Sozialversicherung: Überblick für Entgeltabrechner:innen

Das deutsche Sozialversicherungssystem ist ein gewaltiges Sicherheitsnetz, das unter dem Großteil der Gesellschaft gespannt ist. Einer der zentralen Knotenpunkte, an dem die Fäden dieses Netzes zusammenlaufen, sind die Entgelt-Abteilungen in den Unternehmen. Hier werden u. a. die Sozialversicherungsbeiträge berechnet und abgeführt.

Die Aufgabe der Entgeltabrechner:innen ist es dabei, die detailreichen Regeln des Netzes zu verstehen und präzise anzuwenden. Indem sie die komplexen Gesetze, Gerichtsurteile, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw. in die Praxis umsetzen, legen sie die Basis für eine korrekte Entgeltabrechnung und Abführung der Beiträge zur Sozialversicherung.

Verschaffe dir hier einen Überblick über die wichtigsten Aspekte rund um die Sozialversicherung in Deutschland. In diesem Beitrag erfährst du mehr über die Beitragssätze, Meldepflichten und Abrechnungsprozesse.

Sozialversicherung: Definition und Ziele

Unfall, Arbeitslosigkeit, Pflegebedürftigkeit – was jetzt? Die deutsche Sozialversicherung bietet den Versicherten in Notfällen ein Mindestmaß an sozialer Sicherheit.

Die Sozialversicherung ist gesetzlich organisiert und zielt darauf ab, die wirtschaftlichen Folgen von Lebensrisiken wie Krankheit und Arbeitslosigkeit abzufedern. Sie teilt sich in verschiedene Versicherungszweige, darunter die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung.

Sozialversicherungsrecht: Gesetzliche Grundlagen

Die Ursprünge der Sozialversicherung liegen in den harten Arbeitsbedingungen des 19. Jahrhunderts. Um damals die Situation der Arbeiter:innen in den Fabriken zu verbessern, wurden ab 1883 erste Gesetze zur Krankenversicherung, Unfallversicherung und Alters- und Invaliditätssicherung erlassen. Ein Novum, vom dem wir bis heute profitieren.

Mittlerweile ist die Sozialversicherung in den Sozialgesetzbüchern (SGB) geregelt. Insgesamt füllen die Sozialgesetze 14 Bücher – allein diese Masse an Gesetzestexten zeigt die Komplexität des Sozialrechts.

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Leistungen der Sozialversicherung

Das Sozialversicherungssystem besteht aus Sie decken Risiken unterschiedlicher Lebensbereiche ab:

1. Die Krankenversicherung trägt u.a. die Kosten für Behandlungen und Medikamente.
2. Die Pflegeversicherung deckt Pflegekosten bei Bedürftigkeit ab.
3. Die Rentenversicherung sichert die finanzielle Versorgung im Alter und bei Erwerbsminderung.
4. Die Arbeitslosenversicherung greift bei Arbeitslosigkeit und unterstützt bei der Aufnahme einer Arbeit.
5. Die Unfallversicherung springt bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten ein.

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Die Sozialversicherungspflicht besteht, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für die Versicherungspflicht in den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung erfüllt sind. Diese Zweige umfassen die Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Die Versicherungspflicht tritt unabhängig von der Anmeldung und der Beitragszahlung ein. Sie entsteht, ohne dass es eines Versicherungsvertrages oder einer speziellen Entscheidung des zuständigen Versicherungsträgers bedarf.

Sie ist in verschiedenen Sozialgesetzbüchern (SGB) geregelt:

• Krankenversicherung: §5 SGB V,
• Rentenversicherung: §§1 bis 4 SGB VI,
• Pflegeversicherung: §§20 und 21 SGB XI,
• Arbeitslosenversicherung: §§25, 26 und 28a SGB III und
• Unfallversicherung: §§2 und 3 SGB VII.

Neben dem klassischen Beschäftigungsverhältnis, bei dem die Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungsbereichen besteht, existieren weitere Beschäftigungsformen. Für diese gelten teils unterschiedliche Regelungen. Die bekanntesten Formen sind unter anderem:

1. Geringfügig entlohnte Beschäftigung (Minijob mit Verdienstgrenze bis 556 Euro): Arbeitgeber führen hier pauschale Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung ab. Arbeitnehmer:innen bezahlen lediglich Beiträge zur Rentenversicherung, von denen sie sich auf Antrag befreien lassen können.

2. Kurzfristige Beschäftigung: Sie zeichnet sich durch eine geplante maximale Beschäftigungsdauer von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen aus und darf nicht „berufsmäßig“ ausgeübt werden. D.h., sie muss beispielsweise neben einer Hauptbeschäftigung untergeordnet sein. Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

3. Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob): Bei einem Entgelt zwischen 556,01 Euro und 2.000 Euro fallen geringere Sozialversicherungsbeiträge an. Die Versicherungspflicht gilt in allen Versicherungszweigen.

4. Werkstudententätigkeit: Studierende, die neben dem Studium arbeiten, sind in der Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung sozialversicherungsfrei, wenn sie die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg erfüllen. Hauptvoraussetzung ist, dass das Studium die überwiegende Zeit und Arbeitskraft der Studierenden in Anspruch nimmt. Die Beschäftigung darf daher bis auf ein paar Ausnahmen, nicht mehr als 20 Stunden pro Woche ausgeübt werden.

5. Berufsausbildung: Auszubildende sind sozialversicherungspflichtig. Die Beiträge werden zwischen Auszubildenden und Arbeitgebern aufgeteilt und aus dem tatsächlichen Entgelt berechnet.

Sozialversicherungsbeitrag

Die Sozialversicherungsbeiträge werden in der Regel von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber gemeinsam getragen. Der Arbeitgeber führt die Beiträge zusammen mit dem Arbeitnehmeranteil an die zuständige Einzugsstelle ab. Der Arbeitnehmeranteil wird direkt vom Bruttoarbeitsentgelt abgezogen. Eine Ausnahme bildet die Unfallversicherung: Hier trägt der Arbeitgeber die Beiträge allein.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die Krankenkasse des:der Arbeitnehmer:in ist die zuständige Einzugsstelle der Sozialversicherungsbeiträge. Ausnahme: Bei Minijobs ist die Minijob-Zentrale zuständig.
• Die Beitragssätze der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden durch die Bundesregierung festgelegt. Sie gelten in der Regel bundeseinheitlich, mit einer Ausnahme bei der Pflegeversicherung in Sachsen.
• In der gesetzlichen Krankenversicherung gibt es verschiedene Beitragssätze und Zusatzbeiträge, die für die Versicherten relevant sind:
  So gibt es den allgemeinen und ermäßigten Beitragssatz, wobei der ermäßigte Beitragssatz für Personen gilt, die keinen Anspruch auf Krankengeld haben.
  Bei den Zusatzbeiträgen ist zwischen dem durchschnittlichen und dem kassenindividuellen zu unterscheiden. Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag wird von jeder Krankenkasse per Satzung selbst festgelegt. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag wird durch das Bundesministerium für Gesundheit bekannt gegeben.

• Bei der Pflegeversicherung gibt es Zu- und Abschläge je nach Anzahl der Kinder.
• In der Rentenversicherung unterscheidet man zwischen dem Beitragssatz für die allgemeine Rentenversicherung und dem Beitragssatz für die knappschaftliche Rentenversicherung (z. B. für Seemänner/-Frauen oder Binnenschiffer:innen).
• Für Minijobber:innen, Studierende und Praktikant:innen gelten z. T. besondere Regeln.
• Bei der Unfallversicherung hängt der Beitrag vom Entgelt der Versicherten und dem Grad der Unfallgefahr im Unternehmen ab.

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Beitragssätze: Wer zahlt was?

Die Versicherten und Arbeitgeber tragen (bis auf einige Ausnahmen) jeweils die Hälfte der Beitragssätze zur Sozialversicherung. Dies sind die für 2025 gültigen Sätze, die Sie für Ihre Berechnungen benötigen:

• Krankenversicherung:
  • Allgemeiner Beitragssatz: 14,6%
  • Ermäßigter Beitragssatz: 14,0%
  • Durchschnittlicher Zusatzbeitrag (allein von dem:der Arbeitnehmer:in zu tragen):  2,5%
• Rentenversicherung:
  • Allgemeine Rentenversicherung: 18,6%
  • Knappschaftliche Rentenversicherung: 24,7%
• Arbeitslosenversicherung:
  • Beitragssatz: 2,6%
• Pflegeversicherung:
  • Grundbeitragssatz: 3,6%
  • Beitragszuschlag für Kinderlose: 0,6%
  • Beitragsabschlag für Arbeitnehmer:innen mit Kindern: 0,25% für das 2.–5. berücksichtigungsfähige Kind bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres
  • Für Mitglieder gelten somit folgende Beitragssätze:

Für Mitglieder im Bundesland Sachsen ist der Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung höher.

Beiträge Arbeitgeber

Die Beiträge der Unfallversicherung bezahlt der Arbeitgeber vollständig allein. Sie unterscheiden sich in ihrer Berechnung deutlich von anderen Zweigen der Sozialversicherung.

• Kein einheitlicher Beitragssatz: Im Gegensatz zu anderen Sozialversicherungszweigen gibt es keinen festgelegten, allgemeingültigen Beitragssatz.
• Einflussfaktoren auf die Beitragshöhe sind: das Entgelt der Versicherten und der Grad der Unfallgefahr im Unternehmen.
• Berechnungsmethoden laut Satzung: Die Satzung des zuständigen Unfallversicherungsträgers kann zwei Berechnungsmethoden vorsehen: Berechnung nach dem tatsächlich verdienten Entgelt. Berechnung nach einem festgelegten Prozentsatz der gesamten Lohnsumme.

Beitragsbemessungsgrenzen

Die Beitragsbemessungsgrenzen definieren die maximale Höhe des Einkommens, das zur Berechnung der Beiträge herangezogen wird. Verdient ein:e Arbeitnehmer:in mehr als diesen Betrag, wird das darüberhinausgehende Entgelt nicht für die Berechnung der Beiträge herangezogen. Somit sind die Sozialversicherungsbeiträge nach oben gedeckelt. Die Beitragsbemessungsgrenzen sind für die verschiedenen Versicherungszweige unterschiedlich festgelegt und werden jährlich angepasst, um die soziale Absicherung stabil zu halten.

Jahresarbeitsentgeltgrenze

Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG), auch als Versicherungspflichtgrenze bekannt, spielt eine wichtige Rolle in der Krankenversicherung. Sie bestimmt, ob Arbeitnehmer:innen in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungspflichtig sind oder nicht. Ihr Betrag wird jährlich angepasst.

Wenn das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (JAE) die aktuelle JAEG übersteigt, sind Arbeitnehmer:innen krankenversicherungsfrei und dürfen sich in einer privaten Krankenkasse versichern.

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Meldepflichten, Fristen und Abrechnungsprozesse

Es gibt viele verschiedene Anlässe, zu denen Sie eine Meldung zur Sozialversicherung abgeben müssen:

1. Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung
2. Beendigung oder Auflösung eines Arbeitsverhältnisses
3. Veränderungen in der Beitragspflicht
4. Wechsel zu einer anderen Krankenkasse
5. Aussetzung der Gehaltszahlung
6. Einmalzahlungen
7. Mehrfachbeschäftigungen
8. jährliche Meldung des Entgelts für alle über den Jahreswechsel Beschäftigten
9. beitragspflichtige Einnahmen im Rentenantragsverfahren
10. Start und Ende einer Berufsausbildung
11. Beginn und Abschluss von Altersteilzeitarbeit
12. Übergang zwischen geringfügiger und versicherungspflichtiger Beschäftigung
13. Antrag einer:eines geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
14. nicht ordnungsgemäße Verwendung von Wertguthaben

Besonderheit: Die Sofortmeldung 
Die Sofortmeldung ist eine Maßnahme zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und betrifft Branchen mit erhöhtem Risiko für illegale Beschäftigung. Wenn das Unternehmen eine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellt, müssen Sie eine Sofortmeldung durchführen. Dies gilt übrigens für alle Beschäftigten, unabhängig von ihrer Position. Die Sofortmeldepflicht betrifft die folgenden Branchen:

• Baugewerbe,
• Gastronomie und Hotellerie,
• Personenbeförderung,
• Spedition, Transport und Logistik,
• Schaustellergewerbe,
• Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigung,
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen,
• Fleischwirtschaft,
• Prostitutionsgewerbe,
• Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Zeitpunkt und Form der Sofortmeldung:

• Die Meldung muss vor Beginn oder spätestens bei Beschäftigungsaufnahme erfolgen.
• Sie erfolgt ausschließlich elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ausfüllhilfen.

Fristen für Meldepflichten in der Sozialversicherung

Die vielen unterschiedlichen Meldesachverhalte haben Sie bereits kennen gelernt. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Meldungen und die dazugehörigen Fristen:

Abrechnung: Prozessablauf

Von der Theorie nun zur Praxis. Im Abrechnungsprozess wird das Abrechnungsprogramm folgende Schritte vornehmen:

1. Für jede:n Beschäftigte:n wird monatlich der individuelle Sozialversicherungsbeitrag berechnet. Dabei wird die Anzahl der Sozialversicherungstage berücksichtigt, die Höhe des beitragspflichtigen Entgelts und die geltenden Beitragssätze.
2. Die jeweiligen Beträge werden im Entgeltkonto des:der Mitarbeiter:in dokumentiert.
3. Die Daten werden für jede im Betrieb vertretene Krankenkasse in einer Krankenkassenliste zusammengefasst.
4. Daraus ergibt sich der separate Beitragsnachweis für jede Krankenkasse.
5. Überprüfen Sie im Rahmen der Monatsabrechnung meldepflichtige Ereignisse, z.B. Unterbrechungen oder Beendigungen von Beschäftigungsverhältnissen. Bei Bedarf erstellen Sie die entsprechenden Meldungen und übermitteln sie elektronisch.

Praktische Tipps für Entgeltabrechner:innen

Behalten Sie unbedingt den Überblick über die Fälligkeitstermine:

• Stellen Sie sicher, dass der Beitragsnachweis der Sozialversicherung spätestens zu Beginn – d.h. 0.00 Uhr – des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats bei der Einzugsstelle (Krankenkasse) eingeht.
• Bei Überweisung der Beiträge gilt der Tag der Wertstellung auf dem Konto der Einzugsstelle als Zahlungsdatum. Die Zahlung müssen Sie spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats durchführen.
• Bei Feiertagen, die nicht bundesweit einheitlich sind, müssen Sie besonders aufpassen. Für die geltenden Fristen ist der Sitz der Einzugsstelle, also der Krankenkasse, maßgeblich.

Vermeiden Sie auch diese typischen Fehler:

1. Formale Fehler: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten vor der Abrechnung vollständig und korrekt erfasst sind.
2. Jährliche Änderungen: Beachten Sie, dass die Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresarbeitsentgeltgrenze jedes Jahr angepasst werden. Verwenden Sie unbedingt die aktuellen Zahlen, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden.
3. Nichtberücksichtigung einzelner Entgeltbestandteile oder geldwerter Vorteile: Sie müssen alle an den:die Arbeitnehmer:in geleisteten Zahlungen in die Entgeltabrechnung aufnehmen – unabhängig davon, ob es sich dabei um beitragspflichtige oder beitragsfreie Zahlungen handelt. Bei Verstoß gegen diese grundlegende Aufzeichnungspflicht werden regelmäßig Säumniszuschläge 
4. Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen: Fehler können hier für den Arbeitgeber teuer werden, wenn die Entgeltabrechnungen korrigiert werden müssen – beispielsweise bei fehlerhaft als geringfügig entlohnt beurteilten Beschäftigungsverhältnissen. Denn: Nachträglich zu erhebende Arbeitnehmeranteile können dem:der Arbeitnehmer:in nur für die letzten drei Lohn- oder Gehaltszahlungen in Rechnung gestellt werden. Die verbleibenden Arbeitnehmeranteile muss der Arbeitgeber tragen.

Weitere Informationen findest du hier:

Was ist für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung alles zu beachten?