Eine Empfangskraft ist für Besucher oder Anrufer oft der erste Kontaktpunkt eines Unternehmens und übernimmt damit eine zentrale Rolle für dessen Außenwirkung. Sie prägt den ersten Eindruck, bietet Orientierung und Informationen und sorgt dafür, dass Anfragen aufgenommen und zielgerichtet weitergeleitet werden. Durch ihre Arbeit trägt sie maßgeblich zu einem professionellen Ablauf im Tagesgeschäft bei. Wie genau der Beruf von Empfangsmitarbeitern aussieht, erfährst du in diesem Artikel.
Empfangsmitarbeiter: Key Facts
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Ausbildung
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Hard Skills
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Weiterbildung
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Soft Skills
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Gehalt
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Verwandte Berufe
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Was ist ein Empfangsmitarbeiter?
Ein Empfangsmitarbeiter ist die erste Anlaufstelle für externe Besucher, interne Kollegen oder Anrufer in Unternehmen, Behörden, Kanzleien, Hotels etc. und agiert als Schnittstelle zwischen externen Besuchern oder Kunden und dem internen Unternehmensgeschehen. Die Empfangskraft ist die Visitenkarte des Hauses und in erster Linie für das Besuchermanagement zuständig, wobei sie einen professionellen ersten Eindruck vermittelt.
Was sind die Aufgaben von Empfangsmitarbeitern?
Die Aufgaben von Empfangsmitarbeitern sind vielseitig und erfordern ein hohes Maß an Organisationstalent sowie Kommunikationsfähigkeit. Je nach Branche und Einsatzbereich können die Tätigkeiten unterschiedlich ausfallen. Im Folgenden findest du einen Überblick über die wichtigsten Kernaufgaben:
Besuchermanagement
- Besucher freundlich empfangen und betreuen
- Gäste anmelden, registrieren und ggf. Besucherausweise ausgeben
- Ansprechpartner im Unternehmen informieren und Besucher weiterleiten
- Termine und Besprechungsräume koordinieren
- Reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich sicherstellen
Telefonzentrale und Kommunikation
- Telefonische und persönliche Erstansprache von Besuchern
- Anfragen beantworten oder gezielt weiterleiten
- Informationen aufnehmen und zuverlässig weitergeben
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
- Bearbeitung von E-Mails
Organisation
- Termine koordinieren und verwalten
- Besprechungsräume planen und organisieren
- Posteingang und -ausgang bearbeiten
- Allgemeine administrative Aufgaben im Büro unterstützen
- Verwaltung von Firmenfahrzeugen
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Wo arbeiten Empfangskräfte?
Die Branchen, in denen Empfangsmitarbeiter angestellt sind, sind breitgefächert. Sie arbeiten in Unternehmen, Behörden, Kanzleien, Hotels, Arztpraxen, Krankenhäusern, Banken, Bildungseinrichtungen sowie in Messe- und Verwaltungsgebäuden. Überall dort, wo Besucher empfangen und Anfragen koordiniert werden.
Empfangskräfte sind in der Regel im Eingangsbereich an einem Empfangstresen oder an der Rezeption tätig.
Branchen und Einsatzmöglichkeiten im Überblick:
- Unternehmen aller Größen: Rezeptionen vom kleinen Betrieb bis zum großen Konzern
- Hotellerie und Gastgewerbe: Check-in, Check-out, Gästeservice
- Medizinische Einrichtungen: Patienten- und Besucherempfang in Kliniken und Praxen
- Öffentliche Verwaltung: Bürger- und Kundenservice (z. B. Rathaus)
- Dienstleistungsbranche: Fitness, Kanzleien, Agenturen
Die Arbeitszeiten richten sich stark nach der Branche und den Öffnungszeiten des jeweiligen Betriebs. In Büros, Behörden oder Kanzleien sind meist feste Arbeitszeiten (8–17 Uhr montags– freitags) zu den klassischen Bürozeiten üblich. In Hotels, Krankenhäusern oder Unternehmen mit rund um die Uhr besetztem Empfang kann dagegen Schichtarbeit erforderlich sein, auch am Abend, in der Nacht oder an Wochenenden.
Wie wird man Empfangsmitarbeiter?
Empfangsmitarbeiter wird man meist über den Quereinstieg, da es kein eigener Ausbildungsberuf ist. Häufig sind eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen im Büro- und Servicebereich von Vorteil. Mit einer guten Einarbeitung lässt sich einiges aber auch „on the job“ lernen.
Anforderungen und Kompetenzen
Damit Empfangsmitarbeiter die Anfragen und Aufgaben zuverlässig bearbeiten können, ist ein sicherer Umgang mit den wichtigsten EDV-Programmen unerlässlich. Außerdem sollten sie gut über die Strukturen und Abläufe im Unternehmen informiert sein, um gezielt Auskunft geben zu können. Ein freundliches und empathisches Auftreten sowie Organisationstalent gehören ebenfalls zu den zentralen Voraussetzungen. Da am Empfang oft mehrere Dinge gleichzeitig passieren, ist auch eine gewisse Stresstoleranz hilfreich.
Hier ein Überblick über die Hard und Soft Skills, die eine Empfangskraft im besten Fall mitbringen sollte:
Hard Skills
- Sicherer Umgang mit EDV, gängigen Office-Programmen (z. B. MS Office, Outlook)
- Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
- Termin- und Raumplanung
- Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltung
- Umgang mit Besucher- und Anmeldesystemen
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
- Fremdsprachenkenntnisse (z. B. Englisch)
- Grundwissen in kaufmännischen Abläufen
Soft Skills
- Freundlichkeit und Serviceorientierung
- Kommunikationsfähigkeit
- Empathie und höfliches Auftreten
- Organisationstalent
- Stresstoleranz
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Konfliktfähigkeit
Was verdient eine Empfangskraft?
Das durchschnittliche Jahresgehalt für Empfangsmitarbeiter liegt laut aktuellen Daten (Stand 2026) in Deutschland bei etwa 31.700 Euro brutto, was rund 2.640 Euro brutto pro Monat entspricht. Je nach Region, Branche und Berufserfahrung kann das Gehalt dabei zwischen ca. 24.700 Euro und 44.100 Euro brutto im Jahr variieren.¹
Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten
Der Beruf der Empfangskraft bietet vielfältige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten. Mit zunehmender Berufserfahrung und passenden Weiterbildungen ist es beispielsweise möglich, zur Teamleitung am Empfang aufzusteigen oder die Tätigkeit als Sprungbrett für weitere Positionen in der Verwaltung, im Kundenservice, im Office Management oder im Veranstaltungsmanagement zu nutzen.
Für wen eignet sich der Beruf der Empfangskraft?
Wer gerne mit Menschen arbeitet, hilfsbereit ist und seine Kommunikations- sowie Organisationsfähigkeiten im Berufsalltag einsetzen möchte, findet im Beruf als Empfangskraft eine passende Tätigkeit. Empfangsmitarbeiter sind die „Visitenkarte“ eines Unternehmens und prägen den ersten Eindruck nach außen durch Serviceorientierung und Professionalität. Gleichzeitig übernehmen sie eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen externen Besuchern und internen Kollegen. Der Beruf bietet zudem ein abwechslungsreiches und zukunftssicheres Tätigkeitsfeld: Auch wenn einzelne Aufgaben zunehmend digital unterstützt werden, bleibt die persönliche Begegnung am Empfang oder am Telefon für Unternehmen und andere Einrichtungen unverzichtbar, um einen guten Service zu gewährleisten.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
FAQ
Was macht ein Empfangsmitarbeiter genau?
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören das Begrüßen und Betreuen von Gästen, das Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten, die Koordination von Terminen sowie organisatorische und administrative Tätigkeiten wie die Bearbeitung der Post oder die Verwaltung von Besprechungsräumen. Dabei sorgt die Empfangskraft für einen professionellen ersten Eindruck und unterstützt einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
Braucht man für den Job als Empfangskraft eine Ausbildung?
Für den Job als Empfangskraft gibt es keinen gesetzlich geregelten Ausbildungsberuf. Der Einstieg ist häufig auch über einen Quereinstieg möglich. Dennoch sind eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen im Büro- und Servicebereich von Vorteil, da sie den Umgang mit organisatorischen Aufgaben, Kommunikation und Verwaltung erleichtern.
Welche Einstiegschancen gibt es für Quereinsteiger?
Die Einstiegschancen für Quereinsteiger als Empfangskraft sind in der Regel sehr gut. Viele Unternehmen suchen vor allem Bewerber mit einem freundlichen Auftreten, Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent. Erfahrungen aus serviceorientierten oder kaufmännischen Tätigkeiten sind hilfreich, aber oft nicht zwingend erforderlich. Durch kurze Schulungen oder Weiterbildungen können Quereinsteiger sich schnell die nötigen Kenntnisse für den Arbeitsalltag am Empfang aneignen.
¹ Kununu: Empfangsmitarbeiter:in Gehalt [zuletzt aufgerufen am 2.2.2026].
