„Facility Management ist dasselbe wie ein Hausmeisterservice“. Diese Aussage ist grundsätzlich falsch. Die Dienstleistungen einer Hausmeisterin bzw. eines Hausmeisters wie sie beispielsweise aus dem Schulbetrieb bekannt sind, sind nur ein Bruchteil des Facility Managements. Facility Management (FM) umfasst Dienstleistungen zur effizienten Bewirtschaftung von Immobilien. Und genau das steht im Fokus: die Bewirtschaftung.
Kurz und knapp
- Facility Management ist weit mehr als ein Hausmeisterdienst: Es umfasst technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben zur effizienten Bewirtschaftung von Immobilien – mit dem Ziel, Kosten zu senken, Werte zu erhalten und produktive, sichere Arbeitsumgebungen zu schaffen.
- Digitalisierung und Nachhaltigkeit treiben die Branche: Smart Building-Technologien und IoT ermöglichen automatisierte Prozesse und datenbasierte Entscheidungen; gleichzeitig gewinnt nachhaltiges Ressourcenmanagement enorm an Bedeutung.
- Fachkräftemangel und wachsende Anforderungen erfordern neue Kompetenzen: Gefragt sind zunehmend Facility Manager:innen mit Kenntnissen in Datenanalyse, Krisenmanagement und Nachhaltigkeit – kontinuierliche Weiterbildung wird zur Schlüsselressource.
Bedeutung von Facility Management
Verbunden mit der Bewirtschaftung sind sowohl technische, kaufmännische als auch organisatorische Aspekte, um einen reibungslosen Betrieb von Gebäuden und deren Infrastruktur zu gewährleisten. Ziel ist es, die Infrastruktur effizient zu betreiben und zu erhalten. Die International Facility Management Association (IFMA) definiert das Facility Management als „Eine organisatorische Funktion, die Menschen, Ort und Prozess innerhalb der gebauten Umgebung mit dem Ziel integriert, die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern.“
Was ist Facility Management und warum ist es relevant?
Für Unternehmen ist Facility Management ein strategischer Faktor, egal ob in Form einer internen Abteilung oder durch eine:n externe:n Dienstleister:in. Es hilft Unternehmen dabei, Kosten zu senken, Werte zu erhalten, Nachhaltigkeit zu fördern und komfortable, sichere sowie effiziente Arbeits- und Lebensumgebungen zu schaffen.
- Kosteneffizienz und Optimierung: Ressourcen können optimal genutzt und Betriebskosten gesenkt werden. Beispielsweise durch effiziente Energieverwaltung, präventive Instandhaltungen.
- Werterhalt von Immobilien: Regelmäßige Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und technischen Anlagen gewährleisten einen langfristigen Werterhalt.
- Unterstützung der Kernprozesse: Das FM schafft Freiräume und ermöglicht Mitarbeitenden den Fokus auf ihre Arbeit. Arbeitsplätze werden optimal gestaltet, was die Produktivität der Mitarbeitenden steigert.
- Sicherstellung von Komfort und Sicherheit: FM gewährleistet die Einhaltung von Sicherheitsstandards und den reibungslosen Betrieb von Anlagen.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: FM hilft Gebäude und Arbeitsplätze flexibel an neue Anforderungen anzupassen – sei es durch Digitalisierung, Modernisierung oder neue Arbeitsplatzkonzepte.
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Facility Management kompakt
Du lernst die wichtigsten Grundlagen, Methoden und Instrumente des Facility Managements kennen. Dabei stehen die Anforderungen von Investor:innen, Eigentümer:innen, Betreiber:innen und Nutzer:innen im Fokus. Die Organisation kann gezielt ausgerichtet, Prozesse effizient gestaltet und der Gebäudebetrieb wirtschaftlich optimiert werden. So steuerst Du die strategische Bewirtschaftung von Immobilien nachhaltig über alle Lebenszyklusphasen hinweg.
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Fokus: Kostenmanagement und Einsparpotenziale
Ein zentrales Ziel des Facility Managements ist es, Betriebskosten langfristig zu senken, ohne dabei Kompromisse bei Sicherheit, Komfort oder Nachhaltigkeit einzugehen. Durch systematisches Monitoring von Verbrauchsdaten, gezielte Investitionen in energieeffiziente Technologien und präventive Instandhaltung lassen sich erhebliche Einsparpotenziale realisieren. So können etwa durch intelligente Heizungssteuerung oder automatische Beleuchtungssysteme Energiekosten reduziert werden.
Kostentransparenz und -kontrolle im Facility Management
Diese Aufgaben führt das kaufmännische Facility Management durch, u. a.:
- Verträge mit Dienstleistern werden regelmäßig überprüft
- Ausschreibungen ermöglichen wirtschaftlichere Angebote
- ein durchdachtes Budgetmanagement hilft dabei, Kostenfresser frühzeitig zu identifizieren
- für eine optimierte Flächennutzung bieten sich Desk-Sharing-Konzepte oder die flexible Gestaltung von Arbeitsumgebungen an
Übernimmt ein:e Hausmeister:in Facility Management Aufgaben?
Und damit steht die Frage im Raum: Ist ein:e Facility Manager:in doch „nur”“ ein:e Hausmeister:in? Oder erledigt es ein Unternehmen?
Kurz gesagt: Facility Management ist keine Aufgabe für eine Person. Deswegen steht dahinter entweder eine interne Facility Management-Abteilung, die sich um die Gebäude oder Anlagen des Unternehmens kümmert. Oder Unternehmen beauftragen externe Facility Management-Dienstleister; für sogenannte Facility Services. Diese bieten in der Regel umfassende Services an. Damit einher geht auch die Verantwortung für technische, infrastrukturelle oder kaufmännische Aufgaben. Handelt es sich bei den Objekten nicht um ein oder mehrere Firmengebäude, sondern um Mietobjekte, kommt meist die Hausverwaltung oder die Wohnungseigentumsverwaltung, kurz WEG-Verwaltung, ins Spiel.
Lesetipp: Hausverwaltung: Aufgaben, Herausforderungen & digitale Zukunft
Die Aufgaben des Facility Managements: drei Schlüsselkonzepte
Die Tätigkeiten lassen sich in folgende Teilbereiche unterteilen. Dahinter verbergen sich drei Schlüsselkonzepte:
Technisches Facility Management (TFM):
Im Bereich des technischen Facility Managements gehören die Wartung und Instandhaltung von Gebäuden, technischen Anlagen und Systemen, wie beispielsweise Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, zu den Hauptaufgaben. Zudem spielt das Energiemanagement eine bedeutende Rolle, wobei ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen im Fokus steht.
Infrastrukturelles Facility Management (IFM):
Das infrastrukturelle Facility Management konzentriert sich auf die Organisation von Dienstleistungen, die den Betrieb eines Gebäudes unterstützen. Dazu zählen Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Catering oder die Müllentsorgung. Ebenso gehören die Gestaltung und Optimierung von Arbeitsplätzen sowie die effiziente Raumnutzung zu den Aufgaben dieses Bereichs.
Kaufmännisches Facility Management (KFM):
Im kaufmännischen Facility Management liegt der Schwerpunkt auf der wirtschaftlichen Gebäudeverwaltung: die Verwaltung von Mietverträgen, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sowie die Budgetplanung. Darüber hinaus umfasst dieser Bereich die Beschaffung und das Controlling von Facility-bezogenen Dienstleistungen.
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Weiterbildungen zu Facility Management
Das Facility Management ist eine spannende und verantwortungsvolle Aufgabe mit jeder Menge Herausforderungen. Von der Betreuung Ihrer Mieterinnen und Mieter bis hin zur Instandhaltung und Reparatur von Gebäuden gibt es vieles zu beachten, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
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Recht und Ordnung im Facility Management
Ob auf Landes-, Bundes- oder Kommunalebene – laufend fallen Urteile, die Auswirkungen auf die Immobilienbranche haben. Zentrale Vorschriften wie die Betriebssicherheitsverordnung und die DIN EN 15221 bilden das Fundament für sichere und standardisierte Betriebsabläufe. Dem Facility Management kommt so eine weitreichende Verantwortung zu: Sie haften für die Sicherheit und Funktionalität der betreuten Objekte, einschließlich Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Brandschutz. Aufgrund der sich verändernden Gesetzeslage, muss das Facility Management immer auf dem aktuellen Stand sein.
Rechtliche Unterstützung im Facility Management
Viele Unternehmen verlassen sich daher auf externe juristische Expertise. Das bedeutet nicht zwangsläufig eine teure Anwaltsrechnung. Expertise kann auch ins Unternehmen eingebracht werden z. B. durch Schulungen oder spezialisierte Software. Ein proaktiver Umgang mit rechtlichen Aspekten minimiert Risiken. Zudem kann er auch als Wettbewerbsvorteil dienen, indem er Vertrauen bei Stakeholdern schafft und das Unternehmen als verantwortungsbewussten Akteur positioniert.
Rolle des Facility Managements in Ausnahmesituationen
In Risiko- oder Krisensituationen übernimmt das Facility Management eine zentrale Rolle: Es sorgt dafür, dass Gebäude auch bei Naturkatastrophen, technischen Störungen oder Pandemien funktionsfähig und sicher bleiben. Ein professionelles Krisenmanagement schützt Menschen, sichert den Betrieb und stärkt die Resilienz des Unternehmens.
Zu den wichtigsten Aufgaben zählen:
- Notfallplanung: Regelmäßige Aktualisierung von Evakuierungs-, Brandschutz- und Versorgungskonzepten.
- Schnelle Reaktion: Koordination von Maßnahmen, Kommunikation mit Behörden und Dienstleistern im Ernstfall.
- Prävention: Risikoanalysen und digitale Monitoring-Systeme helfen, Störungen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
„Der Nutzer rückt stärker in den Fokus: Workplace Experience, Anpassungsfähigkeit und Gesundheit sind genauso wichtig wie Technik und Reinigung.“
Tim Fischer, Bereichsleiter Facility Management & Services, Haufe Group
Trends und aktuelle Themen im Facility Management
Corona hat auch in der Immobilienbranche Spuren hinterlassen. Arbeits- und Wohnkonzepte wurden überdacht, Gebäude und Gebäudemanagement mussten sich anpassen. Damit einher gingen auch Veränderungen für das Facility Management. Durch Transformationsprozesse, die mit der Digitalisierung kamen, konnten sich viele Abteilungen und Dienstleistende schnell anpassen. Wohnungsübergabeprotokolle etwa, werden schon lange mithilfe einer Software erstellt. So kann bei einem Mietwechsel schnell nachvollzogen werden, ob Schrammen im Parkett schon beim Einzug vorhanden waren oder ob zwei oder drei Schlüssel übergeben wurden.
Digitalisierung und Automatisierung
Die Digitalisierung hat den Sektor revolutioniert, insbesondere durch den verstärkten Einsatz von IoT- (Internet der Dinge) und Smart Building Technologies. Moderne Gebäude sind heute mit Sensoren ausgestattet, die Echtzeitdaten über Raumnutzung, Energieverbrauch und Wartungsbedarf liefern. Diese Informationen werden von moderner Facility Management-Software verarbeitet und in automatisierte Befehle umgesetzt, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führt.
Diese Automatisierungen wirken sich aus: Von der Steuerung der Klimaanlage bis zur Planung von Wartungsarbeiten laufen viele Prozesse heute weitgehend selbstständig ab. Dadurch können sich Facility Manager:innen auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Nachhaltiges Facility Management
Gleichzeitig ist Nachhaltigkeit zu einem zentralen Thema geworden. Energieeffiziente Gebäude sind nicht mehr nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit. Innovative Abfallmanagementsysteme und der Einsatz nachhaltiger Materialien tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen deutlich zu reduzieren.
Herausforderungen und Chancen
Trotz dieser positiven Entwicklungen steht die Branche vor großen Herausforderungen. Der Fachkräftemangel macht sich deutlich bemerkbar. Gesucht werden Expertinnen und Experten, die neben technischem Know-how auch Kompetenzen in Bereichen wie Datenanalyse und Nachhaltigkeitsmanagement mitbringen. Die steigenden Anforderungen erfordern eine kontinuierliche Weiterbildung und Anpassungsfähigkeit.
Die Zukunft des Facility Managements liegt daher in der geschickten Kombination von Technologie, Nachhaltigkeit und menschlicher Kompetenz. Unternehmen, die diese Aspekte erfolgreich integrieren, werden in der Lage sein, effizientere, umweltfreundlichere und nutzerfreundlichere Arbeitsumgebungen zu schaffen.
„Die größte Herausforderung im Facility Management ist es, den Spagat zwischen Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit zu meistern – ohne dabei die Nutzerorientierung zu gefährden.“
Tim Fischer, Bereichsleiter Facility Management & Services, Haufe Group
FAQ: Facility Management
Was sind die Unterschiede zwischen Facility Management und Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung fokussiert sich primär auf die kaufmännische und organisatorische Betreuung von Immobilien, darunter hauptsächlich Mietobjekte wie Wohn- oder Gewerbeimmobilien. Zu den Aufgaben zählen daher insbesondere die Verwaltung von Mietverträgen, die Nebenkostenabrechnung oder die Instandhaltungsorganisation. Durch diesen Schwerpunkt ist eine Hausverwaltung kein vollständiges Facility Management. Denn Hausverwaltungen übernehmen lediglich einen Teilbereich.
Wohingegen Facility Management ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen für komplexere Gebäude und Anlagen umfasst, einschließlich strategischer Planung, Prozessoptimierung und technischem Management, oft mit Fokus auf Gewerbeimmobilien.
Lesetipp: Hausverwaltung: Aufgaben, Herausforderungen & digitale Zukunft
Wie unterscheidet sich das Facility Management für Gewerbeimmobilien von dem für Wohnimmobilien?
Der Hauptunterschied liegt vor allem in den komplexeren technischen Anforderungen bei gewerblichen Immobilien. Neben strengeren Vorschriften liegt ein stärkerer Fokus auf Betriebseffizienz und Produktivität. Dienstleistungen wie Sicherheitsmanagement oder Energieoptimierung, die auf die besonderen Bedürfnisse der Unternehmen und ihrer Mitarbeitenden ausgerichtet sind, spielen eine größere Rolle.
Was sind die 3 Schlüsselkonzepte des Facility Managements
Darin sind die Aufgaben des Facility Managements beschrieben. Dazu zählen Technisches Facility Management, Infrastrukturelles Facility Management und Kaufmännisches Facility Management.
