Qualitätssicherung: Funktion, Aufgaben und die wichtigsten Methoden im Überblick

Verformter Kunststoff, zerbrochenes „splitterfestes“ Glas oder Schlamperei im Handwerk: Schlechte Qualität verursacht Frust. Das gilt im Privaten genauso wie im Berufsalltag. Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, müssen eine gleichbleibend hohe Qualität ihres Angebots sicherstellen. Nur wer die Kundenanforderungen erfüllt, kann im Wettbewerb bestehen. Wer sie enttäuscht, riskiert einen nachhaltigen Imageschaden. Gutes Qualitätsmanagement und professionelle Qualitätssicherung helfen dabei, Fehler und ineffiziente Prozesse im Unternehmen sowohl zu vermeiden als auch zu beheben.

Hier erfährst du, welche Funktionen die Qualitätssicherung erfüllt, welche Aufgaben dazu gehören, welche Herausforderungen die QS erschweren und welche Methoden sich in der Qualitätssicherung bewährt haben.

Definition: Was ist Qualitätssicherung?

Qualitätssicherung (QS) ist ein Kernbestandteil des Qualitätsmanagements (QM). Kurz gesagt umfasst sie alle organisatorischen und technischen Maßnahmen, die die Qualität von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen sichern sollen. Sie sorgt also dafür, dass festgelegte Qualitätsanforderungen auch erfüllt werden. Die DIN EN ISO 9000 definiert den Begriff im Detail.

Abgrenzung: Qualitätssicherung vs. Qualitätsmanagement

Während das Qualitätsmanagement strategisch ausgerichtet ist und die übergreifende Gestaltung und Steuerung von Prozessen innerhalb einer Organisation verantwortet, agiert die Qualitätssicherung vor allem operativ. Der Fokus liegt darauf, die vereinbarten Qualitätsstandards in allen Phasen der Wertschöpfungskette einzuhalten sowie Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Warum ist die QS so wichtig?

Professionelle Qualitätssicherung trägt wesentlich dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten, Risiken zu minimieren und Folgekosten durch Nacharbeit oder Rückrufe zu senken. Angesichts hoher Kundenerwartungen, strengen regulatorischen Vorgaben und globalen Lieferketten ist sie unverzichtbar. Sie sorgt dafür, dass vereinbarte Qualitätsstandards nachvollziehbar eingehalten werden und fungiert als Frühwarnsystem. So schützt sie nicht nur das Unternehmensimage, sondern schafft auch Vertrauen bei Kunden und Lieferanten.

Welche Hauptfunktionen hat die Qualitätssicherung?

Die QS gliedert sich in drei Teilfunktionen, die verschiedene Aufgaben erfüllen:

1. Qualitätsplanung: Hier werden die Qualitätsziele und die entsprechenden Ausführungsprozesse festgelegt. Außerdem werden die Qualitätsmerkmale und Qualitätsanforderungen auf Basis von Kundenanforderungen, gesetzlichen Vorgaben und internen Anforderungen definiert.
2. Qualitätslenkung/-steuerung: Hier wird überwacht, ob die Qualitätsvorgaben während der Leistungserstellung eingehalten werden. Bei Abweichungen oder Fehlern werden die Prozesse entsprechend gesteuert und korrigiert. Beispielsweise werden Störungen im Produktionsprozess behoben oder Produktionsverfahren geändert.
3. Qualitätsprüfung/-kontrolle: Durch Soll-Ist-Vergleiche wird die Produkt- und Prozessqualität überprüft. Dabei kommen Produktionskontrollen, Abnahmeprüfungen und kontinuierliche Stichprobenprüfungen zum Einsatz. Die Ergebnisse der Prüfung fließen in die Qualitätslenkung ein.

Beispiel: Qualitätssicherung bei der Produktion eines T-Shirts

Die Herstellung eines T-Shirts erfordert mehr als nur das Zusammennähen von Stoffen. Um ein Produkt zu liefern, das den Erwartungen der Kundinnen und Kunden entspricht, spielen sorgfältige Planung, präzise Steuerung und gründliche Kontrolle eine entscheidende Rolle.

1. Bevor die Produktion startet, werden die Qualitätsziele definiert: Das T-Shirt soll z. B. seine Passform beim Tragen nicht verändern und farbbeständig sein. In die Planung fließen auch gesetzliche Vorgaben und Kundenwünsche ein, etwa die Verwendung nachhaltiger Materialien und faire Produktion. Um die Ziele zu erreichen, werden geeignete Produktionsschritte festgelegt.
2. Während der Produktion werden die Stoffe auf Mängel wie Löcher geprüft, und die Maschinen werden überwacht, um saubere Nähte und eine gleichmäßige Färbung zu erhalten. Bei Fehlern wie etwa Farbabweichungen werden die Prozesse korrigiert.
3. Bevor die T-Shirts ausgeliefert werden, durchlaufen sie eine gründliche Qualitätsprüfung. Dabei werden Stichproben auf Stoffqualität, Passform und Verarbeitung untersucht. Die Ergebnisse der Prüfungen werden dokumentiert und genutzt, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Welche Aufgaben fallen in der Qualitätssicherung an?

Die Qualitätssicherung umfasst viele operative Tätigkeiten, darunter:

• Qualitätsstandards definieren und intern kommunizieren.
• Qualitäts- und Prüfpläne sowie Berichte erstellen, und auf deren Basis Produkte und Prozesse freigeben.
• Eingehende und ausgehende Produkte, Waren und Dienstleistungen auf ihre Qualität überprüfen.
• Prozesse überwachen, dokumentieren und Ergebnisse auswerten.
• Qualitätsrisiken identifizieren und präventive Maßnahmen erarbeiten.
• Reklamationen bearbeiten, und dabei die Ursachen und Fehler analysieren. Entsprechend mit Kunden und Lieferanten kommunizieren.
• Interne Audits durchführen, um zu überprüfen, ob die Standards eingehalten werden.

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Welche Herausforderungen gibt es?

Wie überall, wo gearbeitet wird, gibt es Herausforderungen und Schwierigkeiten. Zu den Herausforderungen in der Qualitätssicherung gehören z. B.:

• Schlechte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden: Mangelnde Abstimmung und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern führen zu Missverständnissen und Fehlern. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind trainierbar – klare Kommunikationskanäle lassen sich festlegen.
• Mangelhafte Dokumentation und Standards: Sind Prozesse nicht vollständig dokumentiert, können leicht Fehler passieren. Eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation aller Prozesse und Verfahren ist daher unverzichtbar – genauso wie klare Standards und Protokolle.
•  Unsaubere Messung und Analyse von Ergebnissen: Ungenaue Messungen führen dazu, dass Schwachstellen im Prozess unentdeckt bleiben. Genauigkeit ist der Schlüssel für gute Qualität!
• Keine moderne Technologie: Menschliche Fehler durch Unaufmerksamkeit oder Ablenkung lassen sich durch den Einsatz aktueller Technologien, wie automatisierte Qualitätskontrollen, minimieren.

Welche Methoden und Maßnahmen zur Qualitätssicherung gibt es?

Es gibt verschiedene Methoden, um die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Sie helfen Unternehmen, Prozesse zu überwachen, Probleme frühzeitig zu erkennen und ihre Ursachen zu analysieren.

Wichtige Methoden der Qualitätssicherung sind zum Beispiel:

FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse):

• Diese Methode identifiziert potenzielle Fehler in der Produkt- oder Prozessentwicklung und analysiert mögliche Ursachen und Auswirkungen. Dabei werden die einzelnen Elemente eines Produktes oder Prozesses induktiv untersucht, statt deduktiv vom Ausfall eines gesamten Systems auszugehen.
• Ziel: Risiken frühzeitig erkennen und präventive Maßnahmen ableiten.

Fehlersammelkarte (Fehlersammelliste):

• Sie quantifiziert und strukturiert auftretende Fehler. Die Fehler werden aufgelistet und als Strichliste gezählt. Die Liste wird über einen bestimmten Zeitraum geführt und ist nach Wochentagen untergliedert. So kann sie Aufschluss über mögliche Ursachen geben. Entsprechend der Häufigkeit lassen sich die Fehler priorisieren.
• Ziel: Probleme quantifizieren, priorisieren und mögliche Ursachen identifizieren.

Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkungs-Diagramm, Fischgrätendiagramm):

• Das Diagramm dient dazu, Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge systematisch zu analysieren und darzustellen. Seine Form ähnelt den Gräten eines Fisches: Das Problem stellt den Kopf dar, die Gräten bestehen aus Haupt- und thematisch gegliederten Nebenursachen.
• Ziel: Komplexe Zusammenhänge verständlich darstellen und gezielte Lösungen entwickeln.

5-Why-Methode:

• Mit dieser Methode lässt sich ein Problem bis zur eigentlichen Ursache durch fünf aufeinanderfolgende „Warum“-Fragen hinterfragen. Die Anzahl der Fragen gilt als Richtwert – sie sollen so oft wiederholt werden, bis die Ursache identifiziert ist.
• Ziel: Ursachen von Fehlern präzise identifizieren und beheben.
  • Beispiel:
    • Das zentrale Förderband ist stehengeblieben. Warum?
    • Weil die Sicherung durchgebrannt ist. Warum?
    • Das Lager war überlastet und der Motor hat zu viel Strom gezogen. Warum?
    • Das Lager hatte nicht genug Schmiermittel. Warum?
    • Die Schmierpumpe hat nicht richtig funktioniert. Warum?
    • Im Wartungsplan war nicht enthalten, den Filter der Pumpe zu reinigen.
    • Lösung: Der Wartungsplan muss angepasst werden.

Statistische Prozesskontrolle (SPC):

• Hier werden laufende Prozesse mithilfe statistischer Methoden gesteuert und kontinuierlich überwacht, um sie stabil zu halten. Dabei kommt die Qualitätsregelkarte (QRK) zum Einsatz.
• Ziel: Überwachung und Steuerung laufender Prozesse.

Was sind die 7 Qualitätswerkzeuge?

Unter den 7 Qualitätswerkzeugen oder auch 7 statistischen Werkzeugen versteht man eine bestimmte Sammlung von Qualitätsinstrumenten. Die Bezeichnung hängt mit dem japanischen Einfluss auf das Qualitätsmanagement zusammen – dort gilt die Zahl sieben als Glückszahl. Zu den Werkzeugen gehören:

• Fehlersammelkarte,
• Histogramm und Werteverlauf,
• Paretoanalyse,
• Ishikawa-Diagramm,
• Korrelationsdiagramm,
• Brainstorming/Brainwriting und
• Qualitätsregelkarte.

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Fazit: Qualitätssicherung als Schlüssel zum Erfolg

Unternehmen, die ihre Qualitätssicherung konsequent umsetzen und kontinuierlich weiterentwickeln, können von höherer Effizienz, geringeren Kosten und einem gestärkten Image profitieren.

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