„Die Großen fressen die Kleinen!“ Das war gestern. Heute ist Schnelligkeit ein Schlüsselfaktor im erfolgreichen An- und Verkauf von Immobilien. Immobilientransaktionen dauern manchmal, z.B. bei Behörden mit komplexen Entscheidungswegen, bis zu 2 Jahren. Aber auch manch ein Pensionsfond benötigt 12 Monate im Ankauf. Es ist also keine reine „Behördensache“, wenn es mal etwas langsamer vorangeht.
Die Praxis zeigt, gut vorbereitete Immobilien-Transaktionen dauern bei marktgängigen Immobilien i.d.R. zwischen 3 bis 6 Monaten.
Wo klemmt es am meisten bei Immobilientransaktionen? – Wenn ich meine Seminarteilnehmer danach frage, dann bekomme ich meist drei Bereiche genannt:
1. Dokumentenmanagement
2. Prozessabläufe und
3. Teamgeist
Wie verläuft eine Immobilientransaktion?
Zunächst: jede Transaktion verläuft anders. Keine Immobilie gleicht der anderen und auch die Beteiligten wechseln immerzu. Die Struktur von An- und Verkauf bleibt dabei aber immer gleich: die Vorbereitungs-, Vermarktungs-, Verhandlungs- und Umsetzungsphase erfolgen in 12 Schritten:
Die einzelnen Schritte werden dabei mehrfach in unterschiedlicher Tiefe, meist im Dreischritt, bearbeitet. Zum Beispiel bei der Bewertung:
- von der Ersteinschätzung am Schreibtisch
- über eine erste Prüfung vor Ort mit einer ersten Kalkulation
- sowie bei ernsthaftem Kaufinteresse durch eine sogfältige Analyse der Immobilie (Due Diligence).
Was fördert die Schnelligkeit bei Immobilientransaktionen?
Die entscheidenden 3 Erfolgsfaktoren für gute und schnelle Transaktionsprozesse sind:
- Klare Abläufe und Zuständigkeiten
Ein individuell passender Ablaufplan gibt allen Beteiligten Klarheit und Gelassenheit. - Leicht handhabbare Instrumente
Leitfäden, Checklisten und Mustervorlagen für alle Prozessschritte ermöglichen dauerhaft hohe Qualitätsstandards. Das Rad muss nicht immer wieder neu erfunden werden. - Miteinander statt Gegeneinander
Im Team in die gleiche Richtung denken und arbeiten wirkt wie ein Turbolader.
Best Practice: Beispiel Dokumentenmanagement
Hier klemmt es offenbar am meisten: „Ich habe mir im Datenraum bei den Grundrissen einen Wolf gesucht”. Haben Sie diesen Satz auch schon oft gesagt? Leider ist das keine Ausnahme: Studien des Fraunhofer Instituts und der Gardner Group kommen zu dem Ergebnis, dass wir rund 30% unserer Arbeitszeit mit Suchen verbringen. Schon bei nur 20% bedeutet dies in einer 40 Stunden Woche einen Tag! Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und sich selbst: Trifft dies auch bei uns zu? Im Zweifel ja, wenn man ehrlich ist. Zumindest gibt es meist Optimierungspotenzial. „Nicht ausgeprägte Datenkultur und fehlendes Datenbewusstsein“ sind laut einer Studie von Lünendonk & KPMG dafür der Hauptgrund.
Die Lösung: Ein einziger Ort der Ablage – idealerweise ein digitaler Datenraum -, ein einheitlicher Dokumentenindex und klare Abläufe und Verantwortlichkeiten bei der meist unbeliebten Beschaffung, Erstellung und Ablage notwendiger Unterlagen beschleunigen das Dokumentenmanagement. Je einfacher und klarer Letzteres organisiert ist, umso schneller sind aktuelle Dokumente verfügbar.
Kurz zusammengefasst: 3 Tipps für schnellere Transaktionsprozesse
1. Arbeiten Sie mit System
Entwickeln Sie einen übersichtlichen Ablaufplan (Process Map) für jeden der 12 Prozessschritte. Dieser sollte die Aufgabenstellungen für alle Beteiligten klar definieren und leicht handhabbare Instrumente, z.B. eine Muster-Mieterübersicht, als Hilfestellungen bereitstellen. So wird aus einem Schaltgetriebe ein Automatikgetriebe.
2. Weniger ist mehr
Entwickeln Sie ihre Prozesse und Instrumente so einfach wie möglich! Dies erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Überlegen Sie immer, warum Sie etwas machen wollen und ob dies auch wirklich notwendig ist.
3. Lösungsfokus
Versuchen Sie immer in Lösungen zu denken und leben Sie dies auch vor. Probleme will niemand haben und es macht zudem mehr Freude, sich mit Lösungen zu beschäftigen.
Und …
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf die Reise. Reflektieren Sie Prozesse gemeinsam im Team und beginnen Sie immer positiv: Was ist schon gut? – Was sollte besser werden? – Wie genau können wir dies erreichen?
