Hinweisgebersysteme in der Compliance

Compliance ist für Unternehmen längst kein „Kann“ mehr, sondern ein Muss. Zu den zentralen Vorgaben gehört seit 2023 auch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). In dem Gesetz steckt mehr als „nur“ eine weitere Pflicht: Das interne Hinweisgebersystem kann als Frühwarnsystem für Missstände fungieren und so nicht nur das Vertrauen der Beschäftigten stärken, sondern auch gleichzeitig die Reputation des Unternehmens schützen. Dieser Beitrag erklärt alles Wichtige zu Hinweisgebersystemen – von rechtlichen Vorgaben bis zu Best Practices bei der Einführung.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem bietet Mitarbeitenden eines Unternehmens einen vertraulichen Kommunikationskanal, um Missstände oder Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien zu melden – etwa über digitale Plattformen, Hotlines, Briefkästen oder Ombudspersonen. In manchen Fällen können auch externe Stakeholder das System nutzen.

Hinweisgebersysteme sind an typischen Merkmalen zu erkennen:

• Vertraulichkeit,
• optionale Anonymität,
• ständige Erreichbarkeit und
• sichere Dokumentation aller Meldungen.

Rechtlicher Rahmen und Pflichten für Unternehmen

Die europäische Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, gilt bereits seit Dezember 2019. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt diese EU-Richtlinie seit Juli 2023 in nationales Recht um. Das Gesetz soll dazu beitragen, dass Whistleblower Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden einfacher und ohne Angst vor Konsequenzen melden können. Es verpflichtet alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden dazu, interne Meldekanäle bzw. ein Hinweisgebersystem einzurichten und zu verwalten (§ 12 HinSchG).

Die wesentlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sind:

1. Das Unternehmen muss einen internen Meldekanal einrichten, z. B. ein digitales System.
2. Meldestellen müssen die Identität aller Beteiligten vertraulich behandeln und dürfen sie nur für zuständige Bearbeiter:innen offenlegen.
3. Hinweisgeber:innen müssen vor Repressalien geschützt werden.
4. Interne Meldestellen müssen einfach zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitstellen und die Option zur externen Meldung offenhalten.
5. Die Meldestelle muss innerhalb von sieben Tagen nach Eingang einer Meldung eine Empfangsbestätigung an den oder die Mitteilende:n übermitteln.
6. Eine Meldestelle muss die Relevanz und Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen innerhalb von drei Monaten prüfen und rückmelden.
7. Die Meldestelle muss die meldende Person innerhalb von drei Monaten über Maßnahmen oder Ergebnisse der Untersuchung informieren.

Fristen & Schwellenwerte
Unternehmen mit über 250 Mitarbeitenden mussten bereits bis Juli 2023 aktiv werden; für kleinere Betriebe (50–249 Mitarbeitende) galt eine verlängerte Frist bis zum 17. Dezember 2023.Die Nicht-Einhaltung dieser Vorgaben kann Bußgelder sowie Reputationsschäden nach sich ziehen – ein Grund mehr, jetzt tätig zu werden, falls noch keine interne Meldestelle eingerichtet wurde.

Hier gibt es noch einiges zu tun: Laut dem aktuellen Whistleblower Report 2025 von EQS über das Jahr 2024 bieten in Deutschland erst 56,8 Prozent der befragten Unternehmen überhaupt interne Meldekanäle an¹. Und das, obwohl das nationale Gesetz für sämtliche Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden bereits seit 2023 greift.

Unsere Seminarempfehlung

Hinweisgeberschutzgesetz und EU-Whistleblowingrichtlinie

Ein Hinweisgebersystem ist wesentlicher Bestandteil eines Compliance-Management-Systems (CMS) und eines der wichtigsten Frühwarnsysteme im Risikomanagement. Künftig gehört es zum Pflichtprogramm vieler Unternehmen. Das EU-Recht sieht für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend die Einrichtung von internen Meldekanälen für vertrauliche Hinweise auf Regelverstöße vor. Erfahren Sie in diesem Crashkurs, wie Sie die EU-Vorgaben und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz sicher, praktikabel und effizient umsetzen.

Seminar: Hinweisgeberschutzgesetz und EU-Whistleblowingrichtlinie

Warum ein Hinweisgebersystem mehr als nur eine Pflicht ist

Viele Unternehmen wollen mit der Einführung eines Hinweisgebersystems vor allem die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, doch es geht um viel mehr: Der Whistleblower Report zeigt, dass 2024 in deutschen Unternehmen nahezu 60 Prozent der Meldungen als relevant eingestuft ²wurden. Das zeigt, wie stark solche Systeme dazu beitragen können, reale Unternehmensrisiken aufzudecken.

Über die gesetzlichen Vorgaben hinaus bieten Hinweisgebersysteme den Unternehmen weitere Vorteile:

• Risiko- und Reputationsschutz: Missstände können frühzeitig erkannt und proaktiv dagegen vorgegangen werden. Das verhindert größere Schäden durch Skandale oder Rechtsverstöße.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Eine transparente „Speak-up“-Kultur fördert das Vertrauen zwischen Führungsebene und Belegschaft.
• Wettbewerbsvorteil: Nicht nur intern kommt ein Hinweisgebersystem gut an: Gesetzeskonforme Prozesse wirken auch positiv auf Geschäftspartner sowie Investoren.

Effizienzsteigerung im Compliance Management: Digitale Lösungen ermöglichen eine strukturierte Fallbearbeitung mit klar dokumentierten Prozessen. So können Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben besser einhalten.

Fit für die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzsystem

Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes wird für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden die Einführung einer internen Meldestelle verpflichtend! Das Gesetz schreibt vor, dass die mit dem Betrieb der Meldestelle betrauten Mitarbeitenden über die notwendige Fachkunde verfügen müssen. In unserem Seminar erlangst du alle Kenntnisse, die du für den fachkundigen Betrieb deiner internen Meldestelle und die Bearbeitung von eingehenden Hinweisen benötigst. Wir vermitteln die Rechtsgrundlagen für den Betrieb der Meldestelle sowie den gesetzlichen Rahmen für die Fallbearbeitung.

Seminar: Fit für die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Digitale Hinweisgebersysteme bieten klare Vorteile

Ob Missstände gemeldet werden oder nicht, hängt oft davon ab, ob Hinweise anonym gemeldet werden können. Digitale Lösungen ermöglichen genau das. Dennoch dominieren laut Whistleblower Report in vielen Unternehmen nach wie vor traditionelle Meldekanäle wie E-Mail (70,2 Prozent) oder persönliche Gespräche (66,3 Prozent), die weder Anonymität noch dauerhafte Erreichbarkeit gewährleisten.

Quelle: EQS und Fachhochschule Graubünden, Whistleblower Report 2025.

Bildunterschrift: Verbreitung von Meldekanälen in europäischen Unternehmen 2024: Während traditionelle Kanäle wie E-Mail (70,2 Prozent) und persönliche Gespräche (66,3 Prozent) noch dominieren, gewinnen webbasierte Hinweisgebersysteme (47,7 Prozent) zunehmend an Bedeutung – ein klarer Trend hin zu mehr Anonymität und Effizienz.

Webbasierte Systeme gewinnen jedoch an Bedeutung: Sie bieten im Vergleich zu traditionellen Kanälen eine höhere Datensicherheit durch verschlüsselte Daten – und tragen damit auch zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben bei. So können Fälle vertraulicher, aber auch effizienter bearbeitet werden. Sogar eine anonyme Zwei-Wege-Kommunikation mit den Mitteilenden wird möglich, was in analogen Systemen nur schwer bis gar nicht abbildbar ist. Unklarheiten lassen sich mit einfacher Nachfrage klären, ohne die Identität der Meldenden aufzudecken. Digitale Hinweisgebersysteme können zudem nahtlos in bestehende Compliance-Management-Systeme integriert werden. So entsteht eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, die bei Internetzugang rund um die Uhr und ortsunabhängig verfügbar ist.

Häufige Fehler und Risiken bei der Einführung eines Hinweisgebersystems

Probleme bei der Implementierung entstehen oft durch schlechte Planung oder unzureichendes Verständnis rechtlicher Vorgaben. Doch ohne ausreichende Vorbereitung kommt es leicht zu Fehlern.

Tipp: Setze daher nicht auf ein reines „Pflichtsystem“, sondern etabliere ein robustes Konzept. Nur ein professionell betriebenes, praxistaugliches Hinweisgebersystem, das aktiv in die Unternehmenskultur eingebunden ist, bietet einen echten Mehrwert für das Unternehmen.

Best Practices bei der Einführung

Um sicherzustellen, dass ein Hinweisgebersystem effektiv arbeitet, solltest du folgende Punkte beachten:
1. Technische und organisatorische Umsetzung

Entscheide, unter Berücksichtigung deiner Ressourcen und Datenschutzanforderungen, ob das Hinweisgebersystem intern betrieben werden soll oder das Beauftragen eines externen Dienstleisters nötig ist. Interne Systeme erfordern hohe Ressourcen und Knowhow, externe bieten höhere Anonymität und Effizienz, bedeuten jedoch Kosten und Kontrollabgabe.

2. Beteiligung von HR, Compliance und Datenschutz

Beziehe die Personalabteilung, das Compliance-Team sowie die Datenschutzbeauftragten frühzeitig ein: Ihre Kompetenzen sichern eine rechtskonforme Gestaltung des Systems von Anfang an.

3. Rechtliche Anforderungen
Das Hinweisgebersystem muss auch zwingend DSGVO-konform sein und die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Speichere personenbezogene Daten nur auf sicheren Servern innerhalb der EU, setze Verschlüsselungstechnologien ein, um unbefugte Zugriffe zu verhindern und gehe sorgfältig mit Metadaten um, um Rückschlüsse auf die Identität von Hinweisgebenden auszuschließen.

4. Abläufe und Zuständigkeiten definieren

Lege eindeutige Abläufe und Verantwortlichkeiten fest – z. B., wer eingehende Hinweise prüft und bearbeitet. Vergib außerdem die Rolle des Meldestellenbeauftragten und schule die Person fortlaufend.

5. Zugänglichkeit sicherstellen 40931

Stelle ein leicht zugängliches System bereit, das rund um die Uhr und in mehreren       Sprachen verfügbar ist.

6. Dokumentation und Nachverfolgung

Sorge für eine revisionssichere Protokollierung aller Meldungen und Maßnahmen, um Rechtssicherheit und Qualität zu gewährleisten.

7. Vertraulichkeit gewährleisten

Stelle sicher, dass nicht nur Anonymität garantiert wird, sondern auch absolute Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Hinweisgebende dürfen keinerlei Nachteile oder Repressalien befürchten.

8. Kommunikation und Schulungen

Informiere und schule Mitarbeitende über den Zweck des Systems sowie ihre Rechte als Whistleblower:innen, um Akzeptanz und Nutzung zu fördern. Wird das Hinweisgebersystem intern betrieben, sollten auch die Mitarbeitenden der Meldestelle speziell geschult werden, um eine professionelle Bearbeitung der Hinweise zu gewährleisten.

Zertifizierte:r Compliance Expert:in für Hinweisgeberschutz

In dieser praxisnahen Weiterbildung erfährst du, wie du dein Unternehmen durch den Aufbau eines effektiven Hinweisgebersystems, das dazu beiträgt, Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben, besser schützt. Du erfährst was du zur professionellen Bearbeitung von eingehenden Hinweisen benötigst, wie du als Expert:in für Hinweisgeberschutz in deinem Unternehmen eine interne Meldestelle aufbaust und fachkundig betreibst und wie du dabei von Anfang an erfolgreich bist.

Lehrgang: Zertifizierte:r Compliance Expert:in für Hinweisgeberschutz

Fazit: Pflicht erfüllen – und gleichzeitig Vertrauen schaffen

Hinweisgebersysteme sind ein unverzichtbares Compliance-Werkzeug moderner Unternehmen. Sie decken systemkritische Probleme auf, schützen Unternehmen langfristig vor Risiken sowie Mitarbeitende vor Repressalien, wahren den Ruf des Betriebs und stärken gleichzeitig die Unternehmenskultur durch eine gelebte „Speak-up“-Mentalität. Entscheidest du dich für eine digitale Lösung, können daneben auch Anonymität und Datensicherheit gewährleistet werden. Die Investition in ein gut überlegtes Hinweisgebersystem zahlt sich für Unternehmen aus – sowohl finanziell als auch kulturell.

¹ EQS und Fachhochschule Graubünden, Whistleblower Report 2025.
² EQS und Fachhochschule Graubünden, Whistleblower Report 2025.

Disclaimer: Dieser Beitrag liefert allgemeine Informationen und ersetzt keine rechtliche Beratung. Wenn du konkrete Fragen zur Umsetzung des HinSchG hast, wende dich am besten an einen Rechtsanwalt.