Gelassen und leistungsfähig in der Assistenz

Jobs wie die Assistenz der Geschäftsleitung bringen einen enorm hohen Stresspegel mit sich. Termin- und Zeitdruck sowie unflexible und meist lange Arbeitszeiten nagen an Gelassenheit und Leistungsfähigkeit. Damit Sie als Assistenz gesund und motiviert bleiben und nicht ausbrennen, sollten Sie gut für sich sorgen. Wir zeigen Ihnen praktische Tricks, wie Sie im Berufsalltag gelassener mit Stress und Druck umgehen.

Warum Leistungsfähigkeit und Gelassenheit zusammengehören

Gelassenheit im Job ist eine wichtige Voraussetzung, um Stress zu verringern. Dabei geht es vor allem um den negativen Stress. Denn wenn wir über einen längeren Zeitraum Stress ausgesetzt sind, leidet nicht nur unsere Seele, sondern auch unser Körper. Gerade in der Assistenz gehört ein stressiger Alltag dazu. Doch mehr Gelassenheit hilft Ihnen bei der Stressprophylaxe.

Welchen Einfluss Stress auf die Gesundheit hat, zeigen verschiedene Studien deutlich. Sichtbar wird das vor allem an den Fehltagen. So zeigte der DAK Psychreport 2021¹ , dass auf 100 Versicherte 265 Fehltage pro Jahr kamen. In der Assistenz sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen Management und Belegschaft. Umso wichtiger ist es deshalb für Ihren Arbeitgeber und natürlich Ihre Vorgesetzten, dass Sie nicht krank werden. Doch noch wichtiger ist es für Sie selbst, dass der Stress nicht Ihre körperliche und seelische Gesundheit angreift.

Weniger Stress durch mehr Gelassenheit hat darüber hinaus noch weitere positive Effekte. Wer den Kopf regelmäßig von Stressgedanken freihalten kann, arbeitet konzentrierter. Konzentriertes Arbeiten wiederum ist produktiver und schafft mehr Zufriedenheit. In der Folge profitieren Sie von mehr Selbstbewusstsein, das Sie im Zusammenspiel mit Ihren Vorgesetzten ebenso brauchen wie gegenüber denjenigen, an welche Sie Aufgaben delegieren.

Akzeptanz ist der erste Schritt zu mehr Gelassenheit

Als Assistentin oder Assistent der Geschäftsführung sitzen Sie im wahrsten Sinne des Wortes zwischen den Stühlen. Ihre Rolle ist per se schon stressbelastet. Zum einen erfordert die berufliche Beziehung zum C-Level Loyalität und Empathie, zum anderen wollen Sie auch die Interessen der Kolleginnen und Kollegen berücksichtigen. Dieses Spannungsverhältnis sorgt für eine hohe Arbeits- und Stressbelastung in der Assistenz. Doch was können Sie tun, um gelassener zu bleiben?

Wichtigste Grundvoraussetzung: Entschließen Sie sich aktiv dazu, gelassen zu sein. Nur, wenn Sie wollen, können Sie auch. Mit hoher Wahrscheinlichkeit haben Sie sich Ihren Job selbst ausgesucht. Es gab oder gibt also etwas, das Sie an Ihrer Position mögen. Versuchen Sie sich in stressigen Zeiten genau diese Vorzüge wieder bewusst zu machen.

Praxis-Tipp: Gelassen in den Tag starten
Sie haben sich aktiv dazu entschlossen, gelassener im Job zu werden? Schon kleine Übungen am Morgen helfen Ihnen dabei, entspannter in den Tag zu starten und sich immer wieder aufs Neue in Gelassenheit zu üben:

• Setzen Sie ein Pluszeichen oder einen Smiley vor den Tag. Denken Sie sich: „Dieser Tag wird gut”.
• Sagen sie sich selbst bereits nach dem Aufwachen: „Ich freue mich auf den heutigen Tag und bin gespannt, was dieser mir bringen wird”.
• Probieren Sie alternativ die Gute-Laune-Frage: „Worauf freue ich mich heute?”

Zur Annahme Ihrer Rolle gehört es ebenso, dass Sie sich fragen, wie man mit Ihnen umgehen darf und wie hoch das Stresslevel ist, das Sie zulassen. Gelassenheit bekommen Sie dadurch, dass Sie selbst entscheiden und sich nicht zum Spielball verschiedener Interessen machen. Akzeptieren Sie, dass Sie von Berufs wegen zwischen den Stühlen stehen und lernen Sie, in dieser Rolle zu handeln. Dann werden Sie vielen Konfliktsituationen gelassener begegnen.

Kommt es dennoch zu schwierigen Situationen, gehen Sie am besten gedanklich einen Schritt zurück und betrachten dabei alle Seiten aus einer Meta-Ebene. So können Sie prüfen, ob die Konflikte auf dem Weg zum Ziel oder in unterschiedlichen Zielen liegen. Haben Sie das notwendige Verständnis für beide Seiten aufgebracht, können Sie Ihre Aufgabe als Vermittlerin oder Vermittler gelassener übernehmen.

Zur radikalen Akzeptanz der eigenen Rolle gehört übrigens auch, dass Sie annehmen, niemals fertig zu werden. Denn mit den Aufgaben in der Assistenz der Geschäftsführung geht es Ihnen wie dem Hasen und dem Igel in der Fabel. Immer dann, wenn Sie glauben, fertig zu sein, kommt schon der Igel und sagt: „Hier ist noch etwas zu erledigen.”

Es macht also keinen Sinn, davon auszugehen, dass Ihre Arbeit eines Tages komplett erledigt ist. Wenn Sie das akzeptieren, nehmen Sie viel Druck heraus und können gelassener mit dem Tagesgeschäft umgehen. Wichtig ist, dass Sie sich Ihre Aufgaben jeden Tag priorisieren und versuchen, diese täglichen Tasks abzuarbeiten.

Gelassenheit ist auch eine Frage des Zeit- und Selbstmanagements

Als Assistenz der Geschäftsführung ist es Ihre primäre Aufgabe, Ihrer Chefin oder Ihrem Chef den Rücken freizuhalten. Das kann dazu führen, dass Ihnen permanent neue Aufgaben übertragen werden. Am Ende fühlen Sie sich wie Sisyphus, der vergeblich versucht, seine Aufgabe zu lösen. So weit muss es aber nicht kommen. Die Lösung heißt: Selbstmanagement. Durch das Priorisieren von Aufgaben lässt sich bereits viel Stress vermeiden. Es gibt eine Menge Methoden, um Aufgaben zu priorisieren. Hier haben wir 6 Tipps für ein besseres Zeitmanagement für Sie vorgestellt.

Mit einem guten Selbstmanagement stärken Sie nicht nur Ihre Resilienz und fördern Ihre Gelassenheit, sondern werden auch leistungsfähiger. Wenn Sie zu viele Dinge auf einmal angreifen, können Sie diese jeweils nur mit begrenzter Konzentration und Power erledigen. Durch Fokussierung und Priorisierung sorgen Sie dafür, dass Sie am Ende des Tages mehr schaffen. Das hat einen weiteren positiven Effekt: Sie werden nach den meisten Arbeitstagen zufrieden in den Feierabend gehen.

Praxis-Tipp: „Mein Moment“
Wenn es doch einmal zu viel wird, hilft bereits ein kurzer Moment für sich selbst:

• Gönnen Sie sich in stressigen Situationen einen kleinen Moment nur für sich und fragen Sie sich: „Atme ich noch?”. Das mag zwar komisch klingen, sorgt aber dafür, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit automatisch nach innen lenken und zur Ruhe kommen.
• Fragen Sie sich anschließend: „Wie atme ich und was passiert, wenn ich atme?”. Spüren Sie in sich hinein und machen Sie sich der Veränderungen in Ihrem Körper bewusst. Achten Sie darauf, dass Sie sich selbst zu keinem Zeitpunkt bewerten. Dieser Moment gehört Ihnen allein und ist frei von jeglicher Wertung.
• Lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Einen Moment nichts weiter zu tun als zu atmen, sorgt automatisch für Entspannung.

Akute Stresshilfe: 3 konkrete Hilfestellungen für mehr Gelassenheit

Sie haben akzeptiert, priorisiert und auch mal „nein“ gesagt und trotzdem „brennt die Hütte” und sie kommen nicht hinterher? Zur akuten Stressbewältigung empfehlen wir folgende Hilfestellungen:

• Machen Sie sich folgendes bewusst: Stress ist eine unbewusste Reaktion des Körpers. Gegen den ersten Impuls und die erste Bewertung können sie nichts tun. Ihre Wut, Ihr Ärger ist zunächst ein deutliches Zeichen dafür, dass sie noch leben. Akzeptieren Sie diese Reaktion und entscheiden Sie sich dann aktiv dazu, gegenzusteuern.
• Atmen Sie dafür tief ein und sagen Sie innerlich laut „Stopp“. Atmen Sie aus und stellen Sie sich vor, wie Sie dabei mit Ihrer Faust auf den Tisch hauen. Das mag zwar gewalttätig klingen, sorgt aber dafür, dass sie zumindest gedanklich Ihrer Wut und Ihrem Ärger Luft machen können.
• Lassen Sie Ihre Muskeln spielen! Ob im Meeting oder an der Supermarktkasse: Formen Sie Ihre Zehen in den Schuhen zu Krallen, zählen sie dann bis fünf und ziehen Sie dann erneut die Zehen an. Wiederholen Sie die Übung mehrmals. Der Wechsel zwischen Muskelan- und entspannung wirkt entspannend. Vergessen Sie nicht: Nur in einem entspannten Körper kann ein entspannter Geist wohnen.

Fazit: Leistungsfähigkeit ist eine positive Folge von mehr Gelassenheit im Assistenzjob

Wenn Sie es schaffen, mit mehr Gelassenheit durch den Arbeitstag zu gehen, werden Sie auch in stressigen Situationen den Überblick behalten und langfristig leistungsfähiger werden. Und weniger Stress bedeutet mehr Wohlbefinden, eine höhere Motivation und schließlich einen gesünderen Lebensstil.

[1] DAK Psychreport 2021 (2021, 19. Februar); Entwicklungen der psychischen Erkrankungen im Job: 2010-2020. DAK. https://www.dak.de/dak/bundesthemen/psychreport-2429400.html#/