Ein Chief of Staff (CoS) arbeitet im Gegensatz zur administrativen Assistenz (Executive Assistant, Personal Assistent, Assistenz des Vorstands/Geschäftsführung etc.) weitgehend autonom und übernimmt einige grundlegende Aufgaben, mit dem klaren Fokus, die zeitlichen Abläufe, den Informationsfluss und die Entscheidungsprozesse im Unternehmen effektiver zu gestalten. Die Rolle ist eng an die des CEOs gekoppelt. Der Chief of Staffs ist in der Regel ein vollwertiges Mitglied des Senior-Leadership-Teams. Im Unterschied zur administrativen Assistenzfunktion handelt es sich hierbei um eine Leitungs- bzw. Führungsrolle im Unternehmen. In Deutschland ist die Rolle als Chief of Staff noch vergleichsweise neu.
Woher kommt die Stellenbezeichnung Chief of Staff?
Der Chief of Staff ist klassischerweise der Stabschef beim Militär. Dort unterstützt er Kommandeure oder Befehlshaber bei der Führung oder Leitung der ihm unterstellten Verbände bzw. Dienststellen. Auch in der Politik ist der Chief of Staff bereits seit langem etabliert, so z.B. im Bundeskanzleramt oder beim amerikanischen Präsidenten.
Was macht ein Chief of Staff?
Ein Chief of Staff nimmt der Unternehmensführung Arbeit ab und entlastet bei Strategiewechsel, Neuausrichtung und Restrukturierung. Ein CoS berät den CEO bei Entscheidungen, stellt ihm hierfür alle notwendigen Mittel zur Verfügung und bietet ihm einen breiteren Blickwinkel. Ein Chief of Staff hat idealerweise die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens im Blick und steht vermittelnd zwischen Führungs- und Mitarbeiterebene. Der CoS hilft seinem Vorgesetzten, seine Arbeit nicht nur effektiver, sondern auch effizienter zu gestalte, trägt zu internen Prozessoptimierungen bei und übernimmt auch Verwaltungsaufgaben, um Personal und Budget effizient einzusetzen.
Ein Chief of Staff nimmt unterschiedlichste Rollen ein:
- Als Fluglotse verhelfen Sie dem CEO und seinem Führungsteam zu mehr Sicherheit und Orientierung bei Entscheidungen.
- Als Integrator sorgen sie dafür, dass interne Grenzen und Hindernisse überwunden werden.
- Als Kommunikator verbinden sie das Topmanagement mit dem Rest des Unternehmens.
- Als ehrlicher Gesprächspartner verhelfen sie dem CEO zu Weitsicht, damit er oder sie sich nicht von Partikularinteressen leiten lässt.
- Als Vertrauter des CEOs handelt ein Chief of Staff frei von jeglicher eigenen politischen Agenda.
- Als Krisenmanager tragen Chief of Staff dazu bei, unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen und die Stabilität des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Die Aufgaben des CoS sind vielfältig und nicht allgemein darstellbar. Sie sind immer individuell auf das Unternehmen oder die Organisation bezogen, in welcher ein CoS arbeitet. Sie erfolgen oft in enger Abstimmung mit dem CEO und/oder werden gemeinsam mit ihm entwickelt.
Das klassische „day to day-business“ gehört nicht in das Aufgabengebiet eines CoS, dieses wird von der administrativen Assistenz abgedeckt. Beide agieren jedoch im engen Schulterschluss.
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Welche Skills und Fertigkeiten muss ein Chief of Staff mitbringen?
Chiefs of Staff sind Teil des Leadership-Teams. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an diese Rolle. Neben Kenntnissen der Unternehmens- und Arbeitsabläufe im C-Level-Bereich sind hohe emotionale Intelligenz und Verhandlungsgeschick wichtig. Wer darüber hinaus über strategisches und analytisches Denkvermögen, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Führungskompetenz und bereits über Führungserfahrung verfügt, ist für diese Position gut gerüstet. Schnelles Lernen und das Verarbeiten von komplexen Informationen befähigt den CoS, für Prozess- und Projekterfolge eventuelle Kurskorrekturen vorzunehmen sowie auftretende Probleme und Konflikte zu lösen.
Aufgrund ihrer Personalverantwortung müssen Chiefs of Staff absolute Teamplayer sein und über entsprechende Führungsqualitäten verfügen. Die meist sehr umfangreichen Aufgaben erfordern auch die Fähigkeit, komplexe Projekte zu leiten und zu steuern. Insofern zählt auch Projektmanagementerfahrung zu den fachlichen Anforderungen.
Weitere wichtige Personal Skills sind Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Multitasking sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und unter hohem Druck zu arbeiten. Um als CoS in einer Organisation oder einem Unternehmen bestehen zu können, braucht es zudem eine Persönlichkeit mit Standing und ausreichend Selbstbewusstsein.
Gehalt: Was verdient ein Chief of Staff?
Wie alle Gehälter, hängt auch das Gehalt eines/einer Chief of Staff von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen Unternehmensgröße, Region, Art der Organisation, Branche und Aufgabenumfang sowie Berufserfahrung. Üblicherweise bewegen sich die Gehälter im 6-stelligen Bereich, sofern man bereits über entsprechende Erfahrung und die notwendigen Qualifikationen verfügt.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Häufige Fragen:
Welche Vorteile hat ein Unternehmen mit einem Chief of Staff?
Ein Chief of Staff gibt CEOs mehr Sicherheit und Klarheit bei der Entscheidungsfindung. Gleichzeitig sind CoS wichtige Sparringspartner beim Gedankenaustausch. Ein weiterer Vorteil besteht für Unternehmen darin, dass ein CoS als wichtiges Bindeglied zwischen CEO, dem weiteren Führungsteam und der Belegschaft bzw. den Befindlichkeiten unterschiedlicher Abteilungen fungiert.
Wer kann Chief of Staff werden und ist die Rolle als Weiterentwicklung für die administrative Assistenz geeignet?
Üblicherweise setzt die Rolle als Chief of Staff mehrere Jahre Erfahrung in einer leitenden Position oder im Management voraus. Eine spezielle Ausbildung für diesen Job gibt es nicht. Da es aber u.a. um Kennzahlen, Performance und Prozesse geht, sind CoS idealerweise Multitalente mit umfassenden Kenntnissen in BWL und Personalführung. Häufig haben sie einen Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Jura, Finanzwesen oder einem ähnlichen Bereich, was jedoch keine zwingende Voraussetzung ist. Stärker kommt es dabei auf die bisher gesammelte Berufs- und Managementerfahrung an, auf fundierte Branchenkenntnisse sowie ein tiefes Verständnis von Unternehmensabläufen.
Die Rolle des Chief of Staff kann eine sinnvolle Weiterentwicklung für administrative Assistenzen des Vorstands oder der Geschäftsführung sein. Allerdings erfordert dieser Übergang in der Regel eine gezielte Anstrengung und Planung sowie die individuelle Entwicklung bestimmter Fähigkeiten, wie z.B. strategische Planung und Problemlösungskompetenz, den Aufbau von Führungsfähigkeiten oder die Übernahme von sukzessive mehr Verantwortung, bspw. in Form der eigenverantwortlichen Leitung von Projekten. Die besten Voraussetzungen sind gegeben, wenn man ein Studium mitbringt, bereits über Berufserfahrung auf C-Level verfügt, das Unternehmen seit einigen Jahren kennt und Management-Drive hat.
Wo kann man als Chief of Staff arbeiten?
CoS sind in Unternehmen aus der Privatwirtschaft ebenso zu finden wie im öffentlichen Sektor in Behörden oder in NGOs. Auch Gewerkschaften, Parteien oder Universitäten können mit CoS arbeiten. Allgemein steigt der Bedarf nach einem oder einer Chief of Staff mit der Komplexität der Aufgaben von CEOs, um deren Arbeitsalltag deutlich zu entlasten. Grundsätzlich geht es darum, dass ein CoS Richtlinien entwickelt und in die Umsetzung bringt, Prozesse überblickt und Probleme oder Konflikte mit Feingefühl zu lösen weiß.
