Vergaberecht öffentlicher Auftraggeber

Ob IT-Dienstleistungen, Baumaßnahmen oder Büromaterial: Im öffentlichen Dienst oder bei öffentlichen Auftraggebern begegnet dir das Vergaberecht täglich. Es sorgt für einen wirtschaftlichen und transparenten Einsatz öffentlicher Gelder und schützt dich vor rechtlichen Risiken wie Nachprüfungsverfahren oder Haftung. Das Vergaberecht wirkt komplex: EU-Richtlinien, Verordnungen, Schwellenwerte und verschiedene Verfahrensarten können verwirren. Mit dem richtigen Grundwissen verschaffst du dir Klarheit und handelst rechtssicher. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Regelungen und zeigt dir, welches Vergabeverfahren wann zum Einsatz kommt.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Das Vergaberecht regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge und verpflichtet öffentliche Auftraggeber zu Wettbewerb, Gleichbehandlung, Transparenz und wirtschaftlichem Einsatz öffentlicher Gelder.
• Rechtliche Grundlagen: Das GWB bildet den rechtlichen Rahmen für das sog. EU-Vergaberecht. Die EU-Schwellenwerte 2026 liegen bei ca. 140.000 Euro (Bund), 216.000 Euro (nachgeordnete Stellen) und 5.404.000 Euro (Bauaufträge). Unterhalb der Schwellenwert gilt das nationale Vergaberecht, das wegen der föderalen Struktur in Deutschland zersplittert ist.
• Vergabepflichtige Stellen: Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften des öffentlichen Rechts, öffentliche Unternehmen sowie kommunale Eigengesellschaften und Zweckverbände müssen das EU-Vergaberecht beachten.
• Drei Hauptverfahren: Offenes Verfahren, nichtoffenes Verfahren und Verhandlungsverfahren. Die Wahl hängt von Auftragswert, Leistungsart und Komplexität ab.
• E-Vergabe-Pflicht: Seit 2018 müssen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte vollständig elektronisch über spezielle E-Vergabe-Plattformen abgewickelt werden, was Prozesse beschleunigt und die Dokumentation verbessert.
• Erfolgsformel: Rechtssichere Vergaben gelingen durch fundiertes Wissen, frühe Einbindung der Vergabestelle, präzise Leistungsbeschreibungen, transparente Dokumentation und enge Zusammenarbeit zwischen der Vergabestelle und Fachabteilungen.

Was ist das Vergaberecht?

Das Vergaberecht regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge. Es legt fest, wie öffentliche Auftraggeber Liefer-, Dienst- und Bauleistungen beschaffen. Anders als bei einer privatrechtlichen Beschaffung müssen öffentliche Auftraggeber bestimmte Verfahrensregeln und Vorschriften einhalten.

Die zentralen Zielsetzungen der Auftragsvergabe sind:

• Wettbewerb fördern: Ziel ist es, möglichst vielen Unternehmen einen fairen Zugang zu öffentlichen Aufträgen zu ermöglichen.
• Gleichbehandlung sichern: Alle Bieter:innen sollen unter denselben Bedingungen am Vergabeverfahren teilnehmen können.
• Transparenz schaffen: Vergabeentscheidungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein.
• Wirtschaftlichkeit gewährleisten: Öffentliche Gelder sollen effizient, sparsam und verantwortungsvoll eingesetzt werden.

Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das: Du trägst die Verantwortung für rechtskonforme Auftragsvergaben. Verstöße können zu Nachprüfungsverfahren und persönlicher Haftung führen. Fundiertes Wissen ist daher unverzichtbar.

Rechtliche Grundlagen des Vergaberechts

Das EU-Vergaberecht beruht auf europäischen Vorgaben, die in Deutschland vor allem im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) umgesetzt sind. Darauf aufbauend regeln verschiedene Vergabeverordnungen, wie öffentliche Aufträge konkret zu vergeben sind:

• VgV (Vergabeverordnung): gilt für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte.
• VOB/A -EU (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen): regelt die Vergabe von Bauaufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte
• SEktVO (Vergabevordnung für Sektorenauftraggeber): regelt die EU-Vergaben für sog. Sektorenauftraggeber

Die sogenannten Schwellenwerte legen fest, ab wann ein Vergabeverfahren EU-weit bekannt gemacht werden muss und welche Vorschriften anzuwenden sind. Unterhalb der Schwellenwerte beruhen die Regelungen auf dem Bundes- bzw. Landeshaushaltsrecht. In fast allen Bundesländern und im Bund wird in den haushaltsrechtlichen Vorschriften auf folgende Regelungen Bezug genommen.

• UVgO (Unterschwellenvergabeordnung): regelt die Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen
• VOB/A 1. Abschnitt (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen): regelt die Vergabe von Bauaufträgen

Das VgV-Verfahren im Detail

Die Vergabeverordnung (VgV) gilt für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen im Oberschwellenbereich, also für Aufträge, deren Wert über den festgelegten EU-Schwellenwerten liegt.

Aktuelle EU-Schwellenwerte (gelten von 1.12026 bis 31.12.2027):

• Liefer- und Dienstleistungen (oberste Bundesbehörden):000 Euro
• Liefer- und Dienstleistungen (nachgeordnete öffentliche Auftraggeber): 216.000 Euro
• Bauaufträge:404.000 Euro

Diese Schwellenwerte bestimmen, ab welchem Auftragswert ein Verfahren EU-weit ausgeschrieben werden muss und damit die VgV anzuwenden ist.

Ablauf eines VgV-Verfahrens

• Phase 1: Vergabevorbereitung: Zu Beginn wird der Auftrag inhaltlich vorbereitet. Dazu gehören eine eindeutige Leistungsbeschreibung, die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die Definition der Vertragsbedingungen.
• Phase 2: Bekanntmachung: Der Auftrag wird EU-weit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht.
• Phase 3: Angebotsphase: Unternehmen reichen ihre Angebote über eine Vergabeplattform ein. Vor Angebotsabgabe können Unternehmen Fragen zum Verfahren stellen. Alle Antworten müssen in Textform erfolgen und allen Bieter:innen gleichermaßen zur Verfügung gestellt werden.
• Phase 4: Angebotsprüfung: Die eingegangenen Angebote werden geprüft und gewertet. Dabei geht es um die formale Vollständigkeit, die fachliche und wirtschaftliche Eignung der Bieter:innen sowie um den Vergleich der Angebote anhand der zuvor festgelegten Zuschlagskriterien.
• Phase 5: Zuschlag: Nach Ablauf der vorgeschriebenen Informationsfrist und sofern keine erfolgreichen Rügen vorliegen, wird der Zuschlag in Textform erteilt. Mit Zuschlagserteilung ist der Vertrag geschlossen.

Während des gesamten Verfahrens ist eine lückenlose Dokumentation wichtig. Sie sorgt für Transparenz und schützt den Auftraggeber im Fall eines Nachprüfungsverfahrens.

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Wer muss das Vergaberecht beachten?

Das Vergaberecht gilt für öffentliche Auftraggeber im Sinne des GWB. Diese Stellen müssen bei der Vergabe von Aufträgen die gesetzlichen Vorschriften beachten.

Vergabepflichtige Stellen sind insbesondere:

• Bund, Länder und Kommunen
• Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, sofern die Tatbestandsvoraussetzungen des § 99 Nr. 2 GWB erfüllt sind, zum Beispiel Universitäten oder Krankenkassen
• privatrechtlich organisierte Unternehmen, sofern die Tatbestandsvoraussetzungen des § 99 Nr. 2 GWB erfüllt sind, zum Beispiel Wirtschaftsförderungs-GmbHs der Länder

Gerade bei kommunalen Eigengesellschaften und Sonderformen kommt es auf eine genaue Abgrenzung an. Entscheidend ist unter anderem der Einfluss der öffentlichen Hand, der konkrete Tätigkeitsbereich sowie die Finanzierung.

Vergabeverfahren: Die wichtigsten Verfahrensarten im Überblick

Je nach Auftragswert, Leistungsart und Komplexität stehen dir verschiedene Vergabeverfahren zur Verfügung.

• Offenes Verfahren: In diesem Verfahren können auf Grundlage einer EU-weiten Bekanntmachung alle interessierten Unternehmen ein Angebot abgeben. Es eignet sich besonders für Leistungen, die eindeutig beschrieben werden können.
• Nichtoffenes Verfahren: Die Auftraggeber:innen wählen in einer EU-weit bekanntgemachten Teilnahme wettbewerbsgeeignete Bieter:innen aus und fordern nur diese zur Angebotsabgabe auf. Dieses Verfahren wird häufig genutzt, wenn mit einer sehr großen Bewerberzahl zu rechnen ist und/oder eine sehr spezifische Eignung gefragt ist und/oder die Angebotserstellung bzw. Angebotsprüfung sehr aufwändig ist
• Verhandlungsverfahren: Nach Angebotsabgabe verhandeln Auftraggeber:innen mit den Bieter:innen – grundsätzlich mit Teilnahmewettbewerb. Diese Form wird meist bei technisch anspruchsvollen oder schwer festlegbaren Leistungen genutzt.

Verfahrenswahl nach Kriterien:

Änderungen, Aufhebung und Nachprüfungsverfahren

Eine Aufhebung eines Vergabeverfahrens ist zu jeder Zeit zulässig, jedoch können die Bieter Schadensersatz begehren, wenn die Aufhebung ohne Grund, d.h. rechtswidrig, erfolgt. Die Aufhebung ist zum Beispiel rechtmäßig, wenn:

• kein Angebot eingeht, das den Bedingungen entspricht
• sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich ändern (z. B. wesentliche Änderung des Beschaffungsbedarfs)
• kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde
• ein anderer schwerwiegender Grund besteht

Eine Aufhebung allein zur Vermeidung unliebsamer Angebote ist nicht nur rechtswidrig, sondern kann auch unwirksam sein. Eine solche Aufhebung darf im Nachprüfungsverfahren von der Vergabekammer aufgehoben werden („Aufhebung der Aufhebung“).

Änderungen der Unterlagen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig und müssen allen Bieter:innen gleichermaßen mitgeteilt werden. Größere Anpassungen erfordern häufig eine Fristverlängerung und sollten sorgfältig dokumentiert werden.

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Erfolg bei öffentlichen Aufträgen erfordert, Vergabeunterlagen richtig zu lesen, den rechtlichen Rahmen zu kennen und ein passgenaues Angebot zu erstellen. Auch Gespräche und Präsentationen müssen gezielt vorbereitet sein. Du erhältst einen Überblick über die aktuelle Rechtslage und lernst anhand praxisnaher Beispiele, Angebote erfolgreich und rechtssicher zu erstellen.

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Beim Umgang mit Rügen gilt:

• Bieter:innen können mögliche Verstöße sachlich rügen.
• Auftraggeber:innen sollten die Hinweise prüfen und berechtigte Fehler korrigieren.
• Die Vergabestelle muss jede Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren.

Werden Rügen ignoriert, droht ein Nachprüfungsverfahren. In diesem Fall kann ein:e Bieter:in zur Vergabekammer gehen, was die Vergabe verzögert und im Extremfall zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen kann. Rechtssicheres Vorgehen und Transparenz sind daher deine beste Absicherung.

Vergaberecht in der Praxis: Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Fachabteilungen

Vergaberecht betrifft alle in der Beschaffung. Damit öffentliche Auftragsvergaben reibungslos funktionieren, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Fachabteilungen entscheidend.

Rollenverteilung:

Die Fachabteilung kennt den konkreten Bedarf und formuliert die fachlichen Anforderungen. Die Vergabestelle sorgt dafür, dass Verfahren und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Klare Leistungsbeschreibungen:

Nur präzise Beschreibungen ermöglichen vergleichbare Angebote. Unklare Formulierungen führen oft zu falschen oder unpassenden Ergebnissen.

Typische Konfliktfelder sind:

• verspätete oder unvollständige Leistungsbeschreibungen
• nachträgliche Änderungswünsche während des Verfahrens
• unrealistische Zeitplanungen
• nicht abgestimmte Bewertungskriterien

Erfolgsfaktor:

Wird die Vergabestelle früh eingebunden und regelmäßig abgestimmt, lassen sich Missverständnisse vermeiden und Vergaben effizient umsetzen.

E-Vergabe und Digitalisierung im Vergaberecht

Seit 2018 sind Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte vollständig elektronisch abzuwickeln.

Vorteile der E-Vergabe:

• schnellere Prozesse durch automatisierte Workflows
• bessere Nachvollziehbarkeit durch digitale Dokumentation
• geringerer Verwaltungsaufwand bei Vergabeverfahren
• einfachere Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten

Zentrale Punkte für die praktische Umsetzung der E-Vergabe:

• Für Veröffentlichung, Kommunikation und Angebotseingang kommen spezielle E-Vergabe-Plattformen zum Einsatz. Alle Unterlagen müssen elektronisch übermittelt werden.
• Im Vergabeverfahren gilt insgesamt die Textform. Es dürfen in der Regel keine qualifizierten oder fortgeschrittenen Signaturen gefordert werden.
• Die Dokumentationspflicht bleibt bestehen, wird jedoch durch automatische Protokolle und Fristenüberwachung unterstützt.
• Eine Anbindung an Dokumentenmanagement- oder ERP-Systeme reduziert doppelte Eingaben und hilft, Fehler zu vermeiden.

Fazit: Mit fundiertem Wissen zu rechtssicheren Vergaben

Das Vergaberecht mag komplex wirken, doch mit solidem Grundwissen meisterst du die Herausforderungen souverän. Du sorgst für eine rechtliche Absicherung und arbeitest effizienter.

Deine wichtigsten Erfolgsfaktoren:

• Verstehe rechtliche Grundlagen und Schwellenwerte.
• Wähle das passende Vergabeverfahren für deine Aufträge.
• Arbeite eng mit Vergabestellen und Fachabteilungen zusammen.
• Dokumentiere transparent.
• Nutze E-Vergabe-Vorteile.

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FAQ

Was ist Vergaberecht?

Das Vergaberecht regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge. Es legt fest, wie öffentliche Auftraggeber Liefer-, Dienst- und Bauleistungen beschaffen müssen, um Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz zu gewährleisten.

Welche Verfahrensarten gibt es im Vergaberecht?

Die vier Hauptverfahren im EU-Vergaberecht sind:

• offenes Verfahren (alle können bieten)
• nichtoffenes Verfahren (nur ausgewählte Bieter:innen)
• Verhandlungsverfahren (mit Verhandlungsoption)

Die Wahl hängt von Auftragswert, Leistungsart und Komplexität ab.

Was besagt die 80/20-Regel im Vergaberecht?

Im Vergaberecht bezeichnet die sogenannte 80/20-Regel eine Sonderregelung bei der Vergabe in Losen. Sie ist in § 3 Abs. 9 VgV geregelt und betrifft sogenannte Bagatelllose. Grundsätzlich müssen Lose eines Auftrags, der insgesamt oberhalb der EU-Schwellenwerte liegt, EU-weit ausgeschrieben werden. Ausnahmsweise dürfen Auftraggeber jedoch einzelne Lose nach nationalem Recht vergeben, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Einzelwert des Loses liegt unter 80.000 Euro (bei Liefer- und Dienstleistungen) bzw. unter 1 Million Euro (bei Bauleistungen).
• Die Summe dieser Lose macht maximal 20 Prozent des Gesamtauftragswertes aller Lose aus.

Diese Regel soll eine praktikable Vergabe kleinerer Lose ermöglichen, ohne dass für jedes einzelne Los ein vollständiges EU-Verfahren erforderlich ist.

Wichtig: Eine feste „80/20-Regel“ zur Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer:innen gibt es im Vergaberecht hingegen nicht. Grundsätzlich darf im EU-Vergaberecht keine Eigenleistungsquote festgelegt werden.

Was sind die EU-Schwellenwerte für die Vergabe von öffentlichen Ausschreibungen?

Die aktuellen EU-Schwellenwerte (2026) betragen: 140.000 Euro für Liefer-/Dienstleistungen (oberste Bundesbehörden), 216.000 Euro für Liefer-/Dienstleistungen (übrige öffentliche Auftraggeber) und 5.404.000 Euro für Bauaufträge. Oberhalb dieser Werte musst du EU-weit ausschreiben und das VgV-Verfahren anwenden. Dabei handelt sich immer um die geschätzten Auftragswerte ohne Umsatzsteuer.