Ein Chief of Staff (CoS) trägt in Unternehmen, Organisationen und Konzernen viel Verantwortung. Mitarbeiter in dieser Rolle gehören mit zur Führungsebene und bilden eine wichtige Schnittstelle zwischen C-Level und Angestellten. In Deutschland ist die Stelle als Chief of Staff noch vergleichsweise neu. Deshalb erfahren Sie hier alles Wichtige über Aufgaben, erforderliche Skills und Gehaltsmöglichkeiten.
Woher kommt die Stellenbezeichnung Chief of Staff?
Der Chief of Staff ist klassischerweise der Stabschef beim Militär. Dort unterstützt der Stabschef Kommandeure oder Befehlshaber bei der Führung oder Leitung der ihm unterstellten Verbände bzw. Dienststellen. In den USA hat der Präsident einen eigenen Chief of Staff.
Was macht ein Chief of Staff?
Die Stelle des Chief of Staff in einem Unternehmen wird häufig mit der Assistenz der Geschäftsführung verglichen, doch geht die Rolle des CoS noch weit darüber hinaus. Ein Chief of Staff verwaltet das gesamte Büro der Geschäftsführung inklusive aller dem Büro direkt unterstellten Mitarbeiter. Gleichzeitig übernimmt der Chief of Staff die Steuerung und Koordination aller Aufgaben, welche den oder die CEO unterstützen. Das Ziel der Arbeit ist ein reibungsloses Tagesgeschäft.
Darüber hinaus gehören folgende Aufgaben zum Betätigungsfeld von Chiefs of Staff:
- Sie arbeiten eng mit dem C-Level zusammen, um beratend bei strategischen Entscheidungen zur Seite zu stehen.
- Die CoS koordinieren die Besetzung offener und neuer Stellen. Darüber hinaus tragen sie die Verantwortung für Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen. Sie sind maßgeblich am Einstellungs- und Auswahlprozess beteiligt. Damit übernehmen sie eine wichtige Aufgabe im Bereich der Human Resources.
- Um die Führungsetage bei Entscheidungen zu unterstützen, führen Chiefs of Staff Analysen durch, um anhand der Ergebnisse fundierte Entscheidungshilfe bei strategischen oder operativen Entscheidungen zu liefern.
- Sie führen Recherchen und Vorplanungen für CEOs durch, damit diese Entscheidungen einfacher treffen können.
- Zu den wichtigen administrativen und organisatorischen Aufgaben gehört die Planung von Vorstandssitzungen oder Aufsichtsratssitzungen.
- Durch die Analyse von Informationen und kritischen Themen bereiten Chiefs of Staff den oder die CEO auf mögliche Probleme vor und helfen bei der Problemlösung. CoS sind damit eine Art „Frühwarnsystem“ für mögliche Krisen, die auf die Person des CEO oder das Unternehmen zukommen können.
- Ein CoS organisiert und plant alle Reisen der Geschäftsführung. Dazu gehört auch die inhaltliche Planung von Gesprächen oder Vorträgen.
- Innerhalb des Unternehmens arbeitet ein CoS wie eine Art Pressesprecher für die Geschäftsführung.
Mit dieser Auflistung sind noch längst nicht alle möglichen Aufgaben eines Chief of Staff umrissen. Eine wichtige Aufgabe wurde zudem noch nicht erwähnt, denn in ihrer Position haben CoS die wichtige Funktion, für die Chefetage eine Art Sparringspartner oder Coach zu sein. Sie helfen dabei, eine Gegenmeinung zur Meinung der Führungsetage zu bilden.
Kurz: Die Aufgaben eines Chief of Staff sind vielfältig und nicht allgemein darstellbar. Denn die Aufgabengestaltung ist immer sehr individuell auf das Unternehmen oder die Organisation bezogen, in welcher ein CoS arbeitet.
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Welche Skills und Fertigkeiten muss ein Chief of Staff mitbringen?
Chiefs of Staff sind Führungskräfte. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die erforderlichen Skills. Allgemein sind strategisches Denken, Führungsstärke und Kommunikationsfähigkeit gefragt. Wichtig sind außerdem emotionale Intelligenz, Verhandlungsgeschick und Problemlösungsfähigkeiten.
Wer als Chief of Staff arbeiten möchte, sollte sich in den Bereichen Compliance, Change Leadership und Operations auskennen. Darüber hinaus gelten hervorragende Analysefähigkeiten sowie Kenntnisse der Unternehmens- und Arbeitsabläufe im C-Level als Voraussetzung für die Arbeit.
Aufgrund der Personalverantwortung müssen Chiefs of Staff absolute Teamplayer sein, verbunden mit Führungsqualitäten. Die meist sehr umfangreichen Aufgaben erfordern auch die Fähigkeit, komplexe Projekte zu leiten und zu steuern.
Wichtige Personal Skills von Chiefs of Staff sind Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Lösungen zu finden. Ein gewisses Standing mit ausreichend Selbstbewusstsein ist ebenfalls notwendig, um als Chief of Staff in einer Organisation oder einem Unternehmen zu bestehen.
5 praktische Tipps für eine Stellenbeschreibung als Chief of Staff
Die Rolle eines Chief of Staff ist immer maßgeschneidert auf die jeweilige Organisations-, Unternehmens- und Führungsstruktur. Dementsprechend sollten Sie bei einer Stellenbeschreibung Folgendes beachten:
- Formulieren Sie die einzelnen Aufgabenbereiche präzise.
- Schreiben Sie, wie ein Chief of Staff zum Unternehmenserfolg beitragen kann.
- Beschreiben Sie das Unternehmen kurz, damit sich Bewerber vorstellen können, was sie als CoS erwartet.
- Erstellen Sie eine Auflistung aller Aufgaben und geforderter Qualifikationen.
- Schreiben Sie so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig.
Gehalt: Was kann ich als Chief of Staff verdienen?
Wie alle Gehälter, hängt auch das Gehalt eines Chief of Staff von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Unternehmensgröße, die Region, die Art der Organisation und der Aufgabenumfang sowie die Berufserfahrung und Personalverantwortung.
In kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden können Chiefs of Staff mehr als 10.000 Euro brutto pro Monat verdienen. In großen Konzernen oder Organisationen mit mehr als 20.000 Beschäftigten sind Brutto-Jahresgehälter von 200.000 Euro und mehr möglich.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten selbstverständlich gleichermaßen für beide Geschlechter.
FAQs: Chief of Staff
Welche Vorteile hat ein Unternehmen mit einem Chief of Staff?
Ein Chief of Staff gibt CEOs mehr Sicherheit und Klarheit bei der Entscheidungsfindung. Gleichzeitig sind CoS wichtige Sparringspartner beim Gedankenaustausch. Ein weiterer Vorteil besteht für Unternehmen darin, dass ein CoS als wichtiges Bindeglied zwischen CEO und Belegschaft fungiert.
Wer kann Chief of Staff werden?
Üblicherweise setzt die Rolle als Chief of Staff langjährige Berufserfahrung im Management oder als Führungskraft voraus. Es gibt keine spezielle Ausbildung für diesen Job. Vielmehr sind CoS Multitalente mit umfassenden Kenntnissen in BWL, Personalführung, Management oder Strategieentwicklung. Es ist meist von Vorteil, wenn ein Chief of Staff in mehreren Unternehmensbereichen als Führungskraft tätig war.
Häufig sind Chiefs of Staff Akademiker mit Studienabschluss in BWL oder Jura. Diese Fächer sind aber keine zwingende Voraussetzung für einen Job als CoS. Stärker kommt es dabei auf die bisher gesammelte Berufs- und Managementerfahrung an, sodass sich durchaus auch Executive Assistants in diese Rolle hineinentwickeln können.
Wo kann ich als Chief of Staff arbeiten?
CoS sind in Unternehmen aus der Privatwirtschaft ebenso zu finden wie im öffentlichen Sektor in Behörden oder in NGOs. Auch Gewerkschaften, Parteien oder Universitäten können mit CoS arbeiten. Allgemein steigt der Bedarf nach einem oder einer Chief of Staff mit der Komplexität der Aufgaben von CEOs.
