Wie gelingt der nachhaltige Transfer in die Praxis?

Kennzahlen & Methoden: Weiterbildungserfolg messbar machen

Ohne konkrete Messgrößen bleibt Bildungscontrolling vage. Kennzahlen machen Erfolge sichtbar und ermöglichen fundierte Entscheidungen. Wählen Sie Kennzahlen aus, die zu Ihren Zielen passen. Diese Messgrößen haben sich in der Praxis bewährt:

• Inputbezogene Kennzahlen zeigen Ihre Investitionen: Weiterbildungsbudget pro Mitarbeitende, Gesamtkosten im Verhältnis zur Lohnsumme, durchschnittliche Kosten pro Maßnahme.
• Prozessbezogene Kennzahlen bilden die Durchführung ab: Teilnahmequote, Abschlussquote, Auslastung von Trainingsressourcen, durchschnittliche Weiterbildungstage pro Mitarbeitende.
• Outputbezogene Kennzahlen messen die Wirkung: Transferquote, Zufriedenheit der Teilnehmenden, Wissenszuwachs, Verhaltensänderungen am Arbeitsplatz.

Methoden zur Erfolgsmessung von Weiterbildungen

Je nach Fragestellung eignen sich unterschiedliche Messmethoden:

• Beim ROI von Weiterbildungen setzen Sie Nutzen und Kosten in Relation
• Der Return on Learning (ROL) erweitert die Betrachtung um qualitative Faktoren wie Kompetenzzuwachs und Motivation.
• Learning Analytics nutzt digitale Daten zur Analyse von Lernprozessen und liefert wertvolle Erkenntnisse, um digitale Weiterbildungen zu optimieren.
• Vorher-Nachher-Analysen vergleichen konkrete Leistungskennzahlen und können so direkte Effekte nachweisen.

Ein realistisches Weiterbildungsbudget bildet die Grundlage für Ihr Bildungscontrolling. Leiten Sie es aus dem tatsächlichen Bildungsbedarf ab, anstatt sich nur an Richtwerten zu orientieren.

Verantwortlichkeiten: Wer steuert das Bildungscontrolling?

Bildungscontrolling funktioniert nur, wenn alle Beteiligten ihre Rollen kennen und zusammenarbeiten.

• Personalentwicklung: Die Personalentwicklung übernimmt die strategische Planung, ermittelt den unternehmensweiten Bildungsbedarf, organisiert Maßnahmen und verantwortet die Erfolgsmessung.
• Führungskräfte: Die Führungskräfte im Unternehmen kennen den konkreten Qualifizierungsbedarf ihrer Teams, führen Entwicklungsgespräche und unterstützen den Transfer in die Praxis.
• Controlling-Abteilung: Sie liefert betriebswirtschaftliche Expertise bei der Budgetplanung, Kostenanalysen und ROI-Berechnungen.
• Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden sind für ihre eigene Entwicklung verantwortlich, bringen Lernwünsche ein und setzen Gelerntes im Arbeitsalltag um.

So lösen Sie zentrale Herausforderungen im Bildungscontrolling

Bildungscontrolling stößt in der Praxis auf verschiedene Hindernisse. Mit den richtigen Strategien lassen sich diese bewältigen.

Nicht-monetäre Wirkungen erfassen
Viele wichtige Effekte, wie verbesserte Teamarbeit oder höhere Motivation, lassen sich nicht direkt in Geldwerten ausdrücken. Kombinieren Sie quantitative mit qualitativen Methoden und entwickeln Sie eigene Bewertungsskalen für kulturelle Veränderungen.

Wirkung abgrenzen
Verbessert sich die Leistung nach einer Schulung, kann das auch andere Ursachen haben. Arbeiten Sie mit Kontrollgruppen und führen Sie Experteninterviews, um weitere Einflussfaktoren zu identifizieren.

Langfristig denken
Kompetenzen entwickeln sich schrittweise. Definieren Sie unterschiedliche Messzeitpunkte – direkt nach der Maßnahme, nach drei Monaten und nach einem Jahr – um nachhaltige Veränderungen zu erfassen.

Akzeptanz schaffen
Kommunizieren Sie offen, dass es um Qualitätssicherung geht, nicht um Kontrolle. Transparenz und die Einbindung Ihrer Mitarbeitenden schaffen Vertrauen.

Warum lohnt sich Bildungscontrolling für Ihr Unternehmen?

Systematisches Bildungscontrolling bringt Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile:

✓ Sie verknüpfen Personalentwicklung direkt mit Ihrer Unternehmensstrategie und machen Ihr Unternehmen zukunftssicher.
✓ Sie erkennen, welche Maßnahmen wirken, und investieren gezielt in erfolgreiche Formate.
✓ Regelmäßiges Feedback zeigt Ihnen Verbesserungspotenziale und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
✓ Gut qualifizierte Teams arbeiten produktiver und sichern Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung.
✓ Zudem weisen Sie gegenüber der Geschäftsführung und Stakeholder:innen nach, dass Bildungsinvestitionen sinnvoll eingesetzt werden.

Digitalisierung verändert das Bildungscontrolling

Neue Technologien eröffnen dem Bildungscontrolling weitere Möglichkeiten: KI-gestütztes Learning Analytics analysiert große Datenmengen aus digitalen Lernplattformen, erkennt Muster und empfiehlt personalisierte Lerninhalte.

Automatisierte Auswertungen übernehmen die Aufbereitung von Befragungen und Tests, erstellen Reports auf Knopfdruck und sparen Zeit. Adaptive Lernsysteme passen sich dem individuellen Fortschritt an und liefern gleichzeitig wertvolle Daten.

Und Predictive Analytics hilft Ihnen, künftige Bedarfe zu antizipieren und rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten.

360° L&D: Ganzheitliche Lösungen für Ihr Bildungscontrolling

Bildungscontrolling braucht mehr als Einzelmaßnahmen – es braucht ein durchgängiges Lernökosystem. 360° L&D der Haufe Akademie bietet Ihnen einen integrierten Ansatz für Ihre Personalentwicklung. Sie profitieren von umfassenden Lösungen, die alle Phasen des Bildungscontrollings abdecken:

• Bedarfsanalyse
• Zieldefinition
• Maßnahmenplanung
• Durchführung
• Erfolgsmessung
• Transfersicherung

Unsere modularen Angebote passen wir individuell an Ihre Anforderungen an. Durch die Kombination aus Präsenzformaten wie Inhouse Schulungen, E-Learning und Blended-Learning-Konzepten gestalten Sie flexibles, bedarfsorientiertes Lernen. Integrierte Reporting-Tools liefern Ihnen transparente Auswertungen und unterstützen Sie bei der Erfolgsmessung.

Als verlässlicher Partner begleiten wir Sie auf dem Weg zu einem wirksamen Bildungscontrolling.

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FAQ

Welche Ziele verfolgt das Bildungscontrolling?

Bildungscontrolling verfolgt vier zentrale Ziele: Qualifizierungsbedarf systematisch ermitteln, Weiterbildungsbudget optimal einsetzen, Erfolg von Bildungsmaßnahmen messen und Qualität der Personalentwicklung kontinuierlich sichern. Damit verbinden Sie Ihre Unternehmensstrategie mit konkreten Kompetenzentwicklungen und sorgen für Transparenz über die Wirkung Ihrer Weiterbildungsinvestitionen.

Welche Kennzahlen sind im Bildungscontrolling besonders wichtig?

Bewährte Kennzahlen umfassen das Weiterbildungsbudget pro Mitarbeitende, die Teilnahmequote, die Abschlussquote, die Transferquote (Anwendung des Gelernten im Arbeitsalltag) sowie die Zufriedenheit der Teilnehmenden. Für eine wirtschaftliche Bewertung ergänzen Sie diese durch ROI-Berechnungen und Kosten-Nutzen-Analysen.

Wie berechnet man den ROI von Weiterbildungsmaßnahmen?

Den ROI berechnen Sie nach der Formel: (Nutzen – Kosten) / Kosten × 100 = ROI in %.

Gehen Sie in drei Schritten vor: Erfassen Sie zunächst alle Kosten der Bildungsmaßnahme (inklusive Arbeitsausfall). Beziffern Sie dann den Nutzen – etwa durch Produktivitätssteigerungen, reduzierte Fehlerquoten oder kürzere Durchlaufzeiten – und bewerten Sie diese monetär. Setzen Sie abschließend beide Werte in die Formel ein.

Beispiel: Eine Schulung kostet 10.000 Euro und bringt 25.000 Euro Nutzen. Der ROI beträgt (25.000 – 10.000) / 10.000 × 100 = 150 %. Jeder investierte Euro bringt also 1,50 Euro Nutzen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Bewertung von Weiterbildung?

Drei Hauptherausforderungen erschweren die Bewertung: Wichtige Effekte wie verbesserte Teamarbeit lassen sich schwer in Zahlen fassen. Die Wirkung einer Weiterbildung können Sie oft nicht eindeutig von anderen Einflussfaktoren abgrenzen. Manche Bildungseffekte zeigen sich erst zeitlich verzögert. Kombinieren Sie deshalb quantitative mit qualitativen Methoden und messen Sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten.