Eigentümerversammlungen: So bereiten Sie sich optimal vor

Ein Überblick für WEG-Verwalter:innen

Termin bestimmen, Einladungen verschicken – fertig? Ganz so einfach ist die Vorbereitung einer Wohnungseigentümer:innen-Versammlung nicht. Denn es lauern viele Fallstricke, die für Sie als WEG-Verwalter:in auch rechtlich problematisch sind, weil Beschlüsse anfechtbar werden können, wenn Sie gewisse formale Aspekte nicht beachten. Umso wichtiger ist eine gut durchdachte Planung.

Die Tagesordnung: Es muss klar sein, worum es geht

Die Einladung zur Eigentümerversammlung steht für WEG-Verwalter:innen regelmäßig auf dem Programm: Mindestens einmal im Jahr müssen Sie eine Eigentümer:innen-Versammlung einberufen. Was in welcher Reihenfolge besprochen wird, legen Sie als Verwalter:in fest, gegebenenfalls in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat, sofern es einen solchen gibt. Außerdem haben einzelne Eigentümer:innen die Möglichkeit, weitere Tagesordnungspunkte hinzuzufügen, sofern sie dies entsprechend beantragen. Wichtig ist, dass die Eigentümer:innen bereits im Vorfeld wissen, um welche Themen es bei der Versammlung gehen wird. Damit sollen sich die Eigentümer:innen vorbereiten können und vor überraschenden Beschlüssen geschützt werden. Geschieht dies nicht, können die Teilnehmer:innen die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse rechtlich anfechten.

Das Formulieren der einzelnen Tagesordnungspunkte ist allerdings gar nicht einfach. Zwar reicht laut Gesetz eine stichwortartige Auflistung, andererseits müssen Sie als WEG-Verwalter:in die anstehenden Themen so genau bezeichnen, dass jede:r Eigentümer:in weiß, worüber er:sie entscheiden soll – sonst hat er:sie im Nachhinein wieder die Möglichkeit, rechtlich gegen die Beschlüsse vorzugehen. Die Tagesordnungspunkte sollten also nicht zu allgemein gehalten werden.
Ein Beispiel: Bei der Versammlung soll beschlossen werden einzelne Punkte der Hausordnung zu ändern. Sie bezeichnen den entsprechenden Tagesordnungspunkt mit „Änderung der Hausordnung“. Das wäre zu unbestimmt und könnte angefochten werden, weil nicht klar erkennbar ist, welche Aspekte der Hausordnung betroffen sind.

In der Praxis hat es sich bewährt, bei Themen, die umstritten sind und voraussichtlich lange und kontrovers diskutiert werden – etwa wenn eine teure Reparatur ansteht – den Eigentümer:innen bereits im Vorfeld der Eigentümerversammlung ausführliche Informationen zukommen zu lassen. Dadurch können sich die Eigentümer:innen schon im Voraus eine Meinung bilden, so dass bei dem Termin meistens wesentlich schneller ein Ergebnis erzielt werden kann.

Ganz wichtig: Unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ sollten Sie keine Beschlüsse fassen. Denn auch diese sind mangels hinreichender Bezeichnung in der Tagesordnung anfechtbar. Wollen die Eigentümer:innen dennoch in diesem Teil der Sitzung besprochene Aspekte fixieren, sollten Sie die Teilnehmer auf die Rechtslage hinweisen und dies auch entsprechend dokumentieren.

Versammlungsort und Uhrzeit: Geht’s auch am Wochenende in der Gaststätte nebenan?

Bevor Sie die Einladung samt Tagesordnung verschicken können, müssen Zeitpunkt und Ort der Eigentümer:innen-Versammlung festgelegt werden. Grundsätzlich gilt: Beides muss für die Eigentümer:innen zumutbar sein. Gerade bei kleineren Gemeinschaften sollten Sie darauf achten, möglichst jede:m Eigentümer:in die Teilnahme zu ermöglichen. Als angemessen gilt ein Termin am Werktag ab 15 Uhr, in der Praxis haben sich jedoch Uhrzeiten zwischen 18 und 19 Uhr bewährt. Achten Sie auch darauf, dass der Termin nicht in die Urlaubs- und Ferienzeit fällt.

Beim Versammlungsort gibt es mehrere Möglichkeiten – wichtig ist jedoch, dass der Ort nicht-öffentlich ist. Denn: Beschlüsse, die in einer „öffentlichen“ Eigentümer:innen-Versammlung gefasst werden, sind zwar nicht per se nichtig, die Eigentümer:innen können Sie aber im Zweifel anfechten. Das heißt: Ein Treffen in einer Gaststätte, in der neben den Versammlungsteilnehmer:innen auch noch weitere Gäst:innen im Raum sind, eignet sich für den Termin nicht – benötigt wird ein Nebenzimmer mit separatem Zugang. Aber auch Ihr Büro kann eine gute Wahl sein, sofern Sie über geeignete Räumlichkeiten und ausreichend Platz verfügen. Prinzipiell sollte sich der Versammlungsort in der Nähe des Objektes liegen, um das es geht und er sollte für alle Eigentümer:innen gut erreichbar sein.

Und noch ein wenig Psychologie: Passen Sie die Wahl des Ortes der Eigentümer:innen-Versammlung an. Wichtig wird dies vor allem, wenn kontroverse Diskussionen anstehen. Denn Räume haben einen nicht zu unterschätzenden Wert auf Stimmung und Verhalten der Anwesenden.

Einladung zur Eigentümer:innen-Versammlung: Das muss drinstehen

Sind Termin und Ort gefunden, müssen Sie die Einladungen verschicken. Auch hierbei sind gewisse Formalien zu beachten, damit Beschlüsse rechtssicher sind. Das Einladungsschreiben muss den Tagungsort und den Beginn der Versammlung enthalten. Zudem sind Sie dazu verpflichtet, jede Angelegenheit, über die die Versammlung beraten und beschließen soll, aufzuführen.

Verschickt werden muss die Einladung in „Textform“ – so sieht es das Gesetz vor. Im Unterschied zur Schriftform heißt das, dass das Dokument keine eigenhändige Unterschrift des:der WEG-Verwalter:in tragen muss. Es reicht, wenn die Person erkennbar ist, die das Schreiben verfasst hat. Das bedeutet: Sie müssen die Einladung nicht zwangsläufig als Brief verschicken, eine E-Mail reicht beispielsweise auch.

Fristen beachten: Schreiben dürfen nicht zu spät verschickt werden

Ganz wichtig: Das Einladungsschreiben muss rechtzeitig verschickt werden. Laut Wohnungseigentumsgesetz gilt eine Frist von mindestens 14 Tagen vor dem Termin. Das ist allerdings sehr knapp. Besser ist es, wenn Sie die Eigentümer:innen mindestens vier Wochen im Voraus informieren. Dann können diese besser planen und haben auch noch Spielraum, etwa wenn sie im Urlaub sind und deshalb die Post länger liegenbleibt. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihnen als Verwalter:in noch genug Zeit bleibt, Anregungen für weitere Tagesordnungspunkte, die die Eigentümer:innen vorschlagen, in die Versammlung aufzunehmen.

Und wem müssen Sie alles eine Einladung schicken?

Einladen müssen Sie alle Wohnungseigentümer:innen, die zum Zeitpunkt der Versammlung im Grundbuch stehen. Aber auch werdende Eigentümer:innen und gegebenenfalls Insolvenz-, Zwangs- oder Nachlassverwalter:innen und Testamentsvollstrecker:innen haben ein Recht auf die Teilnahme an der Eigentümer:innen-Versammlung. Steht ein:e Wohnungseigentümer:in unter Betreuung, kann je nach Einzelfall auch der:die Betreuer:in zum Kreis der Personen gehören, der:die eine Einladung zur Eigentümer:innen-Versammlung bekommen muss. Nießbraucher:innen indes gehören nicht auf die Einladungsliste.

Und was ist, wenn Sie aus Versehen jemanden vergessen? Das führt nicht automatisch dazu, dass die in der Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig sind. Diese bleiben allerdings anfechtbar und können unter Umständen für unwirksam erklärt werden. Voraussetzung ist, dass binnen vier Wochen Klage bei Gericht erhoben wird.

Checkliste: Die wichtigsten Punkte im Überblick

Es gibt also viele Aspekte, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Eigentümerversammlung bedenken müssen. Haben Sie an alles gedacht? Hier noch einmal die wichtigsten Punkte als Checkliste im Überblick.

• Tagesordnung festlegen: Was steht an? Welche Beschlüsse müssen gefasst werden? Gibt es Anträge von Eigentümer:innen, die Sie in der Tagesordnung berücksichtigen müssen? Haben Sie die einzelnen Punkte prägnant bezeichnet? Ist die geplante Reihenfolge der TOPs sinnvoll?
• Termin bestimmen: Liegt der von Ihnen ausgewählte Termin außerhalb von Urlaubs- und Ferienzeiten, an einem Werktag und am späteren Nachmittag oder am Abend? Passt die Zeit für möglichst viele der Eigentümer:innen?
• Versammlungsort: Ist der ausgewählte Versammlungsort für alle Teilnehmer:innen gut erreichbar, gegebenenfalls auch für mobilitätseingeschränkte Menschen? Liegt er in der Nähe des Objektes, um das es geht? Ist in dem Versammlungsraum die Nicht-Öffentlichkeit garantiert?
• Einladung: Haben Sie die Einladung mindestens zwei Wochen vor der Versammlung und damit rechtzeitig verschickt? Haben Sie alle formalen Anforderungen an Inhalt und Form des Schreibens eingehalten? Sind Sie alle berechtigen Personen eingeladen?