Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Zum 1. Januar 2027 wird die Führung von elektronischen Entgeltunterlagen Pflicht. Bislang gab es eine Übergangsfrist, die Ausnahmen von der elektronischen Führung erlaubte, doch diese läuft zum Jahresende aus. Wer sich jetzt nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert Schwierigkeiten bei der nächsten Betriebsprüfung. Zeit also, sich anzuschauen, was genau sich ändert, wen es betrifft und wie der Umstieg gelingt, ohne den Abrechnungsalltag durcheinanderzubringen.

Alles Wichtige in Kürze

• Ab dem 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen.
• Die Übergangsregelung, die eine Ausnahme von der Pflicht vorsieht, läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
• Betroffen sind alle Arbeitgebenden, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen.

Was sind Entgeltunterlagen?

Bevor es um die elektronische Führung von Entgeltunterlagen geht, lohnt sich ein Blick auf den Grundbegriff: Was genau sind eigentlich Entgeltunterlagen? Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gibt hier den rechtlichen Rahmen vor und verpflichtet Arbeitgeber, für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen, aus denen sich das Arbeitsentgelt sowie die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehen lassen. Diese Unterlagen bilden die Grundlage für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.

Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Bereits seit dem 1. Januar 2022 gilt die Pflicht für Arbeitgeber, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Grundlage dafür bildet § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Betroffen sind u. a. folgende Unterlagen:

• Befreiungsanträge in der Sozialversicherung
• Mitgliedschaftsbescheinigungen der Krankenkasse
• Immatrikulationsbescheinigungen
• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltstitel
• A1-Bescheinigung bei Entsendung
• Nachweis der Elterneigenschaft

Übergangsfrist läuft zum 31. Dezember 2026 aus

Arbeitgeber können sich von der Pflicht zur elektronischen Führung auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Wird der Antrag bewilligt, gilt die Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 – dann läuft die Übergangsregelung aus. Die Führung von elektronischen Entgeltunterlagen ist dann ab dem 1. Januar 2027 Pflicht.
Auch wenn noch Befreiungsanträge gestellt werden können, lohnt es sich für Unternehmen mit Blick auf die auslaufende Übergangsregelung zum Dezember hin nicht mehr. Wichtiger ist jetzt, eine zukunftsorientierte Lösung zu finden und Prozesse umzustellen.

Exkurs: Digitale Personalakte vs. elektronische Entgeltunterlagen – was ist der Unterschied?

An dieser Stelle lohnt sich ein kurzer Zwischenstopp, denn in der Praxis werden beide Begriffe gerne durcheinandergeworfen. Die digitale Personalakte ist das Pendant zur Papierakte, nur liegen die Unterlagen digital in einer HR-Software ab. Das Führen von Personalakten ist in Deutschland gesetzlich nur im öffentlichen Dienst verpflichtend – aber: Hier lauert der Fallstrick. Denn mit der Pflicht zur Führung von elektronischen Entgeltunterlagen, wird durch die Hintertür auch die digitale Personalakte Pflicht. In dieser müssen die elektronischen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden. Darum bietet es sich an, weitere Unterlagen, die das Beschäftigungsverhältnis betreffen, ebenfalls digital in der Personalakte vorzuhalten.

Wer ist von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen betroffen?

Alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen, sind von der Umstellung betroffen. Eine rückwirkende Digitalisierung von Dokumenten für Zeiträume vor Inkrafttreten der Pflicht ist nicht nötig. Jedoch ist zu beachten, dass die Rentenversicherung etwa alle vier Jahre prüft und dabei zurückliegende Jahre kontrolliert. Darum sollten auch Unternehmen, die bisher von der elektronischen Führung befreit waren, vorbereitet sein. Denn für Prüfungszeiträume ab 2027 sind vollständig digital geführte Dokumente quasi unerlässlich.

Outsourcing: Wer ist verantwortlich?

Sind Teile der Lohnabrechnung ausgelagert, liegt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen weiterhin beim Arbeitgeber. Alle notwendigen Unterlagen müssen für die Betriebsprüfung bereitgestellt werden können.

Technische Anforderungen für elektronische Entgeltunterlagen: Was gilt?

Die Führung elektronischer Entgeltunterlagen unterliegt einigen Anforderungen, die sich aus den „Gemeinsamen Grundsätzen“ der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV ergeben. Diese beinhalten u. a. Vorgaben zu Prüfbarkeit, Archivierung, Formaten, Dateibenennung und Ordnungssystemen.

Die technischen Anforderungen orientieren sich dabei an den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz: GoBD. Digitale Entgeltunterlagen müssen demnach u. a. revisionssicher archiviert sein (mit Prüfprotokoll) und jederzeit maschinell ausgewertet werden können. Die genutzte Software muss GoBD- und DSGVO-konform sein.

Wichtig ist, dass jedes Dokument als separate Datei vorliegen muss. Zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei sind nicht gestattet. Dabei sind folgende Dateiformate zulässig:

• PDF
• tiff
• png
• jpeg
• bmp

Eine detaillierte Auflistung aller Anforderungen sowie eine Verfahrensbeschreibung liefern die Gemeinsamen Grundsätze, die auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung heruntergeladen werden können.

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Was gilt für Dokumente, die der Schriftform bedürfen?

Für manche Dokumente verlangt das Gesetz die Schriftform. Das ist z. B. bei folgenden Unterlagen der Fall:

• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
• die Erklärung Beschäftigter zur Inanspruchnahme der Pflegezeit
• die Erklärung des Verzichts auf Versicherungsfreiheit bei Altersvollrentnern und -rentnerinnen

Grundsätzlich genügt für die Schriftform ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Erhält der Arbeitgeber das Dokument elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur, so muss er es in dieser Form zu den Entgeltunterlagen nehmen. Ansonsten ist es in Papierform entgegenzunehmen. Bei der Digitalisierung des Dokuments ist dabei Folgendes zu beachten:

1. Wird das Papierdokument mit der fortgeschrittenen Arbeitgebersignatur in die elektronische Form überführt, darf das Papierdokument im Anschluss vernichtet werden.
2. Geschieht die Digitalisierung jedoch ohne fortgeschrittene Arbeitgebersignatur, muss das Originaldokument aufbewahrt werden.

Was geschieht bei Nichtumsetzung?

Werden Entgeltunterlagen nicht wie vorgeschrieben geführt oder fehlen, hat dies weitreichende Konsequenzen. So zum Beispiel:

• Verzögerungen bei Betriebsprüfungen sowie zusätzlicher Prüfungsaufwand.
• Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen inkl. Säumniszuschlägen.
• Verzögerungsgelder durch die Deutsche Rentenversicherung, wenn die Entgeltunterlagen nicht fristgerecht und elektronisch bereitgestellt werden.
• Ordnungswidrigkeitenverfahren nach § 111 SGB IV, wenn sich Verstöße häufen oder besonders schwerwiegend sind.

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Praxisbeispiel: Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen

Werkstudent Pasqual hat am 2. März 2020 in der Firma angefangen und einen schriftlichen Arbeitsvertrag erhalten. Die Immatrikulationsbescheinigung für das Sommersemester 2027 liegt dem Arbeitgeber seit April 2027 vor. Pasquals Beschäftigungsverhältnis endet zum 30. September 2027.

• Die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung findet am 3. März 2028 statt.
• Antrag auf Befreiung von der Führung der elektronischen Entgeltunterlagen wurde gestellt und für den Zeitraum 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2026 bewilligt.

Folgen für die Betriebsprüfung: Die Immatrikulationsbescheinigung muss in elektronischer Form geführt werden. Der Arbeitsvertrag hingegen darf elektronisch geführt werden, es ist jedoch keine Pflicht.

Leitfaden zur Umsetzung: Was jetzt zu tun ist

Spätestens jetzt müssen Unternehmen aktiv werden. Die Umstellung auf eine Software, die die Führung elektronischer Entgeltunterlagen ermöglicht, erledigt sich nicht nebenbei. Der Prozess will strukturiert geplant sein, dann lässt er sich auch gut managen.

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen wo?

Womöglich liegen die benötigten Entgeltunterlagen verstreut im Unternehmen: In Papierakten, E-Mail-Anhängen, irgendwo auf der Festplatte oder in bereits vorhandenen Personalmanagement-Tools. Da die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung vier Jahre zurückgeht, sind auch ältere Dokumente relevant.

2. Software: Was passt zum Unternehmen?

Im nächsten Schritt sollte geklärt werden, welche Software infrage kommt. Was soll sie alles abbilden? Ist sie GoBD- und DSGVO-konform? Über welche Schnittstellen muss sie verfügen? Wichtig ist, vor der Suche alle Funktionen und technische Voraussetzungen zu notieren, die die Software mitbringen soll. Dann ist auch ein sinnvoller Vergleich möglich.

3. Zeitplan: Wie lange braucht die Umsetzung?

Da Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend elektronisch zu führen sind, sollte ein gut durchdachter Zeitplan die Grundlage für die Umsetzung bilden. Denn allzu viel Zeit bleibt nicht mehr.

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Jetzt die Weichen für 2027 stellen

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab Januar 2027 ist mehr als nur eine Formalität – sie verlangt einen echten Blick auf bestehende Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten. Spätestens jetzt sollte geprüft werden, ob bereits eingesetzte Software den Anforderungen entspricht – oder welche Software zukünftig zum Einsatz kommen soll.

Für Entgeltabrechnende ist es wichtig, sich mit den Anforderungen vertraut zu machen, denn 2027 kommt schneller als man denkt. Wer jetzt reagiert, vermeidet unnötige Bußgelder und stellt die eigene Entgeltabrechnung zukunftssicher auf.

FAQ

Ab wann müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden?

Ab dem 1. Dezember 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Die Übergangsregelung gilt nur noch bis zum 31. Dezember 2026.

Wer muss Entgeltunterlagen elektronisch führen?

Jedes Unternehmen, das der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung unterliegt, ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen spätestens ab dem 1. Dezember 2027 elektronisch zu führen. Eine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen ist möglich, die Übergangsregelung läuft aber zum 31. Dezember 2026 aus.

Welche technischen Anforderungen gibt es bei der Führung elektronischer Entgeltunterlagen?

Die technischen Anforderungen orientieren sich an den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und ergeben sich aus den „Gemeinsamen Grundsätzen“ der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV. Darin sind Vorgaben enthalten zu Prüfbarkeit, Archivierung, Formaten, Dateibenennung und Ordnungssystemen. Wichtig ist, dass die eingesetzte Software GoBD- und DSGVO-konform ist.